Migreren vanuit Excel

Een migratie uit Excel lijkt simpel. Je hebt immers al kolommen. Toch gaat het hier het vaakst mis, juist omdat iedereen jarenlang eigen kolommen heeft toegevoegd.

Typische doorlooptijd

1 tot 4 dagen

Kosten begeleid

750 tot 1.500 euro

Dubbelen in praktijk

8 tot 20 procent

Stap 1. Splits je bestand in drie lijsten

Pipedrive werkt met organisaties, personen en deals. Eén Excel tabblad met alles door elkaar past daar niet op. Maak dus drie tabbladen.

• Organisaties: bedrijfsnaam, adres, website, branche, eigenaar.
• Personen: voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, bedrijfsnaam, functie.
• Deals: dealnaam, bedrijfsnaam, waarde, fase, verwachte sluitdatum, bron.

Gebruik de bedrijfsnaam exact hetzelfde in alle drie de tabbladen. Dat is de sleutel waarop Pipedrive koppelt.

Stap 2. Ontdubbel op één sleutel

Voor personen is dat het e-mailadres. Voor organisaties gebruik je de gestandaardiseerde naam of het KvK nummer. Zet alles in kleine letters en verwijder spaties aan het eind.

Let op varianten. Jansen BV, Jansen B.V. en Jansen b.v. zijn drie records voor een computer. Standaardiseer die schrijfwijze voordat je importeert.

Stap 3. Ruim datumvelden en bedragen op

Excel maakt van datums tekst en van tekst datums. Zet elke datum in het formaat jjjj-mm-dd. Verwijder euro tekens en punten uit bedragen.

Controleer ook de decimalen. Een komma in plaats van een punt maakt van 1.250,50 euro soms 125.050 euro. Dat merk je pas in je prognose.

Stap 4. Bepaal wat je niet meeneemt

Niet alles hoeft mee. Historie ouder dan drie jaar heeft zelden waarde. Zet die in een archiefbestand en bewaar het buiten Pipedrive.

Laat deze zaken meestal achter:

• Verloren deals ouder dan twee jaar.
• Contacten zonder e-mailadres en zonder telefoonnummer.
• Vrije notitiekolommen die niemand meer begrijpt.

Stap 5. Doe een proefimport van honderd regels

Importeer eerst honderd records. Controleer daarna twintig records handmatig. Klopt de koppeling tussen persoon en organisatie? Staat de dealwaarde goed?

Pas na akkoord doe je de volledige import. Maak vooraf een export van je lege omgeving, zodat je altijd terug kunt.

Stap 6. Controleer na de import

• Tel het aantal organisaties. Wijkt het meer dan twee procent af, dan is er iets mis.
• Filter op deals zonder eigenaar. Die vallen anders buiten elk overzicht.
• Filter op personen zonder organisatie. Vaak een schrijffout in de bedrijfsnaam.

Wat je wint na de overstap

De grootste winst is niet het overzicht, maar de opvolging. In Excel staat geen herinnering. In Pipedrive heeft elke deal een vervolgactie.

Zet daarna de basis goed neer met de zes stappen en bouw daarna pas automatiseringen.

Veelgestelde vragen