Pipedrive voor marketingbureaus

Het is de klassieke schoenmakersparadox: bureaus bouwen dashboards en funnels voor klanten, terwijl de eigen new business in een spreadsheet leeft. Tegelijk is de omzet kwetsbaar. Eén vertrekkende retainerklant kan een kwart van de maandomzet kosten. Juist een bureau heeft dus een verkoopadministratie nodig die klopt.

Drie dealtypen

project, retainer en pitch

Waardenorm retainer

twaalf maanden, maandwaarde in een veld

Kwetsbaarste moment

de stille afloop van een retainer

Wat is anders bij een bureau

De dealcyclus varieert sterk. Een klein project bij een bestaande klant is in een week rond. Een retainer bij een nieuwe klant kost één tot drie maanden, met een kennismaking, een debrief en een voorstel dat vaak tegen twee of drie concurrenten opbokst. Een formele pitch heeft daarbovenop een kalender die de klant bepaalt.

Wie beslist verschilt per klantgrootte. Bij mkb-klanten is dat de eigenaar of marketingmanager, op klik en vertrouwen. Bij corporates beslist een marketingteam met inkoop ernaast, op cases, chemie en prijs. En overal geldt: de relatie met één persoon is de dealmaker. Vertrekt die persoon bij de klant, dan wankelt het contract.

Wat knelt in een generiek CRM: een retainer van 4.000 euro per maand en een project van 15.000 euro zijn onvergelijkbare deals die wel in dezelfde lijst staan. Zonder afgesproken waardenorm en dealtype-veld vergelijk je appels met abonnementen en klopt geen enkel cijfer.

De pipeline van lead tot retainer

Voor de meeste bureaus werkt één new-businesspipeline met zes fases:

1. Gekwalificeerd: budget-indicatie, aanleiding en beslisser zijn bekend.
2. Kennismaking gevoerd: de klik is er en de vraag is scherp genoeg voor een debrief.
3. Debrief gevoerd: doelen, scope en criteria zijn schriftelijk bevestigd.
4. Voorstel gepresenteerd: je hebt het voorstel toegelicht, niet alleen gemaild.
5. In onderhandeling: scope, prijs of voorwaarden schuiven nog.
6. Mondeling akkoord: de klant heeft ja gezegd, de handtekening volgt.

Let op fase vier: presenteren is de mijlpaal, niet versturen. Een voorstel dat je mag toelichten wint aantoonbaar vaker dan een pdf in een inbox. Maak van die toelichting dus een expliciete stap in je proces. Voor verlengingen van retainers gebruik je een kleine tweede pipeline, met een automatische deal drie maanden voor de einddatum. De ontwerpprincipes hierachter staan in pipelines ontwerpen.

Velden en automatiseringen

Drie automatiseringen doen het meeste werk. Een activiteit Opvolgen drie dagen na elke voorstelpresentatie. Een verlengingsdeal die automatisch ontstaat bij elke gewonnen retainer. En een taak Evaluatie inplannen zes weken na de start van elk project, want daar wordt de uitbreiding geboren. Leads van je eigen site horen ondertussen automatisch binnen te komen via de route uit Pipedrive koppelen aan je website, met de leads inbox als voorportaal zoals beschreven in de lead inbox goed gebruiken.

Je eigen marketing meten

Een bureau dat attributie verkoopt, moet zijn eigen attributie op orde hebben. Koppel campagnedata aan je deals, zodat je ziet welke kanalen klanten opleveren en niet alleen verkeer. Hoe je dat opzet staat in Pipedrive en Google Analytics. Het is bovendien je beste demomateriaal: laat prospects gewoon je eigen dashboard zien.

Meet daarnaast één bureau-eigen cijfer: de winratio per bron. Referrals winnen bij vrijwel elk bureau ruim vaker dan koude leads. Als je dat zwart op wit hebt, weet je wat een actief referralprogramma mag kosten.

Veelgemaakte fouten

Retainers en projecten op één hoop

Zonder dealtype-veld en waardenorm telt je forecast een maandbedrag naast een projectsom. Elke rapportage daarna is schijnnauwkeurigheid.

De retainer loopt stil af

Geen einddatum in het CRM betekent dat de klant eerder over de verlenging nadenkt dan jij. De automatische verlengingsdeal is een kwartier werk en beschermt je grootste omzetstroom.

Verloren zonder reden

Prijs, chemie, concurrent, timing: het maakt nogal uit waarom je verliest. Bureaus die verloren-redenen bijhouden, passen hun voorstellen aan. De opzet staat in verloren-redenen die iets zeggen.

Strategie weggeven in de offerte

Het voorstel wordt een gratis marketingplan en de klant voert het zelf uit. Houd het voorstel op doelen, aanpak op hoofdlijnen en prijs. De uitwerking is het product.

Veelgestelde vragen