Van gewonnen deal naar factuur: het proces dat je inricht

Dit is een procespagina, geen koppelingshandleiding. Of je Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden of iets anders gebruikt, de vragen zijn dezelfde. Wie ze niet beantwoordt voordat hij gaat koppelen, bouwt een koppeling die technisch werkt en inhoudelijk de verkeerde dingen doet: facturen op de verkeerde naam, dubbele debiteuren, bedragen die niet kloppen met wat is afgesproken.

Eerst

het proces, dan de koppeling

Match op

btw-nummer of KvK, niet op naam

Mens

controleert elk concept

Waar het misgaat: een dealbedrag is geen factuur

De verleiding is groot om het dealbedrag als factuurbedrag te behandelen. Het zijn twee verschillende dingen. Een dealbedrag is wat de verkoper verwacht, bij het sluiten bijgewerkt. Een factuur is een juridisch en fiscaal document, met een factuurdatum, een btw-behandeling, een betalingstermijn en regels die kloppen met de opdrachtbevestiging.

Zo gaat het in de praktijk fout. Een verkoper zet een deal op gewonnen met een bedrag van €12.000. De klant heeft afgesproken in drie delen te betalen, met de eerste helft bij start. De administratie ontvangt een melding "deal gewonnen, €12.000" en stuurt één factuur. Of ze vraagt het na, en dat kost een dag. In beide gevallen was de afspraak niet vastgelegd waar de administratie hem kon zien.

De inrichting begint dus met de vraag welke informatie op het moment van winnen beschikbaar moet zijn, en wie dat vult.

Het moment dat de factuur start

Er zijn twee gangbare triggers. De eerste is de uitkomst Gewonnen: zodra de verkoper de deal als gewonnen markeert, volgt het proces. Dat is eenvoudig en het werkt zolang winnen en facturen hetzelfde moment zijn. De tweede is een aparte fase of een veld zoals "Klaar voor facturatie": de verkoper wint de deal en vinkt daarna aan dat de gegevens compleet zijn. Het kost één handeling extra en het geeft de administratie een schone ingang.

Onze ervaring is dat de tweede trigger bijna altijd beter is zodra facturen meer omvatten dan een bedrag. Winnen is een verkoopmoment, factureren een administratiemoment, en ze vallen zelden samen. Wil je ze toch samenvoegen, dan hoort de deal op gewonnen te staan met alle gegevens die de factuur nodig heeft: dat vraagt verplichte velden bij de uitkomst, zodat de deal niet kan winnen zonder dat ze gevuld zijn.

Wie de bron van waarheid is per gegevenstype

Twee systemen met dezelfde gegevens geven vroeg of laat twee verschillende antwoorden. Beslis daarom per gegevenstype welk systeem leidend is, en schrijf het op.

De fout die het vaakst terugkomt is tweerichtingsverkeer op een gegeven waarvoor niemand eigenaar is. Pas je een adres in beide systemen aan, dan wint het laatste, en niemand weet welke dat was. Eén richting per gegeven voorkomt dat.

De debiteur matchen op btw-nummer of e-mail, niet op naam

Een factuur gaat naar een debiteur in je boekhouding, en die moet bij het aanmaken worden herkend of nieuw worden gemaakt. Een naam is daarvoor een slechte sleutel. "Bakkerij Jansen", "Bakkerij Jansen B.V." en "Jansen Bakkerij" zijn voor een mens dezelfde klant en voor een koppeling drie. Gebruik een gegeven dat uniek is: het btw-nummer of KvK-nummer van de organisatie, en als dat ontbreekt het facturatie-e-mailadres.

Daaruit volgt een inrichtingsregel in Pipedrive: het btw-nummer of KvK-nummer is een veld op de organisatie, en het is gevuld voordat een deal kan winnen. Voor een nieuwe klant is dat een extra vraag bij het opvoeren; voor een bestaande klant komt het uit de gegevens die je al hebt, zoals beschreven in dataschoonmaak en ontdubbelen. Zonder dat veld is elke koppeling een gok. Zoek in je proces eerst, maak daarna pas aan: een debiteur die al bestaat, krijgt de factuur erbij.

Producten, btw en kortingen op factuurregels

Een factuur bestaat uit regels, en de koppeling kan alleen regels maken uit wat in de deal staat. Staat in je deal één bedrag en geen producten, dan wordt dat één regel met als omschrijving de dealtitel. Dat is zelden wat je wilt. Willen de factuurregels kloppen met de opdrachtbevestiging, dan moeten de producten op de deal staan, met aantal, prijs en eventueel korting. Hoe je dat inricht staat in producten en prijzen inrichten.

De btw is het tweede punt. Het tarief komt uit je boekhouding, niet uit Pipedrive: een product heeft in je boekhoudpakket een btw-code, en de factuurregel gebruikt die. Pipedrive kan een btw-percentage meegeven, maar de boekhouder is eigenaar van de keuze. Voor uitzonderingen zoals verlegde btw of leveringen aan klanten buiten Nederland geldt dat de behandeling een eigen gegeven moet zijn dat het proces meeneemt. Welke behandeling klopt, is een vraag voor je boekhouder, niet voor deze pagina.

