Pipedrive account instellen: je eerste uur en je team

Een nieuw Pipedrive-account voelt als leeg papier en nodigt uit tot meteen een pipeline tekenen. Dat is de verkeerde volgorde. Alles wat je daarna aanmaakt, erft iets van de instellingen eronder: de valuta van een deal, de tijdzone van een activiteit, de eigenaar van een persoon. Wie die laag overslaat, repareert later records in plaats van instellingen.

Eerste uur

bedrijf, valuta, tijdzone, gebruikers

Beheerders

twee, de rest gewone gebruikers

Volgorde

instellingen vóór pipeline en velden

Wat je instelt voordat je iets aanmaakt

Open de bedrijfsinstellingen en loop ze van boven naar beneden langs. De namen van menu's verschillen per taal en versie, dus kijk in jouw account waar elk onderdeel staat. Het gaat om vijf dingen die records later overnemen, en die je in één sessie vastlegt.

Valuta, tijdzone en datumnotatie: waarom records dit erven

Een deal kent zijn eigen valuta. Staat de standaard bij het aanmaken van je account niet op euro, dan begint elke nieuwe deal in een andere valuta dan je offerte. De eerste verkoper merkt dat niet, want 5.000 ziet er hetzelfde uit als 5.000. Pas in het dashboard klopt de som niet. Controleer dit daarom als eerste, nog voor er een gebruiker is.

Verkoop je in meer dan één valuta, leg dan nu vast welke valuta de rapportagenorm is. Zet die in je interne afspraken en niet alleen in het hoofd van de beheerder. Voor omrekening gebruikt Pipedrive wisselkoersen die je zelf kunt beheren: controleer in jouw versie hoe die werken voordat je ze voor omzetrapportages gebruikt.

Tijdzone lijkt een detail. Het wordt een probleem bij teams met mensen in meerdere landen, of bij activiteiten die een verkoper om half negen laat bellen terwijl ze om half tien zijn bedoeld. Controleer de tijdzone van het bedrijf én van elke gebruiker.

Gebruikers één voor één uitnodigen: wie eerst

Nodig eerst de twee beheerders uit en laat die de rest van de instellingen controleren. Daarna volgen de verkopers, als laatste de mensen die alleen meekijken. Zo zit er altijd iemand aan het stuur die weet wat de rechtenset betekent voordat er veertien mensen met een uitnodiging in hun mail zitten.

Eén voor één uitnodigen klinkt omslachtig en is het ook, ongeveer een minuut per persoon. Het voordeel: bij elke uitnodiging kies je bewust de rechtenset en het team. Het alternatief is dat iedereen met dezelfde standaard binnenkomt en je daarna veertien keer gaat corrigeren. Zijn het er meer dan vijftien, dan loont het om te kijken of het uitnodigingsscherm in jouw versie meerdere adressen tegelijk accepteert.

Gebruik werkmailadressen en geen gedeelde mailboxen. Een gedeeld adres als verkoop@jouwbedrijf.nl geeft je geen eigenaar op een deal, geen persoonlijke agenda en geen bruikbare rapportage per persoon. Elke licentie hoort bij één mens.

Toegang, rechtensets en zichtbaarheidsgroepen: drie lagen

Het helpt om toegang op te delen in drie vragen. Wat mag deze persoon doen? Dat is de rechtenset. Wat mag deze persoon zien? Dat is de zichtbaarheid, per item of via groepen. En bij welk team hoort deze persoon? Dat bepaalt filters en rapportage.

Begin met één rechtenset voor verkopers en één voor beheerders, en voeg pas iets toe als een rol echt anders werkt. Welke instellingen binnen een rechtenset beschikbaar zijn, en welke zichtbaarheidsgroepen je mag aanmaken, hangt af van je abonnement. Controleer het in je account en bouw niets in je plan dat je abonnement niet kent. De volledige uitleg staat in rechten en zichtbaarheid regelen.

Een team van vijf met één manager, uitgewerkt

Situatie één. Een adviesbureau met een directeur, twee senior consultants, een office manager en een stagiair. De directeur wil alles zien, de stagiair hoeft alleen de eigen lijst te kennen en de office manager regelt de administratie.

