Wat is een webhook?

Werking

Pipedrive stuurt bij een gebeurtenis een bericht

Nodig

een webadres dat het bericht ontvangt

Typisch gebruik

deal gewonnen, dus factuur aanmaken

De definitie in gewone taal

Een webhook is een automatisch bericht dat Pipedrive verstuurt zodra er iets gebeurt. Wordt een deal gewonnen, dan stuurt Pipedrive direct een pakketje gegevens naar een adres dat jij hebt opgegeven. Dat adres heet een endpoint en is gewoon een webadres.

Het verschil met een gewone koppeling zit in de richting. Bij een normale API-aanroep vraagt de andere kant elke vijf minuten of er nieuws is. Dat heet pollen en het kost capaciteit, ook als er niets is gebeurd. Bij een webhook zegt Pipedrive zelf wanneer er iets is. Dat is sneller en het belast beide kanten minder.

In het bericht zit de gebeurtenis en de gegevens van het object. Bij een gewonnen deal krijgt de ontvanger dus het dealnummer, het bedrag, de organisatie en de eigenaar. Wat de ontvanger daarmee doet, bepaalt de ontvanger zelf. Pipedrive kijkt niet mee en wacht ook niet op een antwoord.

Waarom het ertoe doet

Webhooks maken werk direct zichtbaar in plaats van een kwartier later. Een voorbeeld. Een deal wordt gewonnen om tien over negen. De webhook maakt binnen een seconde de conceptfactuur aan. Hij plaatst een bericht in de teamchat en zet de eerste onboardingtaak klaar. Zonder webhook gebeurt dat pas bij de volgende controleronde.

Ze schelen ook in kosten. Een koppeling die elke vijf minuten kijkt, doet dat bijna negenduizend keer per maand, meestal voor niets. Tools als Make rekenen per bewerking af, dus dat loopt op. Een webhook draait alleen als er echt iets gebeurt, en dat is in de praktijk een fractie van dat aantal.

Het derde voordeel is betrouwbaarheid in de tijd. Bij pollen kun je een wijziging missen als iemand twee keer snel achter elkaar iets aanpast. Een webhook stuurt bij elke wijziging een bericht, dus je mist geen tussenstap. Voor een factuurkoppeling of een statusveld is dat het verschil tussen kloppen en bijna kloppen.

Zo stel je het in Pipedrive in

Je vindt webhooks onder de instellingen bij tools en apps. Het instellen duurt een paar minuten.

• Kies de gebeurtenis, bijvoorbeeld een gewijzigde deal of een nieuwe persoon. Kies zo smal mogelijk, want elk bericht dat je niet nodig hebt, is ruis.
• Plak het ontvangstadres. Werk je met Make of Zapier, dan geeft die tool je dat adres. Zie Make of Zapier voor Pipedrive voor de keuze tussen beide.
• Beveilig het adres. Zet er een gebruikersnaam en wachtwoord op, of laat de ontvanger een geheim meesturen. Anders kan iedereen die het adres kent nepgegevens sturen.

Test daarna met één echte deal en kijk of het bericht aankomt. Wat je verder nog nodig hebt om veilig te koppelen, staat in wat is een API-sleutel. Formulieren op je site werken vaak in de omgekeerde richting. Die opzet lees je in Pipedrive koppelen aan je website.

Waar het misgaat

De eerste fout is te breed abonneren. Abonneer je op elke wijziging van elke deal, dan komen er duizenden berichten per dag binnen. Daarvan heb je er tien nodig. Filter direct bij de ontvanger op het veld dat je interesseert, en niet pas drie stappen later.

De tweede fout is de lus. Je koppeling schrijft iets terug naar Pipedrive, wat opnieuw een webhook veroorzaakt, die weer terugschrijft. Zet daarom een controle in die wijzigingen van de koppelingsgebruiker negeert. Geef die gebruiker een eigen account, zoals beschreven in rechten en zichtbaarheid.

De derde fout is aannemen dat bezorging altijd lukt. Een server die even offline is, mist het bericht en Pipedrive stopt na een aantal pogingen. Draai daarom eens per nacht een controle die de laatste vierentwintig uur vergelijkt. Zo vind je stille gaten voordat je boekhouding ze vindt.

Veelgestelde vragen