Pipedrive velden: type, verplicht en groepen kiezen

De gids over custom velden gaat over welke velden je nodig hebt. Deze pagina gaat over hoe je ze instelt: welk type, wat verplicht betekent en hoe je ze groepeert. De meeste fouten die je later in een rapport ziet, zijn in de eerste tien minuten bij het aanmaken van een veld gemaakt.

Type kiezen

op basis van het rapport, niet de invoer

Verplicht

alleen wat bij aanmaken bekend is

Groepen

in de volgorde waarin je team invult

Eerst de vraag, dan het veld

Een veld is een vraag die elke verkoper bij elke deal opnieuw beantwoordt. Zet daarom eerst de vraag op papier, in de vorm waarin je het antwoord later wilt lezen. "Hoeveel omzet komt uit verwijzingen?" levert een keuzeveld Herkomst op. "Wanneer wil de klant starten?" levert een datumveld op. Wie begint met een veldnaam, eindigt bijna altijd met een tekstveld.

De toets uit de gids over velden geldt hier ook: noem het rapport, het filter of de automatisering. Pas daarna kies je het type.

De veldtypes en waar je ze voor gebruikt

De namen en de beschikbare typen kunnen per versie verschillen, dus controleer de lijst in jouw account. De indeling hieronder is de keuze die wij in de praktijk maken.

Waarom je een veldtype niet achteraf wijzigt

Pipedrive biedt een omzetting tussen sommige typen, met voorwaarden. Reken er niet op dat het veilig gaat zodra er data in staat. Een tekstveld met "ongeveer 20" omzetten naar een getal laat je met honderd lege waarden of een afgekapt cijfer achter.

De werkbare route bij een verkeerd gekozen type is dus: maak een nieuw veld met het goede type, vul het via een bulkbewerking of import vanuit een export van het oude veld, en verberg het oude veld pas daarna. Dat is werk dat met het aantal deals groeit. Een minuut nadenken bij het aanmaken is goedkoper.

Verplichte velden: wat ze wel en niet afdwingen

Een verplicht veld blokkeert het opslaan of verplaatsen van een record in het scherm zolang het leeg is. Dat is de hele belofte. Het is geen garantie dat het record gevuld is, want records komen ook binnen via een import, een koppeling of een automatisering. In de kennisbank van Pipedrive staat dit per onderdeel beschreven. Controleer het in jouw versie en test het.

Voor de inrichting betekent dit drie dingen. Eén: verplicht alleen wat een verkoper op dat moment kan weten. Een verplichte "Reden verloren" bij Verloren is goed, een verplichte "Beslisser" bij de eerste fase niet. Twee: maximaal één of twee velden per fase, anders leren mensen "n.v.t." typen. Drie: bij een koppeling met je website of boekhouding vul je het veld in de koppeling zelf, niet in de hoop dat de gebruiker het later corrigeert.

Formulevelden en wat je ervoor nodig hebt

Met een formuleveld laat Pipedrive een waarde berekenen uit andere velden, bijvoorbeeld de marge uit verkoopprijs en inkoopprijs, of het aantal dagen tot de einddatum. Of je dit kunt gebruiken, hangt af van je abonnement. Controleer het in je account voordat je een rapport op een formule bouwt.

Wat je altijd nodig hebt: invoervelden van het goede type. Een formule over twee tekstvelden rekent niet, een formule over een leeg getalveld geeft nul of niets. Maak de invoervelden dus eerst af en toets daarna de formule met drie echte deals. En houd formules klein: een formule die niemand kan uitleggen in één zin, wordt een bron van onverklaarbare getallen.

Veldgroepen en de volgorde in de detailweergave

In de detailweergave van een deal staan velden onder elkaar. Zonder groepering komt een veld terecht waar het is aangemaakt en niet waar het wordt gebruikt. Met veldgroepen kun je de velden bundelen onder een kop, zodat een verkoper bij de voorstelfase precies het blok Voorstel ziet. Of groepen in je plan beschikbaar zijn, controleer je in je account.

Een bruikbare indeling volgt het werk, niet het onderwerp. Een blok Kwalificatie met budget, beslisser en tijdlijn. Een blok Voorstel met dienst, startdatum en betalingsafspraak. Een blok Intern met herkomst en bron. Zet de velden die altijd gevuld moeten zijn bovenaan, en de velden die je slechts af en toe nodig hebt onderaan. Mensen lezen van boven naar beneden en stoppen waar het saai wordt.

Een uitgewerkte set voor een dienstverlener

Situatie één. Een bureau dat vaste trajecten verkoopt aan het mkb en wekelijks een stroom aanvragen krijgt. Een set die gevuld blijft:

• Deal, enkelvoudig keuzeveld Herkomst: Website, Verwijzing, Beurs, Bestaande klant. Verplicht bij aanmaken.
• Deal, enkelvoudig keuzeveld Traject: Quick scan, Basis, Uitgebreid. Voedt omzet per traject.
• Deal, datumveld Gewenste start. Belangrijk veld vanaf de voorstelfase, niet verplicht.
• Deal, geldveld Eenmalige kosten en getalveld Aantal maanden beheer. Samen de basis voor de waarde.
• Organisatie, enkelvoudig keuzeveld Branche en tekstveld KvK-nummer.

Situatie twee. Een groothandel waar de administratie bij elke deal vraagt om het factuuradres. Zet het adres niet als verplicht veld op de deal maar op de organisatie, en laat het pas verplicht worden bij de fase Akkoord. Eerder vragen levert vooral verzonnen adressen op.

Velden tonen in het formulier Deal toevoegen

Wat in het formulier Deal toevoegen staat, bepaalt hoe een deal begint. Zet daar alleen de velden die iemand op dat moment kan beantwoorden: titel, organisatie, persoon, herkomst en waarde. Alles wat later komt, komt in de detailweergave. Een lang startformulier leidt tot deals die niet worden aangemaakt, of tot deals met een verzonnen waarde "zodat het formulier dicht kan".

Hoe je instroom van buiten via een formulier laat landen, staat in lead of deal.

Wat je opruimt na drie maanden

Plan na drie maanden een uur. Filter per veld op leeg en kijk naar het percentage. Onder de vijftig procent gevuld: kies of je het veld belangrijk maakt, verplicht in een fase zet, of verwijdert. Controleer ook de optielijsten op dubbele waarden die hetzelfde betekenen, en voeg ze samen.

Verwijder niets blind. Exporteer de waarden eerst, of verberg het veld een kwartaal. Mist niemand het, dan mag het weg. Wat daarna overblijft, is de set waar je rapporten en dataschoonmaak op kunnen rusten.

De grens: veldontwerp voor een eenvoudige verkoopstroom kun je zelf, en de basisinrichting bij Pipedrive Inrichten werkt met geselecteerde dealvelden. Heb je veel gerelateerde objecten, tientallen velden per afdeling of een datamodel dat met een ander systeem moet matchen, dan is dat een begeleid traject, zoals beschreven in wat een datamodel is. Wil je de standaardset laten controleren? Gebruik dan Begin met mijn inrichting. Sales Surge voert die inrichting zelf uit.

Veelgestelde vragen