Contacten importeren uit e-Boekhouden

Dit is de kleinste migratie op deze site, en juist daarom gaat hij vaak slordig. Even de relatielijst exporteren en importeren, denkt men. Het resultaat: een CRM vol leveranciers, gestopte klanten en adresregels in het verkeerde veld. Met een paar uur extra zorg start je met een klantenlijst die wél klopt.

Doorlooptijd

enkele dagen

Kosten begeleid

500 tot 1.500 euro

Grootste klus

filteren en ontdubbelen

Wat e-Boekhouden wel en niet heeft

e-Boekhouden kent relaties: bedrijven en personen met naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en een relatiecode. Die lijst exporteer je naar Excel. Dat is je bron.

Wat er niet in zit, is alles wat een CRM een CRM maakt. Geen deals, geen fasen, geen gespreksverslagen, geen taken. De verkoopkant van je nieuwe systeem begint dus leeg, en die vul je uit andere bronnen: je mailbox, je agenda en de hoofden van je team. Deze gids gaat over de relaties. Voor de rest van de lege start is er de gids starten zonder CRM.

Verwacht ook geen rijke bedrijfsdata. Een boekhoudrelatie heeft factuurgegevens: de tenaamstelling, het factuuradres, soms een BTW-nummer. Functietitels, meerdere contactpersonen per bedrijf en websites ontbreken meestal. Dat vul je na de import aan waar het er echt toe doet.

Klanten en leveranciers scheiden

De relatielijst van een boekhouding bevat iedereen met wie geld wisselde, dus ook je leveranciers, de verhuurder en het pensioenfonds. Die horen niet in een verkoopsysteem.

Filter daarom eerst. Gebruik het relatietype als dat consequent is bijgehouden. Is het dat niet, sorteer dan op de vraag of je er ooit aan verkocht hebt. Bij twijfel helpt de boekhouder: die weet per relatie of het een debiteur of crediteur is.

Maak daarna een tweede schifting binnen de klanten. Actieve klanten en klanten die je opnieuw wilt benaderen gaan mee. Eenmalige klanten van jaren geleden, gestopte bedrijven en particuliere incidenten laat je achter. De boekhouding blijft de plek waar hun historie veilig staat.

Veldmapping naar Pipedrive

Het e-mailadres verdient een kritische blik. In een boekhouding staat het adres waar de factuur heen moet, en dat is lang niet altijd je contactpersoon. Een import vol administratie-adressen lijkt compleet, maar je bereikt er niemand mee. Markeer die adressen en vul echte contactpersonen aan vanuit je mailbox.

Valkuilen bij deze import

Alles importeren omdat het kan

Duizend relaties importeren voelt als een vliegende start. Het tegendeel is waar. Elke verkoper die het systeem opent, ziet een woud van namen zonder betekenis. Importeer de relaties waar je iets mee wilt, en laat de rest in de boekhouding staan.

Dubbelen tussen bronnen

Je importeert waarschijnlijk niet alleen uit e-Boekhouden, maar ook uit spreadsheets en je mailbox. Dezelfde klant staat dan drie keer klaar, telkens net anders gespeld. Voeg alle bronnen eerst samen in één werkblad en ontdubbel daar, op naam en e-maildomein. De werkwijze staat in de Excel-migratiegids.

De tenaamstelling is geen bedrijfsnaam

In de boekhouding heet een klant soms Aannemersbedrijf J. de Vries B.V. inzake project X. In je CRM wil je gewoon De Vries Bouw. Loop de namen langs en maak er werkbare organisatienamen van. De formele tenaamstelling blijft in de boekhouding bewaard.

Verwachten dat het synchroniseert

Dit is een eenmalige import, geen koppeling. Nieuwe klanten die je in Pipedrive wint, verschijnen niet vanzelf in e-Boekhouden, en andersom ook niet. Maak er een werkafspraak van: bij een gewonnen deal maakt de administratie de relatie in e-Boekhouden aan, met de relatiecode terug in Pipedrive.

Het stappenplan

1. Exporteer de relatielijst uit e-Boekhouden naar Excel.
2. Filter leveranciers en niet-commerciële relaties eruit.
3. Schift de klanten: actief en kansrijk gaat mee, de rest blijft achter.
4. Maak organisatienamen werkbaar en zet adressen in de juiste kolommen.
5. Voeg je andere bronnen toe en ontdubbel het geheel in één werkblad.
6. Doe een proefimport met twintig records en controleer elk veld.
7. Importeer organisaties en daarna personen, met de relatiecode als custom veld.
8. Vul echte contactpersonen aan en voer je lopende gesprekken als deals in.

Doorlooptijd en kosten

Dit is dagen werk, geen weken. Wie de lijst klein en schoon houdt, is in twee tot drie dagdelen klaar. Begeleiding is bij een kale import zelden nodig. Marktconform kost hulp hierbij 500 tot 1.500 euro, meestal als onderdeel van een bredere inrichting. Reken de eigen uren eerlijk mee: het filteren en nabellen van ontbrekende contactgegevens kost meer tijd dan de technische import.

Want dat is de eerlijke context: deze import is stap één van een implementatie, niet de implementatie zelf. De pipeline, de werkafspraken en de mailkoppeling bepalen of Pipedrive gaat leven. Dat volledige traject staat in de aanpak in zes stappen, en de bijbehorende budgetten in de kostenpagina.

Draait je bedrijf op een zwaarder pakket, dan is de aanpak hetzelfde maar de schaal anders. Voor die situatie is er de gids over AFAS naast Pipedrive.

Veelgestelde vragen