Migreren vanuit AFAS

Dit is strikt genomen geen volledige migratie maar een ontvlechting. AFAS gaat nergens heen. De boekhouding, facturatie en personeelszaken blijven er gewoon in draaien. Wat verandert is waar verkoop leeft. Leads, kansen en opvolging verhuizen naar Pipedrive, en AFAS krijgt pas een rol als er echt geleverd en gefactureerd wordt.

Doorlooptijd

3 tot 6 weken

Kosten begeleid

2.000 tot 4.500 euro

Grootste klus

de taakverdeling tussen twee systemen

AFAS blijft, Pipedrive komt ervoor

Teken eerst de nieuwe taakverdeling uit, want die bepaalt wat je migreert. De gangbare verdeling ziet er zo uit. Pipedrive is de plek voor leads, deals, contactmomenten en forecast. AFAS is de plek voor verkooprelaties als debiteur, orders, facturen en de financiële historie.

Het schakelpunt is de gewonnen deal. Op dat moment moet de klant als verkooprelatie in AFAS bestaan, met de juiste factuurgegevens, en moet er een order of projectregistratie ontstaan. Regel dat eerst als werkafspraak: wie voert wat op, binnen welke termijn. Automatiseren met een koppeling kan later altijd nog, en gaat beter als het proces al bewezen werkt.

Spreek ook af welk systeem leidend is per gegevenssoort. Factuurgegevens volgen AFAS, commerciële gegevens volgen Pipedrive. Zonder die afspraak verbetert iemand een adres in het ene systeem terwijl het andere de facturen blijft sturen naar het oude.

Wat neem je mee en wat niet

Dit neem je mee naar Pipedrive:

• Verkooprelaties met naam, adres, telefoonnummer en accountverantwoordelijke.
• Contactpersonen met naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
• Het AFAS-nummer van elke relatie, als koppelsleutel in een custom veld.
• Lopende verkooptrajecten en uitstaande offertes, als deals.
• Prospects en relaties zonder debiteurnummer die commercieel interessant zijn.

Dit blijft in AFAS:

• Facturen, orders en de volledige financiële historie.
• Debiteurgegevens zoals betaalcondities en bankrekeningen.
• Dossiers met administratieve stukken.
• Abonnementen en contracten.
• Alles van HR en salaris, vanzelfsprekend.

Veldmapping naar Pipedrive

Wees streng bij de vrije velden. AFAS-omgevingen bevatten inrichting voor de hele organisatie, van administratie tot HR. Voor Pipedrive telt alleen wat een verkoper nodig heeft om te sturen. Dat is bijna altijd minder dan tien velden.

Valkuilen bij AFAS

De export vraagt om een beheerder

Data uit AFAS halen loopt via connectoren of ingerichte overzichten, en daar heb je meestal de beheerder voor nodig. Plan dat vroeg. De doorlooptijd van een AFAS-migratie wordt vaker bepaald door wachten op de export dan door het werk zelf.

Debiteuren zijn geen doelgroep

Het relatiebestand bevat iedereen aan wie ooit gefactureerd is. Dat is niet hetzelfde als je commerciële doelgroep. Filter oude en eenmalige debiteuren eruit, anders start je pipelinebeheer met een telefoonboek in plaats van een klantenlijst.

Dubbel beheer sluipt erin

Na de livegang wil de administratie relaties in AFAS blijven aanmaken, ook voor prospects. Dan groeien er twee werkelijkheden. De afspraak is simpel: prospects ontstaan in Pipedrive, en pas bij winst ontstaat de verkooprelatie in AFAS.

De koppeling te vroeg bouwen

Een koppeling automatiseert je proces, inclusief de fouten erin. Draai het proces eerst een maand handmatig, tel hoe vaak het schakelpunt voorkomt, en automatiseer daarna wat bewezen werkt. Welke automatiseringen je sowieso wilt, staat in deze gids.

Het stappenplan

1. Teken de taakverdeling uit: wat leeft in Pipedrive, wat blijft in AFAS.
2. Beleg het schakelpunt bij een gewonnen deal als werkafspraak.
3. Vraag de export van verkooprelaties en contactpersonen aan bij de beheerder.
4. Filter het bestand tot de commerciële doelgroep en ontdubbel.
5. Ontwerp de pipeline en een smalle veldenset in Pipedrive.
6. Doe een proefimport met vijftig records en controleer het AFAS-nummer per record.
7. Importeer organisaties, personen en lopende deals.
8. Draai een maand, evalueer het schakelpunt en beslis dan over een koppeling.

Neem in stap twee ook de administratie mee, niet alleen sales. Zij zien de gewonnen deal als eerste binnenkomen en moeten weten wat er dan van hen verwacht wordt. Een korte werkinstructie met schermafbeeldingen voorkomt dat de eerste orders blijven hangen tussen twee afdelingen die allebei dachten dat de ander het zou doen.

Doorlooptijd en kosten

Reken op drie tot zes weken, waarvan een deel wachten op exports en interne afstemming. De doorlooptijd korter maken doe je niet met harder werken, maar door de export en de interne besluiten in de allereerste week aan te vragen bij de mensen die erover gaan. Voor het migreren en inrichten van het verkoopdeel is 2.000 tot 4.500 euro een marktconforme bandbreedte. Een koppeling tussen Pipedrive en AFAS is een eigen project met eigen kosten, en die begroot je pas na de eerste maand draaien.

De afweging of je dit zelf doet of laat begeleiden, hangt hier vooral op de interne afstemming tussen sales en administratie. De rekensom staat in zelf inrichten of uitbesteden, de volledige kostenopbouw in de kostenpagina.

Gebruik je naast AFAS een lichter boekhoudpakket, of ken je collega-bedrijven die vanuit e-Boekhouden starten, dan is de gids over e-Boekhouden het lichtere broertje van dit verhaal: zelfde taakverdeling, kleinere schaal.

Veelgestelde vragen