Pipedrive Projecten na een gewonnen deal inrichten

Verkopen eindigt bij een getekende offerte en werken begint dan pas. De plek waar dat misgaat, is de overdracht: de verkoper weet wat is beloofd, de collega die het uitvoert niet. Met Pipedrive Projecten leg je die overdracht vast op dezelfde plek als de verkoop, zodat niemand het in een mail hoeft na te zoeken.

Startmoment

pas bij een gewonnen deal

Sjabloon

taken met relatieve datums

Grens

geen uren, capaciteit of facturen

Deal en project: twee verschillende dingen

Een deal beantwoordt de vraag: gaan we dit werk doen en voor welk bedrag? Een project beantwoordt: wie doet wat en wanneer? De deal heeft fases met winkansen. Het project heeft fases zonder winkans, met taken en een einddatum. Het zijn verschillende objecten met verschillende rapportage, en ze samenvoegen in één pipeline geeft je cijfers waar niemand wat aan heeft.

De deal blijft de bron van wat is afgesproken: waarde, producten, klant. Het project verwijst ernaar. Wijzigt de scope halverwege, dan pas je de deal aan en het project volgt met een nieuwe taak. Zo houd je één plek voor de afspraak en één plek voor het werk.

Wanneer je Projecten nodig hebt en wanneer niet

Je hebt Projecten nodig als na de verkoop meerdere stappen volgen, door meerdere mensen, met een deadline: een implementatie, een bouwtraject, een campagne, een adviesopdracht met opleverdata. Je hebt het niet nodig als de uitvoering één handeling is, zoals een levering. Daar volstaat een activiteit op de deal.

Een bruikbare toets: schrijf op wat er na het winnen gebeurt. Zijn dat vijf of meer stappen, bij meer dan één persoon, met een volgorde? Dan is het een project. Zijn het twee stappen, dan zijn het activiteiten, zoals beschreven in activiteiten en taken structureren.

Een project aanmaken vanuit een gewonnen deal

Het handmatige pad: open de gewonnen deal, kies een nieuw project, selecteer het sjabloon en controleer de startdatum. De deal wordt gekoppeld, zodat de verantwoordelijke de afspraken met één klik terugvindt. De exacte knoppen kunnen per versie verschillen, controleer ze in jouw account.

Handmatig werkt tot ongeveer tien gewonnen deals per maand. Daarboven vergeet iemand het project aan te maken, en de klant merkt dat. Dan wil je een automatisering.

Projectsjablonen met relatieve datums

Een sjabloon is het gereedschap waarmee Projecten het bespaart. Je legt de fases en taken één keer vast, met datums die relatief zijn aan de startdatum: taak één op dag nul, taak twee op dag vijf, oplevering op dag veertig. Elke keer dat je een project start, schuift de planning mee met de werkelijke start.

Maak één sjabloon per soort opdracht en geen sjabloon per klant. Drie sjablonen is een goede start: een korte opdracht, een standaardtraject en een uitgebreid traject. Wacht met het maken van een vierde tot een derde sjabloon drie keer met aanpassingen is gebruikt.

Een automatisering die het project aanmaakt

Een automatisering met als trigger "deal gewonnen" kan een project aanmaken met het gekozen sjabloon en de eigenaar van de deal als verantwoordelijke. Of de actie beschikbaar is en hoe de koppeling met sjablonen loopt, controleer je in jouw versie. Test het met een dealtje van een eurocent voordat je het op echte deals loslaat.

De afspraak die erbij hoort: welk sjabloon hoort bij welke deal? Een keuzeveld Type opdracht op de deal dat de automatisering leest, is de eenvoudigste oplossing. Zonder dat veld start elk project met hetzelfde sjabloon en moet iemand het alsnog aanpassen. De bredere set automatiseringen staat in automatiseringen die elke setup nodig heeft.

Velden: wat je overneemt en wat nieuw is

Een uitgewerkt voorbeeld voor een adviesopdracht

Situatie één. Een adviesbureau wint een opdracht van twaalf weken. De deal heeft het keuzeveld Type opdracht met de waarde Advies, en de automatisering start bij Won het sjabloon Adviestraject. Daarin staan: kick-off op dag nul, intakegesprekken op dag vijf tot tien, tussenrapportage op dag veertig, eindrapport op dag zeventig. De consultant die de deal won, is niet noodzakelijk de projectleider, dus de overdrachtstaak "Afspraken doornemen met projectleider" staat bovenaan.

Situatie twee. Een marketingbureau verkoopt per campagne. Elk project heeft vaste fases als Briefing, Productie en Oplevering. Hier is het sjabloon de belofte aan de klant: voor elke fase staat een deadline die de verkoper in de offerte heeft genoemd. Verschuift de klant de start, dan schuift alles mee zonder dat iemand datums hoeft te herschrijven. Branche-uitwerkingen staan in Pipedrive voor consultants en Pipedrive voor marketingbureaus.

Waar Projecten ophoudt: uren, capaciteit en facturatie

Projecten is een overdrachts- en takenlaag. Het houdt niet bij hoeveel uren iemand werkte, of er genoeg capaciteit is volgende maand of wat je moet factureren. Voor uren gebruik je een urenregistratietool, voor capaciteit een planning en voor facturen je boekhouding, zoals Moneybird of Exact Online. De deal levert de bedragen, de koppeling met je boekhouding levert de factuur.

Dat is geen gebrek, het is een scheiding. Wil je uren, capaciteit en facturatie verbinden met de verkoopdata, dan is dat een integratieproject en geen inrichtingsstap. Daarvoor bestaat het begeleide traject bij Pipedrive Partner.

Beschikbaarheid per abonnement

Of Projecten bij je plan hoort, wat het kost en welke onderdelen je erin krijgt, hangt af van je abonnement. Controleer het in je account en in de actuele kennisbank van Pipedrive. Bouw je inrichtingsplan pas als je dat weet: een proces dat leunt op een onderdeel dat je niet hebt, is een proces dat niemand gebruikt.

Past de standaard bij je? Dan kun je Projecten meenemen in je plan via Begin met mijn inrichting. Sales Surge voert de inrichting uit en een consultant controleert het plan voordat scope en prijs volgen. Welke afspraken je in de offerte vastlegt, en dus aan het project meegeeft, staat in offertes met Smart Docs.

Veelgestelde vragen