Activiteiten en taken structureren

Pipedrive is gebouwd op een simpel principe: activity based selling. Je stuurt niet op de uitkomst, want die volgt vanzelf, maar op de eerstvolgende actie per deal. Dat principe werkt alleen als activiteiten consequent worden gebruikt. Deze gids maakt daar een systeem van in plaats van een goed voornemen.

Kernregel

geen open deal zonder geplande activiteit

Types

5 tot 7, meer wordt ruis

Bewaking

automatiseringen plannen de opvolging

Waarom activiteiten het ritme zijn

Deals sterven zelden aan een nee. Ze sterven aan stilte: de opvolging die er nooit kwam. Een activiteit met een datum is de goedkoopste verzekering daartegen. De deal heeft een volgende stap, de stap heeft een eigenaar en de eigenaar krijgt hem vanzelf op zijn lijst.

Daar komt de kernregel vandaan die elke goede Pipedrive-inrichting draagt: geen open deal zonder geplande activiteit. Pipedrive maakt overtredingen zichtbaar in de pipelineweergave, dus de controle kost één blik. Wie deze ene regel handhaaft, heeft meer aan zijn CRM dan met tien dashboards. Al helpt het dashboard wel om de naleving te meten, zie dashboards en rapportages.

De keuzes die het verschil maken

Begin bij de types. Standaard kent Pipedrive onder meer bellen, vergadering, taak, deadline, e-mail en lunch, en je kunt eigen types toevoegen. De verleiding is een type per situatie. Doe het omgekeerde: kies vijf tot zeven types waarop je wilt rapporteren. Een type is een rapportagecategorie, geen beschrijving. De details horen in het onderwerp van de activiteit.

Kies daarna een conventie voor onderwerpen. "Bellen" zegt niets, "Bellen: reactie offerte" zegt alles. Werkbaar format: werkwoord, dubbele punt, onderwerp. Kort genoeg om te typen, duidelijk genoeg om drie weken later te begrijpen.

Bepaal tot slot wat er in de agenda hoort en wat niet. Afspraken met een klant krijgen een tijdstip en synchroniseren met je agenda via de agenda-synchronisatie. Taken zonder tijdstip houd je in de activiteitenlijst, anders slibt je agenda dicht met blokjes die toch verschuiven.

Een uitgewerkte activiteitenset

Deze set van zes types zien we goed werken bij B2B-teams:

• Bellen: elk telefonisch contactmoment.
• Vergadering: elke afspraak, fysiek of online, met tijdstip.
• E-mail taak: een mail die aandacht vraagt, zoals een offerte-opvolging.
• Taak: intern werk aan de deal, zoals een calculatie of een voorstel schrijven.
• Deadline: een hard moment van de klant, zoals de sluitingsdatum van een aanbesteding.
• Demo: de productdemonstratie, apart omdat we erop rapporteren.

Daaromheen drie automatiseringen die het systeem sluitend maken. De trigger "Deal aangepast, fase gewijzigd" naar Voorstel verstuurd maakt "E-mail taak: opvolgen offerte" aan, vier dagen later. Een nieuwe deal in fase één krijgt automatisch "Bellen: kwalificatiegesprek" met een vervaldatum binnen twee werkdagen. En bij een gewonnen deal ontstaat "Taak: overdracht naar delivery". De patronen hierachter staan in de acht automatiseringen die elke setup nodig heeft.

Het dagelijkse werkritme

De inrichting werkt pas als er een ritme bij hoort. Het bewezen ritme is eenvoudig. De verkoper start de dag niet in de pipeline maar in de activiteitenlijst, gefilterd op vandaag en achterstallig. Eerst de achterstand wegwerken, dan de dag draaien.

Aan het einde van de dag één controleblik op de pipeline: staan er deals zonder geplande activiteit, dan krijgen die er één voordat de laptop dichtgaat. Voor leads geldt hetzelfde ritme in het voorportaal, zoals beschreven in de gids over de lead inbox. Tien minuten per dag, en het systeem blijft sluitend.

Veelgemaakte fouten

Activiteiten als logboek achteraf

Alles wordt netjes geregistreerd nadat het gebeurde, niets wordt vooruit gepland. Dan is het CRM een dagboek. De waarde zit in de geplande activiteit, want die bewaakt de toekomst.

Vijftien activiteittypes

Een type per denkbare situatie maakt elke registratie een keuzemenu en elk rapport onleesbaar. Types zijn categorieën. Snoei tot er zes overblijven.

Achterstallige activiteiten laten stapelen

Tweehonderd rode activiteiten betekenen dat de lijst geen betekenis meer heeft. Achterstand ruim je op door te herplannen of te schrappen, en daarna handhaaf je de nulstand.

Automatiseringen die spammen

Een automatisering die bij elke wijziging een activiteit aanmaakt, leert mensen activiteiten negeren. Automatiseer alleen de opvolgmomenten die er echt toe doen.

Zo houd je het vol

Activiteitendiscipline slijt zonder aandacht, dus bouw de controle in het bestaande overleg in. Open het maandagoverleg met twee getallen: het aantal deals zonder geplande activiteit en het aantal achterstallige activiteiten ouder dan een week. Beide horen nul te zijn en beide zijn in tien seconden op te vragen.

• Wekelijks: de twee nulstanden controleren in het teamoverleg.
• Maandelijks: het activiteitenrapport per type bekijken, gepland versus afgerond.
• Per kwartaal: de typelijst nalopen en types zonder gebruik samenvoegen of schrappen.

Meer is niet nodig. Activiteiten zijn de kleinste bouwsteen van je inrichting, en juist daarom bepalen ze of de rest werkt. Een pipeline vol deals met een geplande volgende stap: dat is waar al het andere op deze site naartoe werkt.

Veelgestelde vragen