Pipedrive voor consultants en adviesbureaus

Consultants halen het meeste werk uit hun netwerk: oud-klanten, doorverwijzingen en mensen die van baan wisselen en je meenemen. Koude acquisitie is de uitzondering. Dat maakt het verkoopproces stil en lang. Er gebeurt maandenlang niets meetbaars, en dan ineens is er een vraag die binnen twee weken een voorstel verwacht.

Herkomst opdrachten

vooral netwerk en vervolgwerk

Pipelinegrens

alleen concrete opdrachten zijn deals

Sleutelmoment

de evaluatie na elke opdracht

Wat is anders bij advieswerk

De dealcyclus heeft geen vast ritme. Een kleine opdracht bij een bekende klant is in een week rond. Een strategisch traject bij een nieuwe organisatie kan een half jaar duren, met lange stiltes tussen de gesprekken. Beslissen doet meestal een directeur of manager die persoonlijk vertrouwen zoekt, soms met inkoop erbij voor de voorwaarden.

De persoon weegt zwaarder dan de organisatie. Je verkoopt aan mensen die je kennen, en die mensen verhuizen. Een contactpersoon die naar een ander bedrijf vertrekt is geen verloren relatie maar een nieuwe kans. Je CRM moet die verhuizing aankunnen zonder de historie te breken.

Wat knelt in een generiek CRM: het kent alleen deals, terwijl het echte kapitaal in relaties zit die nu even geen deal zijn. Wie alles in de pipeline zet, krijgt een lijst wensdromen. Wie alleen deals bijhoudt, vergeet zijn netwerk warm te houden. De inrichting moet beide bedienen, elk op de eigen plek.

De pipeline van signaal tot opdracht

Voor een adviesbureau met opdrachten vanaf enkele duizenden euro's werkt deze pipeline van zes fases:

1. Concrete vraag: er ligt een benoemd probleem bij iemand die kan beslissen.
2. Verkennend gesprek gevoerd: probleem, context en urgentie zijn helder.
3. Aanpak besproken: de klant heeft op je voorgestelde richting gereageerd.
4. Voorstel verstuurd: scope, prijs en planning liggen schriftelijk voor.
5. Voorstel besproken: de klant heeft inhoudelijk gereageerd, punten zijn open.
6. Mondeling akkoord: de opdracht is toegezegd, de handtekening volgt.

Alles vóór fase één is bewust geen deal. Interessante contacten, geplande lunches en vage plannen leven als activiteiten op personen en organisaties. Zo blijft de pipeline een forecast in plaats van een geheugensteun. De ontwerplogica achter zulke keuzes staat in pipelines ontwerpen.

Het voorstel is in advieswerk het scharnierpunt. Wie het voorstel pas schrijft na twee goede gesprekken, wint vaker dan wie na één telefoontje gaat offreren. Maak het voorstel daarom vanuit de deal, met de velden al ingevuld, via Smart Docs. Dan zit de laatste versie altijd bij de deal en zie je wanneer de klant hem opent.

Velden en automatiseringen

Automatiseer de stilte weg. Een activiteit Opvolgen vier dagen na elk verstuurd voorstel. Deal rotting op de voorstelfase, zodat een kans die stilvalt rood kleurt. En een terugkerende activiteit per kernrelatie, elk kwartaal, zodat het netwerk niet afkoelt terwijl iedereen declarabel is. De opzet daarvoor staat in activiteiten en taken structureren.

Vervolgopdrachten organiseren

Het goedkoopste nieuwe werk zit bij klanten die je al vertrouwen. Toch verdwijnt dat werk vaak, omdat de consultant na de oplevering doorschuift naar de volgende klus. Bouw het moment in: bij elke gewonnen deal maakt een automatisering een activiteit Evaluatiegesprek aan, gepland rond het einde van de opdracht.

In dat gesprek vraag je naar resultaat, naar wat er bleef liggen en naar wie in het netwerk van de klant met hetzelfde worstelt. Eén op de drie evaluaties levert een nieuwe kans of een introductie op. Registreer die introductie als herkomst op de nieuwe deal, zodat je aan het einde van het jaar ziet wat je netwerk waard is.

Veelgemaakte fouten

De pipeline als adressenboek

Elke interessante ontmoeting wordt een deal van nul euro. Na een jaar staan er tweehonderd kaartjes in fase één en zegt de forecast niets. Relaties zijn activiteiten, geen deals.

Wachten met opvolgen uit beleefdheid

Consultants volgen voorstellen traag op, bang om opdringerig te lijken. Ondertussen beslist de klant. Een afgesproken opvolgmoment in het voorstel zelf lost dit op, plus de automatische activiteit erachteraan.

Uren en sales in één systeem willen

Pipedrive is geen projectadministratie. Wie het probeert, bouwt een halve kopie van bureausoftware en onderhoudt twee slechte systemen. Kom je juist uit zo'n pakket, lees dan de Simplicate-migratiegids over waar de knip hoort.

Geen onderscheid tussen nieuw en bestaand

Als vervolgwerk en acquisitie op één hoop liggen, lijkt de acquisitie beter dan hij is. Het veld Nieuw of bestaand kost niets en maakt je eerste eerlijke rapportage mogelijk.

Veelgestelde vragen