Doelen en forecasting instellen

Doelen en forecasting zijn de bekroning van je inrichting, en dus ook het onderdeel dat alle eerdere keuzes blootlegt. Kloppen je fases en je winkansen niet, dan klopt hier niets. Staan die goed, dan is dit hoofdstuk verrassend klein werk.

Doelen

op deals, omzet en activiteiten

Forecast

gewogen pipeline plus verwachte sluitdatum

Ritme

wekelijks bijsturen, per kwartaal herijken

Waarom doelen en forecast samen gaan

Een doel zonder forecast is een getal aan de muur. Je weet pas eind van de maand of het gehaald is, en dan is bijsturen te laat. Een forecast zonder doel is een weerbericht: interessant, maar niemand doet er iets mee. Samen worden ze een stuurinstrument. Het doel zegt 100.000 euro deze maand, de forecast zegt 78.000, en het gat van 22.000 is het gesprek van maandagochtend.

Dat gesprek verandert van toon. Niet "we moeten harder werken", maar "er moet voor 44.000 euro aan gewogen pipeline bij, dus zes nieuwe gekwalificeerde deals". De forecast maakt het gat concreet en het doel maakt het urgent.

Doelen instellen die werken

Pipedrive kent doelen op vier niveaus: deals toegevoegd, deals die een fase bereiken, deals gewonnen inclusief omzet, en activiteiten. Je stelt ze in voor een gebruiker, een team of het bedrijf, met een periode en optioneel een pipeline. De voortgang zie je als rapport in Insights, op hetzelfde dashboard als je andere cijfers uit dashboards en rapportages.

De kunst is de mix. Alleen een omzetdoel stuurt op de uitkomst, en die loopt weken achter op het gedrag. Zet daarom naast het omzetdoel één voorspellend doel: nieuwe deals per maand, of deals die de voorstelfase bereiken. Dat is het cijfer dat je deze week kunt beïnvloeden.

Twee waarschuwingen. Stapel niet: drie doelen per team is het maximum, daarboven wordt niets meer serieus genomen. En koppel doelen niet blind aan bonussen zolang de registratie nog inloopt, anders beloon je invoergedrag in plaats van verkoop.

De forecast bouwen

De basis van elke Pipedrive-forecast is de gewogen pipeline: dealwaarde maal winkans per fase. Daar komt één ingrediënt bij: de verwachte sluitdatum. Die bepaalt in welke maand een deal meetelt. Zonder sluitdatum is er geen tijdas en dus geen forecast, alleen een totaal.

Het omzetforecast-rapport in Insights zet beide bij elkaar: per maand de gewonnen omzet plus de gewogen open deals die in die maand zouden sluiten. In de hogere abonnementen heeft Pipedrive daarnaast een aparte forecastweergave waarin je deals per verwachte sluitmaand ziet en kunt verslepen.

Maak de verwachte sluitdatum daarom verplicht vanaf de voorstelfase, en behandel hem als een afspraak in plaats van een gok. Een deal die naar volgende maand doorschuift, moet een reden krijgen in een notitie. Drie keer doorschuiven is een signaal om de winkans te verlagen of de deal af te boeken via een eerlijke reden, zie verloren-redenen.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een team van vier verkopers met een kwartaaldoel van 300.000 euro. De inrichting:

• Bedrijfsdoel: 100.000 euro gewonnen omzet per maand, pipeline Nieuwe verkoop.
• Teamdoel: twintig nieuwe deals per maand in de fase Gekwalificeerd.
• Dashboard: het omzetforecast-rapport per maand, het doelrapport ernaast, en de gewogen pipeline per fase eronder.

De maandag begint met drie getallen: gewonnen deze maand, gewogen forecast voor de rest van de maand, en het gat naar het doel. Is het gat groter dan de gewogen waarde van de voorstelfase, dan weet iedereen dat het probleem vooraan zit: te weinig instroom. Zo vertaalt de forecast zich elke week in één concrete prioriteit.

Veelgemaakte fouten

Forecasten zonder sluitdatums

De helft van de deals heeft geen verwachte sluitdatum, dus de maandforecast toont de helft van de werkelijkheid. Verplicht het veld en controleer het wekelijks met een filter.

Doelen zonder historie

Een doel van twee ton terwijl het beste kwartaal ooit één ton was. Doelen die niemand gelooft, sturen niets. Bouw op van gemeten realisatie plus een haalbare stap.

De forecast als afrekening

Wie op de individuele forecast wordt afgerekend, maakt hem mooi. Bespreek de forecast als team en reken af op gewonnen omzet. Dan blijft de invoer eerlijk.

Dode deals in de forecast

Deals van vorig jaar met een winkans van 50 procent tellen vrolijk mee. Ruim stilstand structureel op, met deal rotting als signaal en een maandelijkse opruimronde.

Zo blijft de forecast eerlijk

Een forecast is een spier: hij wordt betrouwbaar door herhaling en meting. Meet daarom elke maand de forecastafwijking: wat voorspelde het rapport aan het begin van de maand, en wat werd het echt. Schrijf dat ene percentage op.

• Wekelijks: sluitdatums en stilstaande deals bijwerken in het teamoverleg.
• Maandelijks: forecastafwijking noteren en de grootste missers nabespreken.
• Per kwartaal: winkansen herijken op het conversierapport en de doelen bijstellen op de realisatie.

Na twee of drie kwartalen zit de afwijking bij de meeste teams binnen de tien tot vijftien procent. Vanaf dat moment is de forecast geen rapportage meer maar gereedschap: je durft er capaciteit, inkoop en cashflow op te plannen.

Veelgestelde vragen