Dashboards en rapportages bouwen

Elk CRM-project eindigt met de vraag om een dashboard. De meeste dashboards zijn na een maand dood: te veel grafieken, geen eigenaar, cijfers die niemand vertrouwt. Deze gids draait het om. Eerst de beslissingen die je wekelijks neemt, dan de rapporten die daarbij horen, en pas dan het dashboard.

Vuistregel

maximaal 6 tot 8 rapporten per dashboard

Toets

elk rapport hoort bij een beslissing

Basis

schone data, anders liegt elk cijfer

Waarom rapportage een keuze is

Een rapport is het antwoord op een vraag. Zonder vraag is het decoratie. De wekelijkse vragen van een verkoopteam zijn verrassend constant: halen we de maand, waar lopen deals vast, wie heeft hulp nodig, en levert onze instroom genoeg op. Vier vragen, dus een handvol rapporten.

De verleiding is om alles te tonen wat kan. Maar een dashboard met twintig grafieken beantwoordt geen enkele vraag meer, want niemand kijkt er nog naar. De toets voor elk rapport is daarom: welke beslissing verandert er als dit cijfer anders is? Geen beslissing, geen rapport.

De bouwstenen van Insights

Insights kent rapporten over deals, activiteiten, e-mail en leads. Bij deals zijn de belangrijkste types: conversie tussen fases, voortgang, doorlooptijd, omzet en het omzetforecast-rapport. Elk rapport filter je op pipeline, periode, eigenaar en velden, en groepeer je op een dimensie zoals eigenaar, leadbron of maand.

Rapporten zet je samen op dashboards, en dashboards deel je binnen het team of via een link. Naast rapporten kent Insights ook doelen, die behandelen we apart in de gids over doelen en forecasting.

De kwaliteit van dit alles hangt op je velden en je pipeline. Rapporteren op leadbron kan alleen als dat veld bestaat en gevuld wordt, zie custom velden. En conversie per fase betekent alleen iets als je fases mijlpalen zijn, zie pipelines ontwerpen.

De keuzes die het verschil maken

Bouw per doelgroep één dashboard. Het team stuurt op ander niveau dan de directie. Een teamdashboard toont het werk van deze week, een managementdashboard de trend van het kwartaal. Wie beide op één scherm perst, bedient niemand.

Kies vaste periodes en houd ze vast. Rapporten die de ene week op dertig dagen en de andere week op het kwartaal staan, maken elke vergelijking zinloos. Wij zetten teamrapporten op de lopende maand en managementrapporten op het lopende kwartaal met vergelijking naar het vorige.

Geef elk dashboard een eigenaar en een moment. Een dashboard zonder vast bespreekmoment sterft. De maandagochtendbespreking van een kwartier, met het teamdashboard op het scherm, is de goedkoopste rapportagediscipline die er bestaat.

Twee uitgewerkte dashboards

Het teamdashboard "Verkoop deze week", zes rapporten:

• Omzetforecast deze maand: gewonnen plus gewogen open, tegen het maanddoel.
• Deals per fase, gegroepeerd op eigenaar: wie heeft waar werk zitten.
• Verrotte deals: alles wat langer stilstaat dan de rottingstermijn per fase.
• Gewonnen deze maand, gegroepeerd op eigenaar.
• Nieuwe deals deze maand, gegroepeerd op leadbron.
• Geplande versus afgeronde activiteiten deze week.

Het managementdashboard "Kwartaal", vijf rapporten:

• Omzet per maand, dit kwartaal tegen vorig kwartaal.
• Conversie van fase naar fase over de hele pipeline.
• Gemiddelde doorlooptijd van gewonnen deals.
• Winratio per leadbron.
• Verloren deals per reden, uit de gids over verloren-redenen.

Elf rapporten in totaal, meer niet. Elke grafiek beantwoordt een vraag die wekelijks of maandelijks op tafel ligt.

Veelgemaakte fouten

Het dashboard als behang

Twintig grafieken op een scherm aan de muur, nul beslissingen. Schrap tot elk rapport een vraag beantwoordt. Leeg is beter dan vol.

Sturen op activiteit in plaats van uitkomst

Alleen belletjes en afspraken tellen, zegt niets over omzet. Activiteitenrapporten horen naast conversie en omzet, nooit in plaats van.

Elke week een andere definitie

Filters aanpassen tot het cijfer bevalt. Leg per rapport de definitie vast en wijzig alleen op een vast moment, met aankondiging.

Rapporteren over vervuilde data

De conversie lijkt te dalen, maar er zijn vooral oude deals nooit afgeboekt. Ruim eerst op, structureel via de aanpak in dataschoonmaak en ontdubbelen.

Zo blijven de cijfers betrouwbaar

Een dashboard is onderhoudsarm als de onderliggende afspraken staan. Drie routines houden het scherp. Bespreek het teamdashboard wekelijks, dan corrigeert het team zelf de invoer die scheef zit. Controleer maandelijks de datakwaliteit: deals zonder waarde, zonder verwachte sluitdatum, zonder geplande activiteit.

En herijk per kwartaal het dashboard zelf. Verwijder rapporten waar geen gesprek meer over gaat, en voeg pas iets toe als er een nieuwe vraag is. Een dashboard dat elk kwartaal iets kleiner wordt, is meestal een teken van gezondheid: de organisatie weet steeds beter waar hij op stuurt.

Veelgestelde vragen