Offerte en herhaalverkoop: zo richt je Pipedrive in

Veel bedrijven die offreren, leven van terugkerende klanten. De eerste offerte is een verkoopgesprek met concurrentie en onderhandeling. De tiende bestelling is een mail met "doe maar weer hetzelfde". Beide zijn verkoop, maar ze vragen om andere inrichting, en wie ze in één pipeline stopt, krijgt cijfers waar niets uit te lezen valt.

Twee processen

nieuwe offerte en herhaalverkoop

Offerte opvolgen

taak na vijf werkdagen

Orders zelf

in je ERP, niet in Pipedrive

Twee verkoopmomenten, twee processen

De eerste verkoop heeft een kennismaking, een behoefte, een offerte en een besluit. De herhaalverkoop heeft een andere vraag: wanneer bestelt deze klant weer, en wat hebben we sinds de laatste keer niet aangeboden? Een offerte is hier geen stap in een kwalificatieproces maar een bevestiging.

Daarom meet je ze anders. Bij de eerste offerte kijk je naar winkans en doorlooptijd. Bij herhaalverkoop kijk je naar frequentie, hoeveelheid en de tijd sinds de laatste order. Met één pipeline kun je beide niet netjes meten.

De pipeline voor de eerste offerte

Zorg dat de pipeline voor nieuwe klanten er een is met vijf tot zeven fases, zoals beschreven in pipelines ontwerpen. Een bruikbare opzet voor een bedrijf dat offreert: Aanvraag beoordeeld, Opname of gesprek, Offerte verstuurd, In onderhandeling, Akkoord mondeling. Gewonnen en Verloren zijn geen fases, maar statussen.

Zet bij de fase Offerte verstuurd een geldigheidsdatum als veld, en voeg de producten toe zoals in offertes met Smart Docs beschreven. Een offerte zonder datum is een offerte die nooit verloopt, en dus nooit wordt opgevolgd.

Wat na de eerste order gebeurt: de klant wordt een account

Na de eerste gewonnen deal verandert de organisatie van prospect in klant. Dat zie je niet vanzelf in Pipedrive: je maakt het zichtbaar met een veld, bijvoorbeeld Klantstatus met waarden Prospect, Klant en Inactief. Een automatisering zet het veld op Klant zodra de eerste deal wint.

Op de organisatie komen twee velden die de herhaalverkoop sturen: Datum laatste order en Type klant. Het eerste vul je vanuit je boekhouding of ERP, zodat het klopt zonder handwerk. Het tweede is een korte indeling, bijvoorbeeld Vast, Incidenteel en Project. Hoe je die velden opzet, staat in custom velden inrichten.

Een herhaalverkoop-pipeline of een filter op bestaande klanten

Kleine bedrijven hebben geen tweede pipeline nodig. Een filter op organisaties met Klantstatus Klant en een Datum laatste order ouder dan negentig dagen is al een verkooplijst. De tweede pipeline is voor teams waar herhaalverkoop echt eigen stappen heeft: Contact gelegd, Voorstel nieuwe afspraak, Besteld. Drie fases is genoeg.

Offerte opvolgen: een taak wanneer een offerte vijf dagen open staat

Offertes die niet worden opgevolgd, verlopen in stilte. Maak daarom een automatisering met als trigger "deal komt in fase Offerte verstuurd" en als actie een taak "Offerte nabellen" met vervaldatum over vijf werkdagen. Voeg een tweede toe voor de dag dat de geldigheid verloopt. Ze hangen aan de eigenaar van de deal en niet aan degene die de offerte klaarzette.

Een offerte met meer dan een maand zonder reactie hoort niet in de fase te blijven staan. Dat is de plek voor het signaal uit automatiseringen die elke setup nodig heeft: een melding bij deals die veertien dagen stilstaan.

Een deal automatisch aanmaken na een gewonnen offerte

Wil je dat na het winnen automatisch een vervolgstap ontstaat, dan zijn er twee gebruikelijke varianten. Een taak "Eerste levering plannen" met de eigenaar als verantwoordelijke, en een terugbelmoment over dertig dagen om de eerste ervaring te peilen. Of een nieuwe deal in de herhaalpipeline met verwachte sluitdatum na de gebruikelijke inkoopcyclus van die klant. Of een automatisering een deal kan aanmaken met een datum die je uit een veld haalt, controleer je in jouw versie. Zo niet, dan is het een taak en maakt de verkoper de deal zelf.

De volgende bestelling plannen vanuit de laatste order

Vul de Datum laatste order na elke bestelling. Is er een bekende cyclus, zoals driemaandelijks of jaarlijks, zet dan een veld Verwachte volgende order. Het filter "volgende order binnen veertien dagen" is je lijst voor de maandagochtend. Het is de goedkoopste verkoopactiviteit die er bestaat: een bestaande klant die al weet wat jij levert.

Situatie één. Een groothandel in installatiemateriaal heeft vierhonderd vaste klanten. Orders komen via de webshop en een inkoper belt af en toe. Pipedrive bevat de klant, de contactpersoon, de afspraken en de datum laatste order uit het ERP. Elke maandag staat er een lijst van veertig klanten die langer dan negentig dagen niets bestelden. Niemand verwerkt orders in het CRM.

Situatie twee. Een bedrijf dat maatwerk levert, met elke order een offerte. Hier zijn herhaalorders wel deals, want elke bestelling is een nieuwe prijsafspraak. De herhaalpipeline heeft drie fases en de offerte erft producten en prijs van de vorige order. De winkans ligt hoger dan bij nieuwe klanten, en dat is precies waarom je ze apart meet.

Wat in je ERP of boekhouding hoort in plaats van in Pipedrive

Pipedrive weet wat er is afgesproken en met wie. Het ERP weet wat er is geleverd en betaald. Voorraad, orderstatus, prijslijsten per artikel en facturen blijven daar. Een koppeling kan de laatste orderdatum en het orderbedrag naar de organisatie schrijven, maar niet meer dan dat zonder dat je een tweede administratie krijgt. De afweging voor groothandels staat in Pipedrive voor groothandels.

Veelgemaakte fouten

Elke order als deal

De pipeline loopt vol met bestellingen die niemand hoeft te verkopen. De cijfers lijken indrukwekkend en zeggen niets. Gebruik de deal voor een afspraak en niet voor een levering.

Geen verschil tussen nieuw en bestaand

Zonder Type deal rapporteer je een winratio die nieuwe prospects en trouwe klanten door elkaar telt. Beide verdwijnen in een gemiddelde waar je niets mee kunt.

Verloren redenen overslaan bij herhaalverkoop

Een vaste klant die niet opnieuw bestelt, vertelt je iets. Leg de reden vast, ook bij een klein bedrag, volgens verloren-redenen die iets zeggen.

De grens: dit is een inrichting voor offerte en opvolging. Komt je offerte uit een configurator, je prijs uit het ERP of moet elke order automatisch terugvloeien, dan is het een koppelproject. Dat doet Pipedrive Partner in een begeleid traject: pipedrive-implementatiepartner.nl. Sales Surge voert dat uit, dus je leest hier geen onafhankelijk oordeel. Past de standaard bij je? Stel dan je plan samen via Begin met mijn inrichting. Terugkerende contracten staan in verlengingen niet missen.

Veelgestelde vragen