De overzetting, van dag tot dag verteld

Stel je een bedrijf voor met veertien verkopers en een CRM waar niemand meer blij van wordt. Het besluit is genomen: over vijf weken werkt iedereen in Pipedrive. Vanaf hier loopt de klok. Wat volgt is de tijdlijn zoals die in de praktijk verloopt, inclusief de momenten waarop projecten ontsporen.

Doorlooptijd

vier tot zes weken

Proefrondes

minimaal twee

Terugweg

oud systeem blijft open

Vier weken vooraf: de inventarisatie

De eerste week gaat nergens over techniek. Er wordt geteld. Hoeveel organisaties, hoeveel personen, hoeveel open deals, hoeveel gesloten deals, hoeveel notities en hoeveel bijlagen. Die getallen worden opgeschreven, want ze zijn later het enige bewijs dat er niets is kwijtgeraakt.

Hier gaat het voor het eerst mis. Iemand zegt dat er ongeveer achtduizend contacten zijn. Bij het echte tellen blijken het er elfduizend, waarvan er drieduizend nooit een activiteit hebben gehad. Wie dat niet in week één ontdekt, ontdekt het in de nacht van de overzetting. Bepaal dus meteen wat er niet meegaat en leg dat schriftelijk vast.

Drie weken vooraf: de veldenkaart

In week twee wordt elk bronveld op een Pipedrive-veld gelegd. Klantnummer naar een eigen veld. Status naar een stage. Branche naar een keuzelijst. Elk veld krijgt drie kolommen: waar het vandaan komt, waar het heen gaat en wat er gebeurt als het leeg is. Wie dit overslaat, ontdekt later dat de helft van de deals in de verkeerde fase staat.

Dit is ook het moment om te snoeien. Een veld dat in de bron voor negentig procent leeg is, hoeft niet mee. Leg naast de veldenkaart de gids over custom velden inrichten, want een migratie is de goedkoopste kans om velden te schrappen die niemand mist.

De klassieke misser van deze week: het datamodel van de bron één op één overnemen. Wie dat doet, verhuist de rommel mee. Lees wat een datamodel is voordat je de kaart vaststelt.

Twee weken vooraf: de eerste proefronde

Nu pas gaat er data over, en niet naar de echte omgeving. De volledige set gaat naar een testomgeving. Daar wordt geteld, opnieuw. Kloppen de aantallen met week één? Staan de deals in de juiste fase? Hangen de notities aan de juiste organisatie? Zijn de eigenaren goed toegewezen?

Bijna altijd valt er iets om. Datumvelden komen in het Amerikaanse formaat binnen, waardoor drie maart en negen maart zijn omgewisseld. Bedragen verliezen hun decimalen omdat de bron een komma gebruikte. Deze proefronde bestaat om die dingen te vinden terwijl ze nog niets kosten.

Een week vooraf: de tweede proefronde

De correcties uit de eerste ronde zijn verwerkt en alles gaat opnieuw over. Nu wordt er niet alleen geteld maar ook gewerkt. Twee verkopers voeren een uur lang echte handelingen uit in de testomgeving. Een deal aanmaken, een mail koppelen, een offerte maken, een activiteit afronden.

In deze week worden ook de koppelingen aangesloten op de test, want een migratie zonder werkende koppelingen levert maandag een leeg systeem op. Loop de checklist bij de koppelingenreeks na en zet de automatiseringen bewust uit tot na de overzetting. Anders vuurt elke geïmporteerde deal een mail af naar een klant die daar niets van begrijpt.

Het weekend: de nacht van de overzetting

Vrijdag om zes uur gaat het oude systeem op alleen lezen. Iedereen weet dat, want het staat al twee weken in de agenda. De echte overzetting draait in de nacht van vrijdag op zaterdag. Zaterdagochtend wordt de telling herhaald en naast de cijfers van week één gelegd.

Er is één regel die deze nacht draaglijk maakt: het oude systeem gaat niet dicht. Het blijft nog minstens dertig dagen leesbaar. Zolang die terugweg openstaat, is elke afwijking een correctie in plaats van een ramp. Zondag worden de automatiseringen weer aangezet, één voor één, en wordt er per stuk gekeken wat er gebeurt.

Maandagochtend: de eerste werkdag

Om acht uur logt iedereen in. Dit is het moment waarop de kwaliteit van alle voorgaande weken zichtbaar wordt. Zorg dat er die ochtend iemand beschikbaar is die vragen direct beantwoordt, fysiek of in een kanaal dat iedereen kent. Elke vraag die een uur blijft hangen, wordt een reden om terug te vallen op een spreadsheet.

De grootste misser van deze dag is een lege agenda. Verkopers zien hun deals, maar geen enkele geplande activiteit, want die zijn niet meegekomen. Neem openstaande taken dus wel mee, ook als dat extra werk is. Zonder taken voelt het nieuwe systeem als een archief. Waarom dat zo fataal is lees je bij activiteitgedreven verkopen.

De weken erna, en wanneer je dit overslaat

Twee weken later volgt de controleronde. Zijn er dubbelen ontstaan doordat twee bronnen samenkwamen? Pak dan het opruimen van dubbele records erbij. Draaien alle koppelingen nog? Staan er deals in een fase die niemand gebruikt? Pas na die ronde mag het oude systeem dicht.

En dan de eerlijke kant. Deze hele tijdlijn is overdreven bij een schone lijst van tweeduizend regels uit één spreadsheet. Volg dan de route vanuit Excel en je bent in een dag klaar. De aanpak hierboven verdient zichzelf terug bij meerdere bronnen, bij tienduizend records of meer, of wanneer er koppelingen aan de oude omgeving hangen die niet mogen omvallen.

Veelgestelde vragen