Producten en prijzen inrichten

Veel teams beginnen zonder producten. De dealwaarde is dan wat de verkoper intypt, en niemand weet achteraf waar de omzet uit bestond. Zodra je meer dan één dienst of product verkoopt, laat je daarmee je beste rapportage liggen. Deze gids zet de catalogus in één keer goed neer.

Vuistregel

catalogus volgt je prijslijst, niet je voorraad

Korting

per dealregel, in procent of bedrag

Rapportage

omzet en aantallen per product in Insights

Waarom een productcatalogus ertoe doet

De catalogus doet drie dingen tegelijk. Hij versnelt het dealwerk: een verkoper kiest een product en de prijs staat er. Hij bewaakt de prijsdiscipline: korting wordt een zichtbaar percentage in plaats van een stilletjes verlaagde dealwaarde. En hij voedt de rapportage: omzet per product, gemiddelde korting per verkoper, welke dienst het vaakst meelift.

Er is nog een vierde reden die je pas later merkt. Koppelingen met je facturatie, zoals de koppeling met Moneybird, werken het best als de dealregels overeenkomen met factuurregels. Een deal met nette productregels wordt automatisch een nette factuur. Een deal met één kaal bedrag moet iemand overtypen.

De keuzes die het verschil maken

De eerste keuze is de korrelgrootte. De catalogus moet je prijslijst weerspiegelen op het niveau waarop je offreert. Een consultancybureau offreert dagdelen en pakketten, geen losse uren per medewerker. Een groothandel met tienduizend artikelen zet niet alles in Pipedrive, maar de artikelgroepen waarop gestuurd wordt. De toets: kun je met deze producten elke offerte van vorig kwartaal naspelen zonder vrije regels?

De tweede keuze is de prijsstrategie. Leg per product de standaardprijs vast en werk met varianten voor vaste smaken van hetzelfde product, zoals een basis- en een plusuitvoering. Afwijkingen regel je op de deal met het kortingsveld per regel. Zo blijft zichtbaar wat de lijstprijs was en wat er is weggegeven.

De derde keuze is eenmalig versus terugkerend. Pipedrive kan per dealproduct een factureringsfrequentie vastleggen. Splits je aanbod daarom in eenmalige producten, zoals implementatie, en terugkerende producten, zoals beheer per maand. Dat onderscheid is later goud waard in je omzetverwachting, zie ook de gids over doelen en forecasting.

Kies tot slot wie de catalogus beheert. Prijzen wijzigen is beheerderswerk. Als elke verkoper producten mag aanmaken, heb je binnen een jaar drie keer hetzelfde product met drie prijzen.

Een uitgewerkte catalogus

Zo ziet de catalogus eruit voor een bureau dat implementaties en beheer verkoopt. Zeven producten, twee categorieën:

• Categorie Projecten: "Quick Scan", "Implementatie S", "Implementatie M", "Implementatie L". Eenmalige prijzen, vaste bedragen.
• Categorie Beheer: "Beheer Basis per maand", "Beheer Plus per maand", "Training per dagdeel". Terugkerend, maandelijkse frequentie op de eerste twee.

Elke offerte is nu een combinatie van regels. Een typische deal bevat "Implementatie M" plus twaalf maanden "Beheer Basis", met vijf procent korting op de implementatie. De dealwaarde rekent Pipedrive zelf uit. In het productoverzicht op de deal ziet de verkoper regels, aantallen, korting en totaal. En omdat de regels kloppen, rolt er straks met Smart Docs in één klik een offerte uit waarin dezelfde regels staan.

Rapporteren per product

Met een gevulde catalogus kan Insights rapporten bouwen die anders onmogelijk zijn. De drie nuttigste: omzet per product over de gewonnen deals, aantal verkochte eenheden per product per kwartaal, en gemiddelde korting per product. Dat laatste rapport is confronterend en daarom waardevol: het laat zien waar de marge weglekt.

Zet deze rapporten op het managementdashboard naast je conversiecijfers. Hoe je dat dashboard opbouwt, lees je in de gids over dashboards en rapportages.

Veelgemaakte fouten

De hele voorraad importeren

Tienduizend artikelen in de catalogus maken het zoekveld onbruikbaar en het onderhoud onmogelijk. Pipedrive is je verkoopsysteem, niet je ERP. Importeer op het niveau waarop je stuurt.

Korting verstoppen in de prijs

Verkopers die de regelprijs verlagen in plaats van het kortingsveld te gebruiken. De omzet klopt nog, maar het kortingsrapport toont nul terwijl er tien procent is weggegeven. Spreek af: prijs blijft lijstprijs, korting in het kortingsveld.

Deals zonder producten toestaan

Als de helft van de deals losse bedragen heeft, klopt geen enkel productrapport. Maak de afspraak dat elke deal vanaf de voorstelfase productregels heeft, en controleer erop met een filter.

Oude prijzen laten staan

Een prijsverhoging die alleen in de offertesjablonen is doorgevoerd, niet in de catalogus. Nieuwe deals rekenen dan met oude prijzen. Prijswijzigingen beginnen in de catalogus.

Zo houd je de catalogus actueel

Maak één iemand eigenaar van de catalogus, meestal degene die ook de prijslijst beheert. Werk met een vast wijzigingsmoment, bijvoorbeeld per kwartaal, en pas prijzen aan in de catalogus voordat de nieuwe prijslijst ingaat. Lopende deals houden hun oude regelprijzen, dus je historie blijft intact.

Controleer jaarlijks op producten zonder verkopen. Verkocht niemand het product in twaalf maanden, markeer het dan als inactief in plaats van het te verwijderen. Zo blijven oude deals compleet en blijft de keuzelijst kort. Een kleine, kloppende catalogus verslaat elke volledige.

Veelgestelde vragen