De zeven fouten die implementaties nekken

Een mislukte implementatie ziet er zelden dramatisch uit. Het systeem werkt gewoon. Alleen gebruikt niemand het zoals bedoeld. Herken je twee van deze fouten, dan is ingrijpen verstandig.

Meest gemaakte fout

te veel velden

Duurste fout

migreren zonder schoonmaak

Typische hersteltijd

2 tot 6 weken

Fout 1. Te veel verplichte velden

Iedereen wil informatie. Marketing wil de bron, finance wil het factuuradres, directie wil een kansscore. Het resultaat is een formulier van dertig velden.

Verkopers vullen dan onzin in of slaan de registratie over. Beperk verplichte velden tot maximaal vijf per object. Vraag per veld wie het leest en waarom.

Fout 2. Een pipeline per persoon of per product

Meer pipelines voelt als overzicht. In de praktijk maakt het rapportage onmogelijk. Je kunt conversie niet meer vergelijken en prognoses lopen dubbel.

Gebruik pipelines alleen voor echt verschillende processen. Bijvoorbeeld nieuwe verkoop en verlenging. Verschil in product los je op met een veld of een label.

Fout 3. Migreren zonder opschonen

Oude troep blijft troep in een nieuw systeem. Dubbele bedrijven, contacten zonder mail en deals uit 2018 vervuilen elk overzicht.

Schoon eerst op, migreer daarna. Zet historie ouder dan drie jaar in een archiefbestand. Meer daarover bij migreren vanuit Excel.

Fout 4. Geen exitcriteria per fase

Zonder criterium beslist elke verkoper zelf wanneer een deal opschuift. De ene zet alles op Offerte, de ander op Contact. Prognoses worden dan waardeloos.

Schrijf per fase één zin op. Bijvoorbeeld: budget bevestigd en beslisser gesproken. Zet die zin in de beschrijving van de fase.

Fout 5. Automatiseren van een kapot proces

Automatisering versnelt wat er al is. Is het proces onduidelijk, dan verspreid je de onduidelijkheid sneller. Bouw dus pas na stap drie van je implementatie.

Begin klein. Vijf goede automatiseringen zijn beter dan vijfentwintig die niemand begrijpt.

Fout 6. Geen eigenaar na livegang

Na de laatste training verdwijnt het project. Niemand beheert velden, niemand controleert data. Binnen zes maanden is het systeem weer rommelig.

Wijs één beheerder aan met vier uur per maand. Laat die persoon maandelijks dubbele records opruimen en ongebruikte velden schrappen.

Fout 7. Rapportage pas achteraf bedenken

Dit is de stille killer. Je wilt na een half jaar weten waar leads vandaan komen. Dan blijkt het bronveld nooit ingevuld te zijn.

Bepaal vooraf welke vijf vragen je wilt beantwoorden. Richt daarna pas velden in. Zonder die volgorde mis je altijd data.

Hoe je herstelt zonder opnieuw te beginnen

• Week 1: meet gebruik. Welke velden zijn in negentig dagen ingevuld?
• Week 2: schrap alles onder de tien procent gebruik.
• Week 3: breng pipelines terug en herformuleer de fasen.
• Week 4: schoon dubbelen op en herstel bronregistratie.

Deze opruiming kost meestal twee tot zes weken. Dat is korter dan een nieuwe implementatie en je behoudt je historie.

Veelgestelde vragen