Wat is een datamodel?

Vier objecten

organisatie, persoon, deal en activiteit

Bepaalt

waar een veld thuishoort

Kies vooraf

wat een deal is en wanneer hij ontstaat

De definitie in gewone taal

Een datamodel beschrijft welke soorten gegevens je vastlegt en hoe die aan elkaar hangen. Je bepaalt welke objecten er zijn, welke velden bij elk object horen en welke relaties ertussen bestaan. Het is dus geen technische bijzaak, maar de vertaling van je manier van werken naar een systeem.

Een voorbeeld maakt het concreet. Een aannemer verkoopt aan een bouwbedrijf, maar praat met een projectleider over een specifiek project. Het bouwbedrijf is de organisatie, de projectleider is de persoon en het project is de deal. Het belletje van dinsdag is een activiteit. Vier lagen, elk met een eigen rol.

Het model beantwoordt vooral de vraag waar iets hoort. Het btw-nummer hoort bij de organisatie, want het verandert niet per project. De gewenste opleverdatum hoort bij de deal, want die verschilt per project. Die keuze lijkt klein. Ze bepaalt straks of je rapportage klopt of niet.

Waarom het ertoe doet

Een fout in je model kost later veel werk. Een rekenvoorbeeld. Stel, je legt de branche vast op de deal in plaats van op de organisatie. Een klant met acht deals krijgt dat veld dus acht keer. Bij tweehonderd klanten met gemiddeld drie deals typt je team zeshonderd keer iets in dat tweehonderd keer had gekund.

Erger is de rapportage. Zodra iemand bij één deal een andere branche kiest, telt die klant in twee categorieën mee. Je omzetverdeling per branche klopt dan niet meer, en niemand ziet waarom. Herstellen kost een export, een opschoning en een herimport, meestal een paar dagen werk.

Een goed model levert het omgekeerde op. Je typt minder, je rapporten kloppen en een koppeling weet precies waar hij zijn gegevens moet laten. Ook je opschoning wordt eenvoudiger, want dubbele organisaties herken je pas als organisaties consequent op dezelfde manier zijn vastgelegd. Zie dataschoonmaak en ontdubbelen.

Zo ziet het model in Pipedrive eruit

Pipedrive werkt met een vast model dat je niet zelf kunt omgooien. Dat is een voordeel, want het dwingt eenvoud af.

• De organisatie is het bedrijf. Personen hangen eraan. De deal hangt aan een organisatie en aan een persoon. Activiteiten hangen aan een deal, een persoon of een organisatie.
• Leads staan apart in de Leads-inbox en worden pas een deal na kwalificatie. Zie de lead inbox gebruiken voor die overgang.
• Producten hang je aan een deal, zodat je ziet wat er verkocht is. De opzet staat in producten en prijzen inrichten.

Voordat je één veld aanmaakt, beantwoord je drie vragen. Wat is bij ons een deal? Wanneer ontstaat hij? En wanneer is hij gewonnen? Pas daarna bepaal je de velden, volgens de aanpak uit custom velden inrichten.

Denk ook vooruit over je koppelingen. Een boekhoudpakket zoekt klanten op btw-nummer of klantnummer, dus dat veld hoort bij de organisatie en moet uniek zijn. Bepaal per systeem welk veld de koppelsleutel wordt en leg dat vast. Doe je dat achteraf, dan begin je met een opschoning van je hele bestand.

Waar het misgaat

De klassieke fout komt uit een spreadsheet. In Excel staat alles op één rij, dus alles belandt bij import op de deal. Klantgegevens raken versnipperd over honderden deals en zijn daarna nauwelijks te herstellen. Splits je bestand dus vooraf, zoals beschreven in migreren vanuit Excel.

De tweede fout is het model rekken tot het scheurt. Een extra pipeline voor elk product, een veld voor elke uitzondering. Na een jaar heeft niemand meer overzicht en vult iedereen alleen nog het bedrag in. Voeg alleen iets toe als je kunt aanwijzen welk rapport erop rust.

De derde fout is losse tekst in plaats van velden. Afspraken in notities zijn onvindbaar en niet te tellen. Wil je erop filteren of rapporteren, dan moet het een veld zijn. Wil je het alleen kunnen teruglezen, dan mag het een notitie blijven. Die keuze maak je bewust en één keer.

Veelgestelde vragen