Conceptfactuur met een menselijke controle

Laat de koppeling concepten maken en niet definitieve facturen. Een concept is een voorstel dat een mens in een minuut controleert: klopt de naam, het bedrag, de btw, de regels, de termijn. Daarna verstuurt hij. Die minuut is goedkoop in vergelijking met een creditnota en een correctiemail aan een klant.

Zodra je een paar maanden zonder fouten draait, kan er een reden zijn om bepaalde soorten facturen zonder controle te sturen, bijvoorbeeld standaardfacturen onder een vast bedrag voor bestaande klanten. Doe dat als bewuste keuze per type factuur, niet als algemene verruiming. Het eerste moment waarop een fout wordt gemaakt zonder controle, kost je meer dan alle minuten die je bespaarde.

Terugkoppeling: factuurnummer en betaalstatus in de deal

Wat sales weer te zien krijgt, bepaalt hoeveel mails de administratie krijgt met de vraag "is dit al betaald?". Het minimum is het factuurnummer als veld op de deal of als notitie bij het aanmaken van de factuur. Beter is ook de status: concept, verstuurd, betaald, te laat. Hoe ver je daarin kunt gaan, hangt af van het pakket en van de manier waarop je koppelt; de pakketpagina's geven aan wat daar standaard kan.

Gebruik de terugkoppeling ook als signaal. Een factuur die na de vervaldatum nog open staat, is voor sales een reden om te bellen voordat er een tweede opdracht wordt gesproken. Dat is precies het soort informatie dat verdwijnt als sales en administratie in twee eilanden werken.

Foutafhandeling: een deal die niet door kan

Er komt een moment dat een deal wordt gewonnen en de factuur niet kan worden gemaakt: het btw-nummer ontbreekt, de debiteur is geblokkeerd, het product bestaat niet in de boekhouding. Wat dan gebeurt, moet je van tevoren hebben besloten, want anders verdwijnt de deal stil.

1. De fout is zichtbaar op de deal zelf: een veld "Facturatiestatus" op "Fout" met een korte reden.
2. Er ontstaat een taak voor de verkoper of de administratie, met de reden erin, niet alleen "check deal".
3. Een deal met fout wordt niet stilzwijgend opnieuw geprobeerd tot hij lukt; iemand lost de oorzaak op en zet hem opnieuw klaar.
4. Eén keer per week kijkt iemand naar alle deals met status Fout. Dat hoort nul of bijna nul te zijn.

Wie dit overslaat, ontdekt de fout wanneer de klant vraagt waar de factuur blijft. Met een koppeling via een tool als Make of Zapier is foutafhandeling een eigen stuk werk dat bij het bouwen hoort; de afwegingen staan in Make of Zapier voor Pipedrive.

Een uitgewerkt voorbeeld met een deelfactuur

Een rekenvoorbeeld met verzonnen getallen, om het proces te laten zien. Een adviesbureau wint een opdracht van €12.000 exclusief btw. De afspraak: 50 procent bij start, 50 procent bij oplevering, betalingstermijn 14 dagen.

De verkoper zet de deal op gewonnen. Verplichte velden bij die uitkomst: btw-nummer van de organisatie, facturatie-e-mailadres, en een veld "Factuurafspraak" met de keuze "Twee delen, 50 en 50". Daarna vinkt hij "Klaar voor facturatie" aan. Het proces maakt in de boekhouding een conceptfactuur van €6.000 exclusief btw met de regel "Opdracht [dealtitel], deel 1 van 2" en de betalingstermijn van 14 dagen. De administratie controleert en verstuurt; het factuurnummer komt op de deal.

Bij oplevering zet de verkoper de deal op "Opgeleverd" in een tweede veld of fase, en het proces maakt het tweede concept. Zou het proces dat niet kunnen, dan is dat zichtbaar: de deal blijft op "Deel 2 nog te factureren" staan en het wekelijkse overzicht toont hem. Zo gaat er geen halve factuur verloren.

Welk pakket en welke koppeling

Hoe de uitvoering gebeurt, hangt af van je boekhoudpakket: via een connector van een andere partij, via een scenario in een tool als Make, of via maatwerk. Wat de mogelijkheden zijn per pakket staat op de pagina's Moneybird, Exact Online en e-Boekhouden. Die pagina's beschrijven de koppeling; deze pagina beschrijft wat je ervoor moet hebben besloten. Heb je die besluiten, dan is de koppeling zelf klein werk.

Een koppeling met je boekhouding valt buiten de basisinrichting van Pipedrive Inrichten; zie grenzen van de inrichting. Dat is geen voorbehoud op het proces hierboven: ook als je het zelf bouwt of een ander het laat doen, begin je bij dezelfde besluiten: het moment, de bron van waarheid, de match, de regels en de foutafhandeling. Wil je je koppeling door ons laten uitvoeren, dan loopt dat via een begeleid traject bij Pipedrive Partner.

Veelgestelde vragen