Pipedrive koppelen aan Mailchimp

Het probleem zonder koppeling is herkenbaar. Marketing wil een mailing sturen en vraagt sales om een actuele lijst. Iemand exporteert een CSV uit Pipedrive, plakt hem in Mailchimp, en twee weken later klopt er niets meer van. Afmeldingen, nieuwe leads en gewijzigde adressen lopen uit elkaar. Elke export is verouderd op het moment van versturen.

Type koppeling

marketplace-app, eenrichting

Opzettijd

1 tot 2 uur inclusief testen

Kosten

app gratis, Mailchimp-abonnement apart

Wat lost de koppeling op

De koppeling maakt Pipedrive de bron voor wie er gemaild wordt. Je bouwt in Pipedrive een filter, bijvoorbeeld alle open leads in een bepaalde branche. Dat filter koppel je aan een doelgroep in Mailchimp. Vanaf dat moment hoeft niemand meer te exporteren. De lijst in Mailchimp volgt je CRM.

Daarmee verdwijnt ook de discussie over eigenaarschap van data. Sales beheert contacten in Pipedrive, marketing beheert campagnes in Mailchimp. De koppeling is de afspraak tussen die twee werelden. Vergelijkbaar werk doet de ActiveCampaign-koppeling, maar dan met automation-flows in plaats van losse campagnes.

Native of via middleware

Er is een officiële Mailchimp-app in de Pipedrive Marketplace. Die installeer je met een paar klikken en hij is gratis. De app stuurt contacten uit een Pipedrive-filter naar een Mailchimp-doelgroep. Dat is bewust eenrichtingsverkeer: van CRM naar mailinglijst.

Wil je meer, dan kom je bij middleware uit. Denk aan campagneresultaten terugschrijven naar Pipedrive, afmeldingen als veld bijwerken, of een deal aanmaken bij een klik op een specifieke link. Dat bouw je met een scenario in Make of Zapier. Welke van de twee je kiest, lees je in Make of Zapier voor Pipedrive. Maatwerk via de API's van beide pakketten is zelden nodig.

Stappenplan

1. Ruim eerst je Mailchimp op. Eén doelgroep is bijna altijd genoeg.
2. Bepaal in Pipedrive welke velden de segmentatie dragen, bijvoorbeeld branche en type.
3. Bouw per mailingdoel een filter in Pipedrive en geef het een herkenbare naam.
4. Installeer de Mailchimp-app vanuit de Pipedrive Marketplace en autoriseer beide kanten.
5. Koppel elk filter aan de doelgroep en kies de bijbehorende tag of segment.
6. Draai de eerste sync en controleer de aantallen aan beide kanten.
7. Verstuur een testcampagne naar een intern segment.
8. Leg vast wie filters mag wijzigen, want een filterwijziging wijzigt je mailinglijst.

Segmenteren vanuit Pipedrive

De kwaliteit van je mailings wordt bepaald in Pipedrive, niet in Mailchimp. Segmentatie werkt alleen als de velden gevuld zijn waarop je filtert. Kies twee of drie velden die sales echt bijhoudt. Een brancheveld dat bij de helft van de contacten leeg is, levert halve segmenten op.

Denk ook aan de rechtmatigheid. Niet elk contact in je CRM heeft toestemming gegeven voor nieuwsbrieven. Neem een opt-in veld op in Pipedrive en filter daarop in elke koppeling. Contacten die via je websiteformulier binnenkomen, kun je dat veld direct laten meesturen. Hoe die instroom werkt, staat in de gids over de websitekoppeling.

Veelgemaakte fouten

Meerdere doelgroepen in Mailchimp

Mailchimp rekent per contact, en een contact in drie doelgroepen telt drie keer. Bovendien raken afmeldingen versnipperd. Gebruik één doelgroep met segmenten en tags. Dat is goedkoper en schoner.

Afmeldingen negeren

Meldt iemand zich af in Mailchimp, dan ziet sales dat niet in Pipedrive. Die belt of mailt vrolijk verder met een aanbieding. Zet minimaal een maandelijkse controle op, of automatiseer de terugkoppeling via Make.

Het hele bestand synchroniseren

Je complete CRM naar Mailchimp duwen voelt volledig, maar je betaalt voor elk contact en je mailt toch maar een deel. Synchroniseer alleen de filters die je echt gebruikt in campagnes.

Dubbele adressen uit het verleden

Een vervuild CRM levert een vervuilde mailinglijst op. Ontdubbel je database voordat je de koppeling aanzet. Begin je net met Pipedrive, houd het bestand dan vanaf dag één schoon, zoals beschreven in de gids voor starters zonder CRM.

Wat het kost

De marketplace-app is gratis. Mailchimp zelf rekent per contact, van een gratis instap tot tientallen euro's per maand bij enkele duizenden contacten. De koppeling verandert daar niets aan, maar een schone sync voorkomt wel dat je betaalt voor contacten die je nooit mailt.

Wil je tweerichtingsverkeer, reken dan op een Make-scenario. De bouw van zo'n scenario kost marktconform 500 tot 1.500 euro, afhankelijk van hoeveel terugstroomt. Volledig maatwerk via de API's begint rond de 2.500 euro en is alleen zinvol bij hoge volumes of bijzondere eisen.

Veelgestelde vragen