Pipedrive voor recruitment

Een recruiter sluit geen deal, een recruiter maakt een match. Dat klinkt als een detail, maar het breekt elke standaard CRM-inrichting. De omzet komt van de opdrachtgever, het werk zit in de kandidaat. Wie Pipedrive inricht alsof recruitment gewone B2B-verkoop is, ziet de helft van het proces niet.

Basisopzet

twee pipelines, vacatures en kandidaten

De deal

één kandidaat op één vacature

Kritiek veld

type relatie op elke persoon

Wat is anders in recruitment

Het verkoopproces heeft twee gezichten. Aan de klantkant werf je opdrachtgevers en zoekopdrachten. Dat lijkt op klassieke acquisitie: bellen, kennismaken, tarief en voorwaarden afspreken. Aan de kandidatenkant werf je mensen. Dat proces beweegt sneller, is persoonlijker en kent een harde deadline: een goede kandidaat is binnen twee weken weg.

De beslisstructuur is ook anders. Bij de opdrachtgever beslist een hiring manager, vaak samen met HR. Bij de kandidaat beslist de kandidaat zelf, soms met een thuisfront dat meeweegt. Je stuurt dus op twee ritmes tegelijk. De vacature loopt weken, het kandidaatcontact vraagt om reactie binnen een dag.

Wat knelt in een generiek CRM: één pipeline dwingt je te kiezen wiens voortgang je volgt. Kies je de vacature, dan verdwijnen kandidaten in notities. Kies je de kandidaat, dan zie je nooit hoeveel zoekopdrachten er openstaan. En de conversie die er echt toe doet, van voorgesteld naar plaatsing, is in beide gevallen onzichtbaar.

Twee pipelines: vacatures en kandidaten

De oplossing is een dubbele inrichting. De vacaturepipeline volgt de zoekopdracht van de opdrachtgever, van intake tot invulling:

1. Intake gepland: de afspraak over de vacature staat in de agenda.
2. Zoekopdracht bevestigd: profiel, tarief en voorwaarden zijn schriftelijk akkoord.
3. Kandidaten voorgesteld: minimaal één cv ligt bij de opdrachtgever.
4. Gesprekken lopen: de eerste interviews zijn gepland of gevoerd.
5. Aanbieding gedaan: de opdrachtgever heeft een kandidaat een aanbod gedaan.
6. Plaatsing rond: het contract is getekend, de startdatum staat vast.

De kandidatenpipeline volgt één kandidaat op één vacature. Reageert dezelfde kandidaat later op een andere vacature, dan maak je een nieuwe deal aan. De persoon met alle historie blijft dezelfde:

1. Gesourcet of gereageerd: de kandidaat is gevonden of heeft gesolliciteerd.
2. Telefonisch gescreend: motivatie, beschikbaarheid en salarisindicatie zijn bekend.
3. Intake gevoerd: het uitgebreide gesprek is geweest, het profiel is compleet.
4. Voorgesteld: het cv ligt bij de opdrachtgever, met toestemming van de kandidaat.
5. In gesprek: de kandidaat zit in de interviewronde bij de klant.
6. Aanbod ontvangen: er ligt een concreet aanbod bij de kandidaat.

Koppel elke kandidaatdeal aan de organisatie van de opdrachtgever en zet het vacaturenummer in de dealtitel. Zo filter je in één klik alle kandidaten per vacature. Waarom fases mijlpalen moeten zijn en geen taken, lees je in de gids over pipelines ontwerpen.

Velden en automatiseringen

Drie automatiseringen betalen zich direct terug. Eén: bij elke nieuwe kandidaatdeal een activiteit Screenen bellen met vervaldatum morgen. Snelheid wint plaatsingen. Twee: als een deal naar Voorgesteld gaat, een activiteit Terugkoppeling vragen na drie dagen. Drie: bij een plaatsing een activiteit Evaluatie na vier weken, want daar komt de volgende zoekopdracht vandaan. Hoe je dit soort taken strak organiseert, staat in de gids over activiteiten en taken.

Voor instroom gebruik je de leads inbox als voorportaal: sollicitaties van je site komen daar binnen en worden pas een deal na screening. De gids over de lead inbox beschrijft die werkwijze. Voor sourcing via LinkedIn gelden aparte spelregels, die vind je in Pipedrive en LinkedIn.

AVG en bewaartermijnen

Kandidaatgegevens zijn persoonsgegevens en soms gevoelige gegevens. De AVG speelt hier nadrukkelijk: je hebt een grondslag nodig om cv's te bewaren en er zitten grenzen aan hoelang. In de branche zijn kortere termijnen zonder toestemming en langere met toestemming gebruikelijk. Wat voor jouw bureau precies geldt, is een vraag voor een jurist. Deze gids geeft geen juridisch advies.

Wat je wel in Pipedrive regelt: een bewaardatumveld op elke kandidaat, een gefilterde lijst van personen over de datum, en een vaste maandelijkse opschoonronde. Verwijderen betekent echt verwijderen, ook uit de mailhistorie. Combineer dit met de routine uit de gids over dataschoonmaak en ontdubbelen, dan is privacy geen los project maar onderdeel van je databeheer.

Veelgemaakte fouten

Alles in één pipeline proppen

Vacatures en kandidaten in dezelfde pipeline levert fases op als Cv gestuurd naast Tarief akkoord. Niemand kan er meer op sturen. Twee pipelines kost vijf minuten en lost dit definitief op.

De kandidaatdeal een waarde geven

Zet je de fee op zowel de vacaturedeal als de kandidaatdeals, dan telt je forecast elke plaatsing drie of vier keer. Waarde hoort op de vacaturedeal, kandidaatdeals staan op nul.

Geen bron registreren

Jobboards kosten duizenden euro's per jaar. Zonder bronveld op de kandidaatdeal weet je nooit welk kanaal plaatsingen oplevert en welk kanaal alleen cv's.

Kandidaten dubbel aanmaken

Dezelfde kandidaat solliciteert vaker, via verschillende kanalen. Zonder ontdubbeling op e-mailadres en telefoonnummer bel je iemand twee keer voor dezelfde vacature. Dat kost direct geloofwaardigheid.

Veelgestelde vragen