Migreren vanuit Dynamics 365

De aanleiding is bijna altijd dezelfde. Dynamics kan alles, maar het verkoopteam gebruikt het niet. Records bijwerken duurt te lang, de schermen staan vol velden die niemand kent, en aanpassingen vragen een consultant. Pipedrive is het tegenovergestelde: smal, snel en door het team zelf te beheren. De migratie is dus geen kopie, maar een bewuste versimpeling.

Doorlooptijd

4 tot 8 weken

Kosten begeleid

2.500 tot 6.000 euro

Grootste klus

processen terugbrengen tot stages

Wat neem je mee en wat niet

Begin met een lijst van je entiteiten en het aantal records per entiteit. Die lijst bepaalt de omvang van je migratie. De kern is klein.

Dit neem je mee:

• Accounts met naam, website, adres, telefoonnummer en eigenaar.
• Contacten met naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
• Open verkoopkansen met bedrag, fase, verwachte sluitdatum en eigenaar.
• Gewonnen verkoopkansen van de laatste twee tot drie jaar.
• Open leads die nog opgevolgd worden.
• Notities met inhoud die iemand nog nodig heeft.

Dit laat je achter:

• Custom entiteiten zonder verkoopfunctie. Beoordeel per entiteit waar de data heen moet.
• Business process flows, workflows en Power Automate stromen. Die bouw je opnieuw of niet.
• De rechtenstructuur met business units en beveiligingsrollen.
• Gesloten activiteiten en e-mailhistorie. Koppel je mailbox opnieuw aan Pipedrive.
• Velden die door plugins of integraties gevuld werden en nu wees zijn.

Entiteiten en option sets vertalen

Dynamics bouwt op entiteiten, tegenwoordig tabellen genoemd. Naast de standaardset staan er in de meeste omgevingen custom entiteiten. Pipedrive heeft een vaste, kleine set objecten. Elke custom entiteit heeft dus een expliciete bestemming nodig: custom velden op een Pipedrive-object, een apart systeem, of het archief.

Option sets vragen eigen aandacht. In de database staat een numerieke waarde, op het scherm staat een label. Exporteer je via geavanceerd zoeken naar Excel, dan krijg je de labels en dat is wat je wilt. Haal je data rechtstreeks uit Dataverse, dan kun je de nummers krijgen. Controleer dit vroeg, want een kolom vol nummers zonder legenda is waardeloos.

Statusvelden zijn dubbel opgebouwd: een status en een statusreden. Een verkoopkans is open, gewonnen of verloren, met daaronder een reden. Dat past goed op Pipedrive: open deals in de pipeline, gewonnen en verloren als dealstatus, en de reden in het veld verloren-reden.

Veldmapping naar Pipedrive

Records in Dynamics kunnen eigendom zijn van een team. Pipedrive kent alleen personen als eigenaar. Wijs die records vooraf toe aan de accountverantwoordelijke, anders belandt alles bij degene die de import uitvoert.

Valkuilen bij Dynamics 365

De fase staat niet altijd op de verkoopkans

In veel omgevingen leeft de voortgang in de business process flow, niet in een veld op de verkoopkans zelf. Controleer waar de fase echt staat voordat je exporteert. Anders importeer je deals zonder bruikbare stage.

Zoekvelden exporteren als naam

Lookup-velden komen in Excel als weergavenaam. Twee accounts met dezelfde naam leveren gekruiste koppelingen op. Ontdubbel accountnamen vóór de export, of neem het account-id als extra kolom mee.

De omgeving leeft door

Power Automate stromen en plugins blijven draaien tijdens je migratieperiode. Zet stromen die mails sturen of records aanmaken uit zodra het team overstapt. Vergeet ook de koppelingen met Outlook niet, anders sync je mail naar twee systemen.

Te veel meenemen

Dit is de klassieker. Een Dynamics-omgeving bevat jaren aan verplicht gevulde velden. Slechts een fractie stuurt ooit een beslissing. Neem per veld alleen mee wat een rapportage of werkproces voedt. Dezelfde fout in andere vormen staat in de zeven fouten die implementaties nekken.

Het stappenplan

1. Inventariseer entiteiten, velden, option sets en process flows.
2. Ontwerp de Pipedrive-inrichting: pipelines, stages, veldenset, rechten.
3. Exporteer accounts, contacten, verkoopkansen en leads per entiteit naar Excel.
4. Maak de bestanden schoon: labels controleren, eigenaren toewijzen, ontdubbelen.
5. Doe een proefimport met vijftig records en controleer elke koppeling.
6. Importeer in de volgorde organisaties, personen, deals, leads.
7. Bouw de nuttige automatiseringen opnieuw en koppel mail en agenda.
8. Zet stromen in Dynamics uit en de omgeving op alleen lezen.

Werk je in fasen, gebruik dan het implementatieplan in zes fasen als ruggengraat. Een Dynamics-migratie vult vooral fase twee en drie zwaarder in dan gemiddeld.

Doorlooptijd en kosten

Reken op vier tot acht weken. Dat is langer dan de meeste migraties, omdat de inventarisatie en het vertaalwerk zwaarder zijn. De import zelf is uiteindelijk een klein deel van het werk.

Voor begeleiding is 2.500 tot 6.000 euro een marktconforme bandbreedte. Onderin zit een omgeving die dicht bij de standaard is gebleven. Bovenin zitten omgevingen met veel custom entiteiten en processen. Vergelijkbaar zwaar is een overstap vanuit Salesforce, die beschreven staat in de Salesforce-migratiegids.

Zelf doen raden we bij Dynamics zelden aan. Niet omdat de export moeilijk is, maar omdat de ontwerpkeuzes bepalen of het nieuwe systeem gaat leven. Weeg het af met de rekensom voor zelf doen of uitbesteden.

Veelgestelde vragen