Offertes met Smart Docs

De offerte is het duurste document van je verkoopproces. Niet door de opmaak, maar door wat er misgaat: overgetypte bedragen, verouderde sjablonen, versies die per mail zoekraken. Smart Docs lost dat op door het document aan de deal te hangen en de dealdata het invulwerk te laten doen.

Bron

sjablonen in Google Docs of Word

Invulwerk

velden en productregels uit de deal

Ondertekening

ingebouwde e-handtekening

Waarom offertes vanuit de deal

Zolang offertes buiten het CRM ontstaan, heb je twee waarheden. De deal zegt 12.000 euro, het document zegt 11.500 omdat er onderweg iets is aangepast. Bij een audit of overdracht weet niemand welke versie is verstuurd. Met Smart Docs is er één bron: het document staat op de deal, met versie, verzendmoment en status.

Het tweede voordeel is snelheid. Een offerte die vijf minuten kost in plaats van een half uur, gaat vaker dezelfde dag nog de deur uit. En de openingsmelding vertelt je wanneer de klant kijkt, wat het opvolgmoment van gokken naar weten brengt.

Voorwaarde is wel dat de dealdata klopt. De productregels uit je productcatalogus worden je offerteregels, dus die inrichting gaat vooraf aan deze.

Hoe Smart Docs werkt

Je koppelt eenmalig je Google- of Microsoft-account. Daarna bouw je een sjabloon in Google Docs of Word, met invulvelden voor dealgegevens. Denk aan de dealtitel, de organisatienaam, de contactpersoon en de productentabel. Open je vanaf een deal een nieuw document met dat sjabloon, dan vult Pipedrive de velden met de gegevens van die deal.

Vervolgens deel je het document als PDF of via een trackbare link, of je verstuurt het direct ter ondertekening. De klant tekent digitaal, jij krijgt een melding en het getekende document staat op de deal. Elke stap is zichtbaar in de dealhistorie.

De keuzes die het verschil maken

Begin met het aantal sjablonen. Eén per documentsoort, niet één per verkoper. Voor de meeste bedrijven volstaan drie: een offerte, een opdrachtbevestiging en eventueel een verlengingsvoorstel. Elk sjabloon heeft een eigenaar die als enige de opmaak en de standaardteksten wijzigt.

Bepaal dan wat variabel is en wat vast. Alles wat per klant verschilt, komt uit een veld: namen, bedragen, de productentabel, de gewenste startdatum uit je custom velden. Alles wat vast is, staat vast in het sjabloon: voorwaarden, geldigheidsduur, betaaltermijn. Hoe minder een verkoper hoeft te typen, hoe minder er misgaat.

Kies tot slot het verzendkanaal. Een trackbare link geeft openingsmeldingen, een PDF-bijlage niet. Voor offertes wil je die melding. Verstuur daarom via de link of via de ondertekenflow, en bewaar de kale PDF voor je archief.

Een uitgewerkt offertesjabloon

Zo ziet het standaardsjabloon "Offerte dienstverlening" eruit dat wij in de praktijk neerzetten. Vier bouwstenen, in deze volgorde:

1. Kop met logo, offertenummer en de invulvelden voor organisatienaam en contactpersoon.
2. Eén inleidende alinea met de dealtitel en de samenvatting van de vraag, handmatig aan te vullen.
3. De productentabel uit de deal, met regels, aantallen, korting en totaal.
4. Vaste voorwaarden, geldigheid van dertig dagen en het handtekeningveld.

Daaromheen twee afspraken. De deal schuift pas naar de fase Voorstel verstuurd als het document via Smart Docs is verzonden. En een automatisering met de trigger "Deal aangepast, fase gewijzigd" naar Voorstel verstuurd maakt de activiteit "Opvolgen offerte" aan, vier dagen later. Dat patroon staat uitgewerkt in de acht automatiseringen die elke setup nodig heeft.

Veelgemaakte fouten

Het sjabloon te mooi willen maken

Wekenlang schaven aan de perfecte opmaak voordat er één offerte is verstuurd. Begin met een net, eenvoudig sjabloon en verbeter op basis van echte offertes. Verstuurd verslaat perfect.

Bedragen buiten de productregels om

Handmatig bedragen in het document typen die niet op de deal staan. Dan is de offerte weer losgezongen van het CRM en klopt je forecast niet met wat de klant ziet. De productentabel is de enige plek voor bedragen.

Iedereen een eigen sjabloon

Tien verkopers, tien varianten, tien plekken om een oude prijs te laten staan. Deel sjablonen centraal en beheer ze centraal.

De ondertekenflow overslaan

Wie de PDF mailt en om een reply vraagt, mist de status op de deal en de rechtsgeldige vastlegging. Gebruik de ingebouwde ondertekening, die zit er al bij.

Zo houd je sjablonen bruikbaar

Sjablonen verouderen op drie punten: prijzen, voorwaarden en toon. Prijzen vang je af door ze uit de productcatalogus te laten komen en nooit vast in het sjabloon te zetten. Voorwaarden en toon controleer je elk kwartaal, tegelijk met je prijslijstmoment.

• Loop elk kwartaal de sjablonen na op verouderde teksten en voorwaarden.
• Archiveer sjablonen die niemand meer gebruikt, zodat de keuzelijst kort blijft.
• Bekijk de doorlooptijd van verzenden tot tekenen in je dealrapportage. Wordt die langer, dan is de offerte onduidelijker geworden.
• Vraag nieuwe collega's de offerteflow een keer hardop te doorlopen. Zij vinden de onlogische stappen die jij niet meer ziet.

Zo blijft de offerte wat hij moet zijn: het sluitstuk van een goed gesprek, niet een avond knippen en plakken.

Veelgestelde vragen