Migreren vanuit Notion

Het sterke van Notion is dat een databaseregel ook een pagina is. Je zet properties bovenaan en schrijft eronder alles op: gespreksverslagen, afspraken, context. Precies dat maakt de migratie lastig. Een CRM-import wil nette kolommen, en jouw waardevolste informatie staat niet in kolommen maar in paginatekst.

Doorlooptijd

1 tot 3 weken

Kosten begeleid

1.000 tot 2.500 euro

Grootste klus

paginatekst redden als notities

Properties en paginatekst zijn twee werelden

Exporteer je een Notion-database, dan krijg je twee dingen. Een CSV met de properties, en een map met Markdown-bestanden voor de pagina-inhoud. De CSV kan Pipedrive importeren. De Markdown-bestanden niet.

Maak daarom vooraf een keuze per database. Welke properties worden velden in Pipedrive? En welke pagina's bevatten tekst die als notitie bij een organisatie, persoon of deal moet komen? Dat tweede is handwerk of een klein script, maar het is ook waar de echte waarde zit. Een telefoonnummer vind je zo terug. Het verslag van dat lastige gesprek van vorig jaar niet.

Wees streng in de selectie. Pagina's van klanten die al jaren stil zijn, hoeven niet mee. Richt je op actieve klanten en lopende trajecten. De rest blijft in Notion als archief raadpleegbaar.

Wat neem je mee en wat niet

Dit neem je mee:

• Bedrijven met naam en website, uit je bedrijven- of klantendatabase.
• Contactpersonen met e-mailadres en telefoonnummer.
• Lopende deals of trajecten met waarde, status en verwachte sluitdatum.
• Select-properties met echte betekenis, als enkel- of meerkeuzeveld.
• Paginatekst van actieve klanten, handmatig als notitie bij het juiste record.

Dit laat je achter:

• Rollups en formules. De uitkomst kan mee, de berekening niet.
• Views, filters en dashboards. Die bouw je in Pipedrive opnieuw.
• Databases zonder verkoopfunctie, zoals wiki's en projectplanningen.
• Paginatekst van inactieve relaties. Archief blijft in Notion.
• Bestanden in pagina's. Download wat belangrijk is en hang het later aan de deal.

Veldmapping naar Pipedrive

Let op de titelkolom. In Notion is de titel vaak een mengsel: soms een bedrijfsnaam, soms een persoonsnaam, soms een dealomschrijving. Maak in je werkblad expliciete kolommen voor organisatie, persoon en dealtitel voordat je importeert.

Valkuilen bij Notion

Niets is verplicht, dus alles is halfvol

Notion valideert geen invoer. Properties zijn bij de helft van de pagina's leeg, en niemand merkte het. Accepteer dat je import gaten heeft en kies bewust: aanvullen wat belangrijk is, leeg laten wat niemand mist. Aanvullen na de import kan ook, met een filter op lege velden.

Dezelfde persoon, drie spellingen

Vrije invoer betekent varianten. Jan Jansen, J. Jansen en jan jansen zijn drie pagina's met één persoon erachter. Ontdubbel op e-mailadres waar dat kan. Zonder e-mailadres is de combinatie van naam en bedrijf je beste sleutel.

Subpagina's verstoppen informatie

Klantpagina's bevatten vaak subpagina's met verslagen. Die zitten in de export als losse bestanden in mappen. Loop de mapstructuur na voordat je hem weggooit, anders verdwijnen juist de beste notities.

De werkruimte leeft door

Notion blijft na de migratie gewoon in gebruik voor wiki en projecten. Spreek hard af dat klantdata daar niet meer bijgewerkt wordt. Zet de oude databases op alleen lezen of vergrendel ze, en verwijs er vanuit de teamwiki naar Pipedrive.

Het stappenplan

1. Wijs de databases aan die klantdata bevatten en teken uit welk object elk voorstelt.
2. Ontwerp de pipeline en een smalle veldenset in Pipedrive.
3. Exporteer de databases als CSV plus Markdown.
4. Splits en ontdubbel de data in een werkblad, met expliciete kolommen per object.
5. Doe een proefimport met vijftig records en controleer de koppelingen.
6. Importeer organisaties, dan personen, dan deals.
7. Zet de waardevolle paginatekst over als notities bij de juiste records.
8. Vergrendel de oude databases en verwijs in Notion naar Pipedrive.

Na de export is dit in de kern een spreadsheetmigratie. De schoonmaakregels daarvoor staan in de Excel-migratiegids.

Denk bij stap acht ook aan de gewoontes. Notion-gebruikers zijn gewend om alles op te schrijven, en dat is goud waard. Behoud die gewoonte in Pipedrive: verslagen als notitie bij de deal, afspraken als activiteit met datum. Het verschil is dat de structuur nu vast staat, zodat een collega alles terugvindt zonder de weg door iemands persoonlijke pagina-indeling te kennen.

Doorlooptijd en kosten

Reken op één tot drie weken. De databases zelf zijn snel over. De paginatekst bepaalt de rest: hoe meer verslagen je wilt behouden, hoe langer het duurt. Spreek daarom vooraf een grens af, bijvoorbeeld alleen klanten met contact in de laatste twaalf maanden. Zonder grens blijft het overzetwerk eindeloos doorlopen.

Voor begeleiding is 1.000 tot 2.500 euro een marktconforme bandbreedte. De inrichting van Pipedrive komt daar bovenop; de opbouw staat in de kostenpagina.

Gebruikte je Notion naast andere losse tools, pak de overstap dan breder aan met starten zonder CRM. Kwam je klantdata deels uit Airtable, dan helpt de Airtable-migratiegids, want de problemen en oplossingen lijken sterk op elkaar.

Veelgestelde vragen