Migreren vanuit Simplicate

Bureaus stappen zelden helemaal uit Simplicate. Meestal knelt alleen het salesdeel: de pipeline stuurt niet, de opvolging verwatert, en verkopers werken eromheen. Pipedrive lost precies dat op. De vraag is dus niet alleen hoe je migreert, maar wat er met de rest van de keten gebeurt. Die keuze bepaalt de hele aanpak.

Doorlooptijd

2 tot 4 weken

Kosten begeleid

1.500 tot 3.500 euro

Grootste klus

de knip tussen sales en delivery

Sales en projecten uit elkaar houden

Er zijn twee scenario's, en je moet er één kiezen voordat je iets exporteert.

Scenario één: Simplicate blijft voor projecten, uren en facturatie. Pipedrive wordt het verkoopsysteem ervoor. Dit is de gangbare route. Je migreert dan organisaties, personen en verkoopkansen, en je spreekt af wat er gebeurt als een deal wint. Dat kan handmatig, met een projectstart in Simplicate op basis van de gewonnen deal, of via een koppeling.

Scenario twee: Simplicate gaat helemaal weg. Dan heb je naast Pipedrive ook een nieuwe plek nodig voor projecten, uren en facturen. Dat is een groter traject waarin de CRM-migratie maar één werkstroom is. Onderschat dat niet: de salesdata is doorgaans het eenvoudigste deel.

In beide scenario's geldt: dubbel klantbeheer is de vijand. Spreek af welk systeem de waarheid is voor organisatiegegevens, en laat het andere systeem volgen.

Wat neem je mee en wat niet

Dit neem je mee naar Pipedrive:

• Organisaties met naam, adres, telefoonnummer en relatiebeheerder.
• Contactpersonen met naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
• Open verkoopkansen met waarde, voortgang en verwachte startdatum.
• Gewonnen verkopen van de laatste jaren, voor je omzethistorie per klant.
• Diensten die je verkoopt, als producten in Pipedrive.
• Verstuurde offertes als PDF bij de bijbehorende deal.

Dit blijft achter of blijft in Simplicate:

• Projecten, planningen en urenregistratie. Pipedrive kent die objecten niet.
• Facturen en omzetadministratie.
• HRM-gegevens en verlof. Die horen sowieso niet in een CRM.
• Afgeronde taken en oude activiteiten.
• Custom velden die alleen voor projectuitvoering bestonden.

Veldmapping naar Pipedrive

Bewaar het relatienummer van Simplicate in een custom veld op de organisatie. Blijft Simplicate draaien, dan is dat nummer de sleutel waarmee een koppeling of handmatige controle beide systemen aan elkaar knoopt.

Valkuilen bij Simplicate

De gewonnen deal valt in een gat

In Simplicate rolt een gewonnen verkoopkans door naar een project. Na de knip bestaat die automatische doorloop niet meer. Regel het overdrachtsmoment expliciet: wie start het project, met welke informatie, binnen welke termijn. Test het met één deal voordat je live gaat.

Twee systemen, twee klantenbestanden

Blijft Simplicate draaien, dan bestaat elke klant straks op twee plekken. Zonder afspraak groeien die uit elkaar. Wijs één systeem aan als bron voor organisatiegegevens en leg vast hoe wijzigingen in het andere systeem terechtkomen.

Omzet per klant raakt versnipperd

Historische omzet zit in de facturatie van Simplicate, toekomstige verkoop in Pipedrive. Wil je omzet per klant blijven zien, neem dan de gewonnen verkopen van de laatste jaren als afgesloten deals mee. Dat houdt je rapportages in Pipedrive betekenisvol.

Diensten klakkeloos overnemen

De dienstenlijst van een bureau groeit scheef: verouderde tarieven, dubbele varianten, eenmalige uitzonderingen. Schoon de lijst op voordat je hem als producten importeert. Een korte productlijst met juiste tarieven is meer waard dan een volledige.

Het stappenplan

1. Kies het scenario: Simplicate blijft voor delivery, of gaat helemaal weg.
2. Ontwerp de pipeline en veldenset in Pipedrive en teken het overdrachtsmoment uit.
3. Exporteer organisaties, personen, verkoopkansen en diensten.
4. Schoon op: ontdubbel, controleer relatiebeheerders, saneer de dienstenlijst.
5. Doe een proefimport met vijftig records en controleer de koppelingen.
6. Importeer organisaties, personen, producten en deals, in die volgorde.
7. Test het overdrachtsmoment van gewonnen deal naar projectstart met één casus.
8. Zet het salesdeel van Simplicate buiten gebruik en informeer het hele team.

Het bredere traject, inclusief adoptie, volgt de aanpak in zes stappen.

Betrek delivery vanaf stap één, niet pas bij de livegang. Projectleiders zijn straks de ontvangers van elke gewonnen deal, en zij weten precies welke informatie ze nodig hebben om goed te starten. Laat hen de verplichte velden op de deal meebepalen. Dan is de overdracht geen formulier dat sales invult, maar een afspraak waar beide kanten achter staan.

Doorlooptijd en kosten

Reken op twee tot vier weken voor het salesdeel, inclusief het testen van het overdrachtsmoment. Voor begeleiding is 1.500 tot 3.500 euro een marktconforme bandbreedte. Een koppeling tussen Pipedrive en Simplicate voor gewonnen deals komt daar los bovenop, en de prijs daarvan hangt af van hoeveel je wilt automatiseren.

Verlaat je Simplicate helemaal, reken dan ruimer in tijd en geld. De projectenkant is dan een eigen traject. De volledige opbouw van implementatiekosten staat in de kostenpagina.

Kom je uit vergelijkbare bureausoftware, lees dan ook de Gripp-migratiegids of de Teamleader-migratiegids. De knip tussen sales en de rest van het pakket is daar hetzelfde vraagstuk.

Veelgestelde vragen