Starten zonder CRM

Starten vanaf nul is de dankbaarste implementatie die er is. Je hoeft niets te ontvlechten en niets te vertalen. Maar er loert een eigen risico: zonder oud systeem als spiegel is elke keuze open, en teams verzanden in het perfect willen inrichten van iets dat ze nog nooit gebruikt hebben. De remedie is klein beginnen en snel gaan draaien.

Doorlooptijd

1 tot 2 weken

Kosten begeleid

1.000 tot 2.500 euro

Grootste klus

de kennis uit hoofden halen

Je bronnen bij elkaar brengen

Zonder CRM leeft je klantdata op vijf plekken. Loop ze alle vijf langs, want elke bron levert een ander stuk van de puzzel.

• Je mailbox. Hierin zitten je actieve relaties en lopende gesprekken.
• Spreadsheets. De lijstjes die iemand ooit bijhield, meestal half actueel.
• Je boekhouding. De enige complete lijst van wie er ooit klant was.
• Telefoons. Contacten die nergens anders staan.
• Hoofden. Wie waar in het gesprek zit, en wat er beloofd is.

De eerste vier zijn export- en verzamelwerk. De vijfde is de belangrijkste en de meest vergeten bron. Plan met elke verkoper een uur en loop samen de lopende trajecten langs. Elk gesprek dat serieus is, wordt een deal met een fase, een bedrag en een volgende actie. Dat uur bepaalt of je pipeline vanaf dag één klopt.

Wat neem je mee en wat niet

Dit gaat je systeem in:

• Actieve klanten met organisatie, contactpersoon en contactgegevens.
• Alle lopende verkoopgesprekken als deals, uit de hoofden opgetekend.
• Warme prospects van de laatste twaalf maanden.
• Klanten uit de boekhouding die je opnieuw wilt benaderen.

Dit laat je bewust weg:

• Verzamelde visitekaartjes en beursleads van jaren geleden.
• Gekochte of gescrapete adressenlijsten. Die vervuilen je systeem vanaf dag één.
• Historie die je zou moeten reconstrueren. Wat je niet weet, verzin je niet.
• Contacten zonder enige context. Een naam zonder verhaal is geen relatie.

De lat is simpel: zou een verkoper dit record binnen een jaar openen? Zo nee, dan houdt het je systeem alleen maar traag en onbetrouwbaar.

Van bron naar Pipedrive-veld

Ook zonder oud CRM is een mapping nuttig. Hij laat zien waar elk stuk informatie terechtkomt, en dus ook wat je per bron moet verzamelen.

Merk op wat hier ontbreekt: tientallen custom velden. Die heb je bij een lege start niet nodig. Begin met de standaardvelden plus hooguit vijf eigen velden, en laat de praktijk bewijzen welke er echt bij moeten.

Valkuilen bij een lege start

Inrichten als uitstelgedrag

Weken sleutelen aan fasen, velden en labels voordat er één deal in staat. Draai het om. Zet een eenvoudige pipeline neer, vul hem met echte deals in de eerste week, en verbeter daarna op basis van wat schuurt.

De pipeline als takenlijst

Zonder CRM-ervaring maken teams fasen als Bellen, Mail sturen, Nabellen. Fasen zijn geen acties maar toestanden van de deal: eerste gesprek, behoefte helder, voorstel gedaan. Acties horen in activiteiten, met een datum.

Iedereen vult het anders in

Zonder afspraken ontstaat er binnen een maand wildgroei. Leg op één A4 vast: wanneer wordt iets een deal, wat betekent elke fase, en welke velden zijn verplicht. Bespreek dat A4 in het eerste weekoverleg, niet pas na drie maanden.

Geen volgende actie op deals

De sterkste gewoonte die je kunt aanleren: geen deal zonder geplande volgende activiteit. Pipedrive laat dit zien en kan erop sturen. Dit ene principe voorkomt de stille sterfte van kansen die niemand meer opvolgt.

Het stappenplan

1. Zet één pipeline op met vijf of zes fasen die je verkoopproces volgen.
2. Verzamel de bronnen: mailbox, spreadsheets, boekhouding, telefoons.
3. Bouw één werkblad met organisaties en personen en ontdubbel het.
4. Importeer organisaties en personen.
5. Houd met elke verkoper een sessie en voer alle lopende gesprekken als deals in.
6. Koppel mailboxen en agenda's.
7. Zet twee of drie basisautomatiseringen aan, niet meer.
8. Leg de werkafspraken op één A4 vast en bespreek ze wekelijks.

Voor het spreadsheetwerk in stap drie gelden de regels uit de Excel-migratiegids. Welke automatiseringen je in stap zeven kiest, lees je in de acht basisautomatiseringen.

Doorlooptijd en kosten

Van niets naar een werkend systeem duurt één tot twee weken. De techniek is het probleem niet. De gewoontes van het team bepalen of het systeem na drie maanden nog leeft, dus plan juist daar je aandacht. Zet in week drie een controlemoment in de agenda: staat elke lopende kans erin, en heeft elke deal een volgende actie?

Zelf doen is bij een lege start goed haalbaar. Reken op twee tot vier dagen eigen tijd. Begeleiding is marktconform vanaf zo'n 1.000 tot 2.500 euro, en loont vooral als je meteen automatiseringen en koppelingen wilt neerzetten. De afweging staat in zelf inrichten of uitbesteden.

Komt je klantenlijst vooral uit je boekhouding, lees dan ook contacten importeren uit e-Boekhouden. En groeide er toch ergens een half CRM in een tool als Notion of Airtable, kijk dan bij de Notion-migratiegids hoe je die bron netjes meeneemt.

Veelgestelde vragen