Automatiseringen die elke setup nodig heeft

Automatisering is geen doel. Het is een manier om afspraken af te dwingen zonder erop te hoeven letten. Bouw daarom alleen wat een echte handeling vervangt.

Aanbevolen aantal

5 tot 8 om te starten

Bouwtijd per stuk

30 tot 90 minuten

Tijdwinst per verkoper

1 tot 3 uur per week

1. Taak aanmaken bij een nieuwe deal

Trigger: er komt een deal binnen. Actie: maak een belafspraak voor morgen. Zo blijft geen enkele aanvraag liggen.

Valkuil: zet de taak op de eigenaar van de deal, niet op de aanmaker.

2. Taak bij faseovergang

Trigger: de deal gaat naar Offerte. Actie: taak voor opvolging over vijf werkdagen. Dit is de automatisering met de hoogste opbrengst.

Valkuil: maak geen taak als er al een openstaande activiteit is.

3. Signaal bij stille deals

Trigger: veertien dagen geen activiteit. Actie: melding aan de eigenaar. Deals sterven in stilte, niet met een nee.

4. Bronregistratie bij binnenkomst

Trigger: nieuwe deal via het webformulier. Actie: vul het bronveld en de landingspagina. Dit hoort bij je websitekoppeling.

Valkuil: overschrijf nooit een bestaande bron bij een tweede aanvraag.

5. Interne melding bij een grote deal

Trigger: dealwaarde boven een grens die je zelf kiest. Actie: bericht in je teamkanaal. Zo weet de directie op tijd van een kans.

6. Opvolging na gewonnen deal

Trigger: deal gewonnen. Actie: maak een onboardingtaak en zet een terugbelmoment over dertig dagen. Klanttevredenheid begint in week één.

7. Opschonen bij verloren deal

Trigger: deal verloren. Actie: verplicht de reden en verwijder openstaande taken. Zonder reden kun je later niet analyseren waarom je verliest.

Valkuil: houd de lijst met redenen kort. Vijf opties is genoeg.

8. Wekelijkse controle op datakwaliteit

Trigger: elke maandagochtend. Actie: stuur een overzicht van deals zonder eigenaar, vervolgactie of waarde. Dit houdt je rapportage betrouwbaar.

Wat je juist niet automatiseert

• Automatisch fasen verhogen. Dan liegt je pipeline.
• Automatisch mails sturen namens een verkoper zonder controle.
• Automatisch deals sluiten na een periode zonder activiteit.
• Alles wat je niet in één zin kunt uitleggen aan een nieuwe collega.

Documenteer elke automatisering

Noteer per automatisering de trigger, de actie, de eigenaar en de reden. Zonder documentatie durft niemand later iets te wijzigen.

Controleer het geheel elk kwartaal. Automatiseringen die niemand meer kan uitleggen, zet je uit. Zie ook de zeven fouten.

Veelgestelde vragen