Pipedrive voor groothandels

In een groothandel is de order zelf zelden het verkoopmoment. Bestellingen lopen via de webshop, EDI of een vast belrondje. Het echte commerciële werk zit ervoor en erachter: een nieuwe afnemer binnenhalen, een klant naar een breder assortiment bewegen en zien dat een vaste klant stilletjes naar de concurrent lekt. Precies dat werk hoort in Pipedrive.

De deal

een klant of afspraak, nooit een losse order

Belangrijkste lijst

klanten zonder recente order

Taakverdeling

ERP voor orders, Pipedrive voor relaties

Wat is anders bij een groothandel

De verkoopcyclus voor een nieuwe klant is meestal kort: kennismaken, assortiment en prijzen bespreken, een proefbestelling en dan wel of geen vervolg. De relatie daarna duurt jaren. De waarde van een klant zit dus niet in de eerste deal maar in het bestelgedrag daarna, en dat gedrag moet je verkoopproces terugzien.

Wie beslist hangt af van je afnemer. Bij een zelfstandige winkel of installateur is dat de eigenaar, snel en op gevoel. Bij ketens en industriële afnemers beslist een inkoper die op prijs, levertijd en betrouwbaarheid stuurt en die je jaarlijks opnieuw onderhandelt. Beide klanttypen vragen een ander ritme van de buitendienst.

Wat knelt in een generiek CRM: het is gebouwd op deals die sluiten, terwijl jouw omzet doorloopt zonder deal. Zonder ingrepen zie je in Pipedrive alleen nieuwe klanten en blijft negentig procent van je omzet onzichtbaar. De inrichting moet bestaande klanten net zo serieus nemen als nieuwe.

Twee pipelines: nieuw en bestaand

De pipeline voor nieuwe afnemers volgt de weg naar de eerste vaste order:

1. Gekwalificeerd: het bedrijf past bij je assortiment en minimale ordergrootte.
2. Kennismaking gevoerd: behoefte, volumes en huidige leverancier zijn bekend.
3. Assortiment voorgesteld: prijslijst of offerte ligt bij de klant.
4. Proefbestelling geleverd: de eerste order is geplaatst en goed aangekomen.
5. Condities afgesproken: kortingen, levertijden en betaalafspraken staan vast.
6. Actieve klant: de tweede en derde order zijn zonder duwen gekomen.

De tweede pipeline is voor groeikansen bij bestaande klanten: jaargesprekken, assortimentsuitbreidingen en teruggevallen klanten reactiveren. Bijvoorbeeld: Kans gesignaleerd, Gesprek gepland, Voorstel gedaan, Afspraak rond. De deals zijn hier kleiner in aantal maar samen goed voor het grootste deel van je groei. Waarom je die twee processen niet mengt, staat in pipelines ontwerpen.

Velden en automatiseringen

De waardevolste automatisering is het stilval-signaal: een filter of automatisering die een activiteit aanmaakt zodra een A-klant een afwijkend gat in het bestelpatroon vertoont. De buitendienst belt dan deze week, niet volgend kwartaal. Daarnaast: een automatische verlengingsdeal twee maanden voor elke aflopende jaarafspraak en een vast bezoekritme per segment via terugkerende activiteiten, zoals beschreven in activiteiten en taken structureren.

Houd je organisatiedata schoon en verrijkt. Met KvK-dataverrijking weet je zeker dat namen, adressen en nummers kloppen, ook als het ERP de bron blijft.

ERP en Pipedrive naast elkaar

Een groothandel draait altijd op een ERP of uitgebreide boekhouding. Pipedrive komt daar niet voor in de plaats maar ernaast. De taakverdeling: het ERP is de waarheid voor artikelen, voorraad, orders en facturen. Pipedrive is de waarheid voor contactpersonen, gesprekken, kansen en afspraken.

De koppeling hoeft maar twee dingen te doen. Nieuwe klanten uit Pipedrive netjes in het ERP zetten na de eerste deal. En orderdata beperkt terugsturen: laatste orderdatum en omzet per jaar op de organisatie. Meer heb je zelden nodig. Werk je met Exact, lees dan Pipedrive koppelen aan Exact Online. Rapportages op deze velden bouw je vervolgens met dashboards en rapportages.

Veelgemaakte fouten

Orders als deals importeren

Duizend orders per maand als deals maakt Pipedrive onbruikbaar en verkopers murw. De pipeline is voor kansen die aandacht vragen, het ERP voor de rest.

Alleen op nieuwe klanten sturen

Nieuwe klanten zijn zichtbaar en voelen als winst. Ondertussen vertrekt bestaande omzet geruisloos. Zonder stilval-signaal en tweede pipeline beloont je CRM het verkeerde gedrag.

Twee klantenbestanden zonder afspraak

ERP en CRM die allebei adressen beheren zonder eigenaarschap leveren binnen een jaar chaos op. Eén bron per gegevenssoort, vastgelegd, met een koppeling of vaste routine.

De buitendienst overvragen

Tien verplichte velden per bezoek betekent dat er niets wordt ingevuld. Drie vragen per bezoekverslag, in te vullen op de telefoon in de auto, leveren meer data op dan het perfecte formulier.

Veelgestelde vragen