Abonnementen en terugkerende omzet in Pipedrive

Verkoop je abonnementen, dan is een dealwaarde van twaalfduizend euro iets anders dan eenmalig twaalfduizend euro. Het kan duizend euro per maand zijn, of vierduizend voor drie jaar, of een eerste jaar met een tweede jaar erachter. Zonder terugkerende producten ziet je pipeline dat verschil niet, en je forecast ook niet.

Terugkerend product

frequentie en looptijd op de deal

Pipedrive rekent

MRR, ARR, ACV en TCV

Pipedrive doet niet

facturen en betalingen

Wat is een abonnement in je verkoopproces

In Pipedrive is een abonnement geen apart object. Het is een deal met een of meer producten die terugkeren volgens een frequentie, zoals maandelijks of jaarlijks. Eén deal kan eenmalige en terugkerende regels combineren: een implementatie van eenmalig zesduizend euro met daarbovenop beheer van tweehonderd euro per maand.

Dat sluit aan op de catalogus uit producten en prijzen inrichten. Het onderscheid tussen eenmalig en terugkerend begint daar, bij het product, en niet bij de deal.

Terugkerende producten aan een deal koppelen

Je voegt het product toe aan de deal en kiest de factureringsfrequentie. Daarbij hoort een looptijd: een aantal termijnen of een einddatum. Of je een abonnement zonder einde mag leggen en welke frequenties beschikbaar zijn, controleer je in jouw versie. De namen van de velden kunnen verschillen.

Het belangrijkste is wat je niet doet: de dealwaarde met de hand wijzigen. Zodra er producten aan hangen, rekent Pipedrive de waarde uit de regels. Een verkoper die het totaal overschrijft, breekt de koppeling tussen product, frequentie en cijfer.

MRR, ARR, ACV en TCV: wat Pipedrive uitrekent

Een rekenvoorbeeld, met verzonnen bedragen: een klant neemt Beheer Basis voor 150 euro per maand op een contract van 24 maanden, met 2.500 euro eenmalig voor de implementatie. MRR is 150 euro, ARR is 1.800 euro, en de totale contractwaarde over de looptijd is 2.500 plus 24 maal 150, dus 6.100 euro. Zet een verkoper alles in één regel, dan lijkt dit een abonnement van 6.100 euro en klopt geen enkel cijfer meer.

Producten zonder einddatum en wat dat doet met je cijfers

Een lopend abonnement zonder einddatum is gemakkelijk in te voeren en moeilijk te rapporteren. MRR en ARR werken er nog mee, maar TCV en elke berekening die de looptijd nodig heeft niet. Controleer in jouw versie hoe een open einde in de cijfers terechtkomt, en lees het niet als een totaal.

Onze werkafspraak: leg altijd een einddatum of een aantal termijnen vast, ook als het contract stilzwijgend verlengt. De verlenging is dan een nieuwe deal, zoals beschreven in verlengingen niet missen. Dat houdt je cijfers eerlijk en geeft je een natuurlijk moment om te bellen.

Wijzigen halverwege: een prijsverhoging of upgrade

Een abonnement verandert. De klant gaat van Basis naar Plus, of je verhoogt de prijs per 1 januari. Voor het model heb je twee keuzes. Of je past de bestaande deal aan, of je maakt een nieuwe deal voor de wijziging. De tweede is vrijwel altijd beter, om dezelfde reden als bij verlengingen: je ziet de upgrade als gebeurtenis in je rapportage en je oude contractwaarde blijft intact.

Een prijsverhoging zonder nieuwe deal maakt het historisch beeld stuk: het jaar daarvoor lijkt dan dezelfde omzet te hebben gehad als het jaar erna. Leg de wijziging liever vast als een upgrade met een label, zodat expansie en nieuwe verkoop apart zichtbaar blijven.

Een uitgewerkte catalogus met drie abonnementsvormen

Situatie één. Een bureau dat beheer per maand verkoopt, in drie vormen. Alle bedragen zijn rekenvoorbeelden.

• Beheer per maand: terugkerend, maandelijks, looptijd twaalf termijnen. Voor klanten die maandelijks willen opzeggen.
• Jaarlicentie: terugkerend, jaarlijks, looptijd een termijn, met een lagere prijs per maand. Voor klanten die vooruit betalen.
• Prepaid uren: geen abonnement maar een eenmalig product met een tegoed. Hier hoort een veld Saldo bij, niet een terugkerende regel.

Situatie twee. Een softwareleverancier met een licentie per gebruiker. Daar is het aantal gebruikers het getalveld en de prijs per gebruiker het terugkerende product. Wijzigt het aantal, dan is dat een upgrade met een nieuwe deal en niet een bewerking van de oude. De uitleg voor dit model staat uitgebreider in Pipedrive voor SaaS-bedrijven.

Rapporteren op terugkerende omzet in Insights

Met een gevulde catalogus kan Insights de terugkerende omzet tonen, per product, per verkoper en per periode. Begin met drie rapporten: MRR per maand van de gewonnen deals, MRR per product en het aandeel terugkerende omzet in je totaal. Voor een forecast heb je de verwachte sluitdatum en waarde nodig, zoals beschreven in doelen en forecasting.

Zet ze op één dashboard met de pipelinecijfers, zoals dashboards en rapportages uitlegt. De gemiddelde waarde van een deal bereken je dan per type: zie wat is gemiddelde dealwaarde.

Wat Pipedrive niet doet: facturen en betalingen

Pipedrive weet wat er is verkocht en tegen welke afspraak. Het factureert niet, en het weet niet of een klant heeft betaald. Daarvoor heb je je boekhouding nodig, bijvoorbeeld Moneybird of Exact Online, of een abonnementstool. Verwacht ook geen afrekening van btw, creditnota's of dunning. De werkelijke MRR, inclusief opzeggingen en betalingsachterstanden, leeft in dat systeem en niet in je CRM.

Dat is de grens van deze inrichting. Een koppeling die abonnementsdata uit je boekhouding terugschrijft naar Pipedrive is geen standaardstap, maar een koppelproject. Zie Pipedrive koppelen aan Moneybird.

Beschikbaarheid per abonnement

Terugkerende producten, het betaalschema en de cijfers MRR, ARR, ACV en TCV zijn niet in elk Pipedrive-abonnement hetzelfde beschikbaar. Controleer in je account welke onderdelen je hebt voordat je het model bouwt. Wil je dat een consultant het plan toetst aan je abonnement? Stel het dan samen via Begin met mijn inrichting. Sales Surge voert het werk zelf uit, dus wij zijn geen onafhankelijke beoordelaar. Een koppeling met facturatie of een model met meerjarige staffels is werk voor een begeleid traject bij Pipedrive Partner.

Veelgestelde vragen