• Beheerders: de directeur en de office manager. De directeur kijkt, de office manager doet het beheer.
• Rechtenset Verkoop voor de twee consultants: aanmaken en bewerken, geen verwijderen en geen exporteren.
• De stagiair krijgt een beperktere set. Zichtbaarheid van deals blijft wel open, zodat hij niet per ongeluk een organisatie aanmaakt die al bestaat.
• Eén team Verkoop, zodat filters en doelen later kloppen.

Situatie twee. Een installatiebedrijf dat uit Excel komt en tien verkopers heeft. De eigenaar wil dat iedereen meteen kan werken en maakt iedereen beheerder. Verwijdert één van hen later een veld waar een dashboard op rustte, dan weet niemand wie het deed. Dezelfde tien mensen als gewone gebruiker met één rechtenset hadden hetzelfde werk gedaan zonder het gat.

Wat je beter niet meteen instelt

Een paar dingen lijken bij het eerste uur te horen en horen er niet. E-mailsync per gebruiker laat je wachten tot je weet wie welke mail gedeeld wil hebben, zie e-mailsync en templates. Dashboards bouw je als er data is. Doelen stel je in nadat je winkansen per fase hebt vastgesteld.

Ook geen eigen activiteittypes of tientallen labels aanmaken voordat iemand het systeem gebruikt. Wat je niet kunt toetsen, bouw je op gevoel. Wacht twee weken, kijk wat verkopers missen en voeg dan toe.

Veelgemaakte fouten in het eerste uur

De fout die het vaakst gemaakt wordt, is iedereen als beheerder uitnodigen omdat het gemakkelijk is. Het kost niets op dag één en veel op dag negentig. Draai het later niet terug met een mail waarin je het rechtenbeleid uitlegt: stel het meteen goed in.

De valuta niet controleren

De som in je dashboard klopt niet en niemand weet waarom. Dit is binnen een minuut te voorkomen en binnen een week een discussie.

Gebruikers uitnodigen zonder team

Zonder team kun je later niet filteren op afdeling of doelen per groep zetten. Een team toewijzen bij de uitnodiging kost geen extra tijd.

Een testgebruiker laten staan

Een account waarmee je de rechten hebt getest, blijft een licentie kosten en een toegangsdeur. Deactiveer het, ook als het account alleen jouw eigen testmail was.

Het eerste uur als checklist

• Bedrijfsnaam en taal kloppen met je offerte.
• Standaardvaluta staat op wat je in offertes gebruikt.
• Tijdzone en datumnotatie zijn gecontroleerd voor het bedrijf en per gebruiker.
• Twee beheerders zijn uitgenodigd en hebben ingelogd.
• Verkopers hebben één rechtenset zonder verwijderen en exporteren.
• Elke gebruiker zit in een team.
• Er staat geen testaccount actief.

Test de uitkomst met een gewone gebruiker. Log in met het account van een verkoper en probeer te verwijderen, te exporteren en een instelling te openen. Lukt dat niet, dan staat het goed. Lukt het wel, dan weet je precies wat je opnieuw moet doen.

Daarna: pipeline en velden

Met de instellingen op orde bouw je het verkoopproces. De volgorde staat in de zes stappen van een implementatie, de fases in pipelines ontwerpen. Twijfel je of je dit zelf wilt doen, lees dan eerst zelf doen of uitbesteden en wat een implementatie kost.

De grens van deze pagina: ze gaat uit van één account met één bedrijf en gewone rechten. Meerdere vestigingen met eigen zichtbaarheid, koppelingen op gebruikersniveau of een SSO-wens vragen een ander plan. Dat is werk voor een begeleid traject bij Pipedrive Partner. Sales Surge voert zowel de standaardinrichting als dat traject uit, dus wij zijn hier niet onafhankelijk. Past je situatie bij de basis, dan kun je hem samenstellen via Begin met mijn inrichting. Een consultant controleert het plan voordat scope en prijs volgen.

Veelgestelde vragen