Formulierinzending in Pipedrive: lead of deal?

Wie een webformulier aan Pipedrive koppelt, moet een keuze maken die de koppeling zelf niet voor je maakt: wat is een inzending? Is het een naam om te beoordelen of een kans om op te sturen? Die keuze bepaalt of je pipeline over drie maanden nog iets zegt over je verkoop.

Standaard

lead, tenzij het verzoek concreet is

Keuze per

bron en niet per formulier

Opvolgtermijn

twee werkdagen is haalbaar

Het verschil tussen een lead en een deal

Een lead is een kans die nog niemand heeft beoordeeld. Hij staat in de leads inbox, hangt aan een persoon of organisatie en heeft een eigen titel en label. Een deal is een kans waar je op stuurt: hij staat in een fase met een winkans en een waarde, en telt mee in je conversiecijfers.

Die scheiding is geen administratie. Je pipeline is een meetinstrument, en een meetinstrument werkt alleen als wat erin zit van dezelfde soort is. Een nieuwsbriefaanmelder in fase één naast een offertetraject van veertigduizend euro maakt elke fase-conversie betekenisloos. Meer over de rol van de inbox staat in de lead inbox goed gebruiken.

Wanneer een inzending een lead hoort te zijn

Een inzending is een lead als iemand van je team nog moet beoordelen of er iets te verkopen valt. Het contactformulier met een vrij tekstveld. Een whitepaperdownload. Een aanmelding voor een webinar. Een "bel mij terug" zonder verdere context. In al die gevallen weet je niet of de afzender budget, behoefte of beslissingsbevoegdheid heeft.

Het voordeel van de inbox is dat een lead niets kapotmaakt als hij niets wordt. Je archiveert hem met een reden en je pipeline blijft schoon. Een deal die niets wordt, moet je verliezen, en dan staat er een verloren deal in je cijfers die nooit een kans was.

Wanneer een inzending meteen een deal mag zijn

Direct een deal kan als de inzending zelf al de kwalificatie is. Een offerteaanvraag via een formulier waarin iemand kiest voor een pakket, een aantal gebruikers en een gewenste startdatum. Een verzoek van een bestaande klant voor een uitbreiding. Een aanvraag via een partner die al een intake heeft gedaan.

De toets is simpel: zou je een verkoper binnen een dag bellen met een voorstel? Dan is het een deal. Moet je eerst uitzoeken wat iemand eigenlijk wil, dan is het een lead. Twijfel je, kies dan de lead. Een lead converteren kost een klik, een deal weghalen uit je statistieken kost een discussie.

Een lead moet aan een persoon of organisatie hangen

Pipedrive vraagt bij een lead om een persoon of een organisatie. Een formulier dat alleen een e-mailadres oplevert, moet dus eerst een persoon aanmaken of koppelen. Doe je dat niet, dan faalt de aanroep of de lead blijft zonder bruikbare naam in de inbox staan.

Daar zit de tweede keuze: matchen op e-mailadres. Bestaat de persoon al, koppel de lead dan aan dat bestaande record. Anders krijg je bij elk formulier een dubbele persoon, en dubbelen zijn de moeilijkst op te ruimen vervuiling die er is. De opruimmethode staat in dataschoonmaak en ontdubbelen.

Een voorvoegsel in de titel: bron zichtbaar houden

De titel van een lead of deal is het eerste wat een verkoper ziet. Zet daar de bron in als voorvoegsel, bijvoorbeeld [Offerte], [Contact] of [Webinar], gevolgd door de naam van het bedrijf. Het kost niets en maakt de inbox in één oogopslag sorteerbaar.

Het voorvoegsel is aanvullend op een bronveld, niet in plaats daarvan. Voor rapportage gebruik je het keuzeveld, zoals beschreven in leadattributie. Het voorvoegsel is voor mensen.

Drie bronnen, drie keuzes

Een bureau dat drie formulieren op de site heeft, zou het zo kunnen inrichten. Het principe geldt voor elke site.

Het laatste is de keuze die het meest wordt overgeslagen. Niet elke inzending hoort in Pipedrive als werk. Wie elke aanmelding als lead binnenhaalt, bouwt de inbox van een postbus. Zie ook formulieren die in je CRM landen.

Wat er in je lead inbox mis kan gaan

Situatie één. Een dienstverlener met een contactformulier en een offerteformulier laat beide als deal binnenkomen, omdat dat sneller voelt. Binnen een kwartaal staat de helft van fase één vol met mensen die een brochure wilden. De winkans per fase is niet meer te vertrouwen en verkopers beginnen deals zelf te verplaatsen om de lijst op te schonen.

Situatie twee. Hetzelfde bedrijf draait het om: alles als lead, ook de offerteaanvragen met een gekozen pakket. Die wachten drie dagen in de inbox omdat niemand de inbox als urgent ziet. De klant had al een offerte van de concurrent.

De fout die het vaakst gemaakt wordt: de koppeling is gebouwd, getest met één formulier en nooit meer bekeken. Vul zelf een inzending in met een testadres, kijk in Pipedrive of er een record staat met gevulde velden, en doe dat opnieuw na elke wijziging aan de site.

Zo converteer je een lead zonder gegevens te verliezen

Converteren maakt van de lead een deal en neemt de gekoppelde persoon en organisatie mee. Notities en activiteiten blijven bij het record. Wat je zelf moet controleren, is of de velden die op de lead stonden ook op de deal bestaan. Leads en deals delen velden, maar controleer in jouw versie of alles wat je nodig hebt de conversie overleeft.

• Controleer vooraf: persoon, organisatie, bron en waarde zijn ingevuld.
• Kies de juiste pipeline en fase. Een lead met een concreet verzoek start in fase twee, niet in één.
• Zet direct een vervolgactiviteit op de nieuwe deal.
• Haal een lead die je niet converteert uit de inbox met een reden.

De grens: dit is de standaard. Heb je meerdere formulieren met verschillende routes, toewijzing per regio of een eigen database waar inzendingen eerst landen, dan is het koppelwerk maatwerk. Pipedrive Partner begeleidt zulke trajecten. Wil je de standaardroute? Stel hem samen via Begin met mijn inrichting, waarna een consultant van Sales Surge het plan controleert. De websitekoppeling zelf staat in Pipedrive koppelen aan je website, het verschil tussen marketing- en verkoopkwalificatie in MQL en SQL uitgelegd.

Veelgestelde vragen