Verlengingen niet missen: Pipedrive voor contracten

Een contract dat stilzwijgend verlengt, is voor de klant geen gebeurtenis en voor jou een gemiste kans. Of het wordt een opzegging waar je niets van wist, of een verlenging tegen de oude prijs. In beide gevallen is er een moment geweest om iets te doen, en dat moment is verstreken omdat niemand het zag aankomen.

Basis

einddatum en opzegtermijn als velden

Verlenging

een nieuwe deal, geen bewerking

Eerste contact

ruim voor de opzegtermijn

Waarom verlengingen stil verloren gaan

De einddatum staat in de offerte, in een pdf en in het hoofd van de verkoper die het contract sloot. Daarna wordt de verkoper doorgezet, vertrekt of vergeet het. Het contract loopt, de factuur gaat uit, en pas bij de opzegging blijkt dat niemand het gesprek heeft gevoerd. De data zat nergens waar een filter erbij kon.

Het probleem is dus niet dat je mensen mist die het onthouden. Het probleem is dat de einddatum geen veld is. Een datum die in een veld staat, kun je filteren, sorteren en aan een taak koppelen. Een datum in een pdf kan dat niet.

Einddatum en opzegtermijn als velden

Maak twee velden op de deal: een datumveld Einddatum contract en een veld Opzegtermijn, als getal in maanden of als keuzeveld. De einddatum is het anker, de opzegtermijn bepaalt wanneer je moet beginnen. Een veld Ingangsdatum is handig maar niet nodig als de looptijd uit het contract volgt. De veldkeuzes werk je uit in veldtypes, verplichte velden en veldgroepen.

Verplicht de einddatum bij het winnen van een deal van een contracttype. Zonder dat is het veld na drie maanden voor de helft leeg en het filter nutteloos.

Een aparte pipeline of een fase in dezelfde pipeline

Twee werkbare opties. Bij een klein aantal contracten, zeg minder dan honderd per jaar, volstaat een fase in dezelfde pipeline of zelfs een filter op Type deal. Bij een groot aantal, of als het verlengproces echt andere stappen heeft dan nieuwe verkoop, hoort er een eigen pipeline. De regel uit pipelines ontwerpen blijft: een tweede pipeline is voor een ander proces, niet voor een ander product.

Een verlengpipeline met vier fases is genoeg: Verlenging in zicht, Gesprek gevoerd, Voorstel gedaan, Akkoord. Meer is het weer nieuwe verkoop met een andere naam.

Een nieuwe deal per verlenging, op tijd aangemaakt

Bij het winnen van de deal maak je direct de verlengdeal aan, met de verwachte sluitdatum ruim voor de einddatum. Doe je dat handmatig, dan maak je er een vervolgactiviteit van op de gewonnen deal. Wil je het automatiseren, controleer dan in jouw versie of een automatisering een deal kan aanmaken met een datum die uit een veld komt. Zo niet, dan blijft het een handeling in de afsluitchecklist.

De verlengdeal erft de organisatie, de persoon en de producten. De waarde is dezelfde als de oude deal totdat iemand een prijsverhoging doorvoert. Zo heb je in één oogopslag wat er op het spel staat.

Taken ruim voor de opzegtermijn

De taak hoort niet op de einddatum maar op de dag dat het nog uitmaakt. Neem de opzegtermijn en tel er de tijd bij op die een gesprek, een voorstel en een besluit bij de klant kosten. Bij een opzegtermijn van twee maanden is dat al snel vier tot vijf maanden voor de einddatum. Het ritme van taken staat in activiteiten en taken structureren.

Plan één taak op dat moment, en een tweede met een korte termijn erachter. De eerste opent het gesprek, de tweede dwingt een besluit af. Zonder tweede taak verdwijnt het gesprek in "we komen erop terug".

Filters die elke maandagochtend de lijst laten zien

Een bewaarde weergave op deals met Type Verlenging en een einddatum binnen de komende negentig dagen is je werklijst. Sorteer op einddatum. Zet de weergave als eerste in het maandagoverleg, en je hebt geen aparte verlengmeeting nodig. Welke bewaarde filters en rapportages je plan toestaat, controleer je in je account.

Wil je het in een dashboard? Een rapport met het aantal verlengingen per maand en het totaal aan contractwaarde dat afloopt, staat bij dashboards en rapportages.

Prijsverhoging meenemen zonder het contract te herschrijven

Een verlengdeal is het natuurlijke moment voor een prijsaanpassing. Pas de productregels op de verlengdeal aan en laat het contract verder ongemoeid. Is er een indexering afgesproken, leg die dan als percentage in een veld vast, zodat iedereen dezelfde berekening gebruikt. Noem de verhoging in het voorstel en niet pas op de factuur.

Wat je niet moet verwachten: geen contractwaarschuwing uit zichzelf

Pipedrive stuurt geen bericht omdat een contract afloopt. Het systeem kent het begrip contract niet, alleen deals met velden. Wat het wel doet, is een taak of melding afgeven als jij dat hebt ingesteld. Alles wat in dit stuk staat, bouw je dus zelf, en het werkt zolang de velden gevuld zijn.

Een uitgewerkte situatie met een jaarcontract

Situatie één. Een bureau verkoopt een jaarcontract voor beheer, ingaand op 1 maart, met een opzegtermijn van twee maanden. Bij het winnen vult de verkoper Einddatum 28 februari in en Opzegtermijn 2. De verlengdeal staat klaar met een verwachte sluitdatum van 1 december. Een taak op 1 oktober zegt: "Verlenggesprek plannen". Op 15 oktober volgt de tweede taak: "Voorstel versturen". Is er op 1 december geen akkoord, dan weet de directeur het drie maanden voor het contract eindigt.

Situatie twee. Een softwareleverancier met honderden kleine contracten. Hier is een losse taak per contract te veel werk. Het filter op de komende negentig dagen wordt de werklijst, met een automatisering die per verlengdeal één taak aanmaakt. Dit werkt tot ongeveer het punt waarop een persoon niet meer dan vijftien gesprekken per week voert.

De grens: een omgeving met meerdere contracttypen, prijsindexatie per klant en koppeling met je facturatie is meer dan een standaardinrichting. Dat is een begeleid traject bij Pipedrive Partner. Past je situatie bij een eenvoudig contractmodel? Stel dan je plan samen via Begin met mijn inrichting. De uitleg voor abonnementen als product staat in abonnementen en terugkerende omzet, de redenen waarom klanten niet verlengen in verloren-redenen die iets zeggen.

Veelgestelde vragen