Pipedrive koppelen aan je telefonie

Zonder koppeling bestaat een telefoongesprek alleen in het hoofd van de beller. Wie belde wanneer met wie, wat is er afgesproken, hoe vaak is een lead al gebeld? Die kennis verdwijnt aan het einde van de werkdag. Rapportages over belactiviteit zijn dan giswerk, en een overdracht van accounts wordt een verhoor.

Type koppeling

marketplace-app van de aanbieder

Voorbeelden

CloudTalk, Aircall, RingCentral

Kosten

15 tot 50 euro per gebruiker per maand

Wat lost de koppeling op

Een goede telefoniekoppeling doet vier dingen. Elk gesprek, in en uit, wordt automatisch een activiteit bij het juiste contact, met duur en richting. Je belt met één klik vanuit Pipedrive. Bij een inkomend gesprek zie je direct wie er belt, met de openstaande deals erbij. En gemiste gesprekken worden taken, zodat terugbellen niet van geheugen afhangt.

Daarmee wordt bellen meetbaar. Hoeveel gesprekken leiden tot een afspraak, hoe vaak moet je een lead spreken voor een deal, wie belt er eigenlijk? Dat zijn ineens rapportagevragen in plaats van borrelpraat. Samen met de WhatsApp-koppeling en de e-mailsync heb je dan elk klantcontact in beeld.

Native of via middleware

Telefonie koppel je vrijwel altijd via de marketplace-app van de telefonie-aanbieder. De grote cloudaanbieders hebben volwassen Pipedrive-integraties gebouwd die je in een half uur activeert. Middleware zoals Make heb je hier zelden nodig, hooguit voor iets bijzonders zoals een belscript per dealfase.

Pipedrive heeft daarnaast een eigen, eenvoudige belfunctie in de hogere abonnementen. Die is prima om mee te proeven, maar mist de diepte van een echte aanbieder: nummerbehoud, wachtrijen, doorschakelingen en degelijke gespreksstatistieken. Voor een team dat dagelijks belt, is een gespecialiseerde aanbieder de norm.

Een aanbieder kiezen

Wij gebruiken CloudTalk als voorbeeld omdat we het in de praktijk veel tegenkomen bij mkb-teams: goede Pipedrive-integratie, Nederlandse nummers en een overzichtelijke prijs. Maar het is nadrukkelijk niet de enige goede keuze. Aircall zit in dezelfde categorie en is sterk in teamfuncties en integratiebreedte. RingCentral is de zwaardere optie voor grotere organisaties die telefonie, video en berichten in één pakket willen.

Kies op vier criteria. Eén: de diepte van de Pipedrive-integratie, dus niet alleen loggen maar ook nummerherkenning en click-to-call. Twee: nummerbehoud voor je bestaande zakelijke nummers. Drie: de gesprekskwaliteit in jouw situatie, dus test met een proefaccount. Vier: de prijs per gebruiker inclusief belminuten naar de landen die jij belt.

Stappenplan

1. Inventariseer je huidige nummers, gebruikers en belvolume.
2. Kies twee kandidaten en draai met beide een proefperiode.
3. Activeer tijdens de proef de Pipedrive-integratie en test het loggen.
4. Controleer nummerherkenning: worden bestaande contacten herkend bij inkomende gesprekken?
5. Regel nummerbehoud voor je zakelijke nummers bij de gekozen aanbieder.
6. Stel per gebruiker de logging in: elk gesprek als activiteit bij het contact.
7. Maak afspraken over gespreksnotities: kort, feitelijk, direct na het gesprek.
8. Bouw een automatisering voor gemiste gesprekken: gemist wordt taak.

De laatste stap is een klassieker uit de acht automatiseringen die elke setup nodig heeft. Een gemist gesprek zonder taak is een lead die je kwijt bent.

Veelgemaakte fouten

Telefoonnummers in een rommelformaat

Nummerherkenning werkt alleen als je nummers consistent zijn opgeslagen. Kies één formaat, het liefst internationaal met landcode, en ruim bestaande nummers op. Anders belt een bekende klant en ziet je team een anoniem nummer.

Alles opnemen zonder beleid

Gespreksopname is juridisch gevoelig. Je moet gesprekspartners informeren en een doel en bewaartermijn hebben. Zet opname alleen aan als je dat geregeld hebt, niet omdat het knopje bestaat.

De koppeling activeren en verder niets

Loggen is de basis, niet de waarde. De waarde komt uit wat je met de gegevens doet: terugbeltaken, belrapportages en betere overdracht. Richt die stukken in, anders heb je alleen een duurdere telefoonrekening.

Privételefoons in het proces laten

Eén verkoper die klanten vanaf zijn eigen mobiel belt, prikt een gat in je hele registratie. Maak de zakelijke lijn het enige kanaal voor klantgesprekken en geef er een goede mobiele app bij, zodat het ook onderweg werkt.

Wat het kost

De integratie zelf is bij vrijwel alle aanbieders inbegrepen. Je betaalt het abonnement: marktconform 15 tot 50 euro per gebruiker per maand, afhankelijk van pakket, belminuten en functies zoals opname en wachtrijen. Nummerbehoud kost soms eenmalig een klein bedrag.

De inrichting is licht: reken op een dagdeel voor de koppeling, de nummeropschoning en de automatiseringen eromheen. Vergelijk dat met wat handmatig loggen kost, of eerlijker: wat niet-loggen kost. De verloren leads door vergeten terugbelacties zijn de duurste post op deze rekening. Wil je het totaalplaatje van je implementatie, gebruik dan de kostencalculator onderaan deze pagina.

Veelgestelde vragen