De minimale Pipedrive inrichting voor een klein team

De meeste kleine teams doen het omgekeerde. Ze beginnen met alles wat Pipedrive kan: drie pipelines, dertig velden, tien automatiseringen. Drie weken later vult niemand de helft in en wordt het systeem bijgehouden door de ene collega die het gebouwd heeft. De minimale inrichting is geen sobere variant. Het is de variant die wordt bijgehouden.

Pipeline

één, met zes fases

Dealvelden

zes tot acht, geen dertig

Spelregel

elke open deal heeft een volgende actie

Wat een klein team echt nodig heeft

Een team van drie praat elke dag met elkaar. Wat een CRM voor zo'n team moet doen, is kleiner dan wat een CRM voor een afdeling van veertig doet. Het moet laten zien welke kansen er open staan, in welke stand ze zijn, wat de volgende stap is en bij wie die ligt. Dat zijn vier vragen. Alles wat je daarbovenop inricht, moet een vijfde vraag beantwoorden die je echt stelt.

Neem een adviesbureau met drie mensen, als voorbeeld en niet als klantcase. De eigenaar wil elke maandag weten wat er deze maand kan tekenen. De twee adviseurs willen niet meer zoeken in hun mailbox naar de laatste stand van een offerte. Dat is het hele pakket aan eisen. Een forecast per product, een scoringsmodel en een automatische lead-toewijzing zijn voor dit team ruis.

Eén pipeline met zes fases

Zes fases is geen wet maar een goede plek om te beginnen: genoeg om verschil te zien, weinig genoeg om overzicht te houden. Een voorbeeld dat in veel dienstverlenende bedrijven past:

1. Aanvraag: iemand heeft contact gezocht, er is nog niet gesproken.
2. Gesproken: er was een gesprek en de vraag is begrepen.
3. Voorstel in voorbereiding: je werkt aan een offerte of plan.
4. Voorstel verstuurd: het ligt bij de klant.
5. Onderhandeling: er wordt gepraat over prijs, scope of voorwaarden.
6. Mondeling akkoord: de klant zegt ja, de handtekening of de bevestiging ontbreekt nog.

Winnen en verliezen zijn in Pipedrive geen fases maar uitkomsten: een deal zet je op gewonnen of verloren. Dat is handig, want het houdt je fases leesbaar. Geef elke fase een winkans waar je achter staat; hoe je die kiest en wanneer je ze weer aanpast, staat in stages en winkansen instellen. De ontwerpkeuzes achter fasenamen en de toets voor een tweede pipeline staan in pipelines ontwerpen.

De velden die je op een deal wilt zien

Pipedrive levert standaard velden mee: titel, waarde, organisatie, contactpersoon, verwachte sluitdatum, eigenaar. Houd het aantal extra velden klein. De toets voor een extra veld is één vraag: ga je er een lijst of rapport op bouwen? Zo niet, dan is het een notitie.

Hoe je velden aanmaakt, in welke typen en met welke valkuilen, staat in custom velden inrichten. Begin met de eerste drie rijen hierboven en voeg de rest toe zodra je merkt dat je het mist.

Twee filters en één dashboard

Een klein team heeft geen rapportageafdeling nodig. Twee opgeslagen filters op de dealslijst doen het meeste werk. Het eerste: mijn open deals zonder geplande activiteit. Dat hoort leeg te zijn; zo niet, dan weet je op welke deals je vandaag iets moet doen. Het tweede: open deals die al dertig dagen in dezelfde fase staan. Pipedrive heeft daarvoor een veld voor de datum van de laatste fasewijziging; de precieze naam en voorwaarde verschilt per versie, controleer die in jouw omgeving.

Eén dashboard met vier blokken is genoeg: open deals per fase, de waarde van de open pipeline, gewonnen deals deze maand en verloren deals met reden. Meer dan dat vult je scherm zonder dat je er iets mee doet. Voor meer ruimte staat er een uitgebreidere opzet in dashboards en rapportages, voor het moment dat je team erom vraagt.

Activiteiten: vier typen en een eerstvolgende actie

Pipedrive levert standaard een aantal activiteitstypen mee, zoals bellen, afspraak, taak, deadline, e-mail en lunch. Voor een klein team volstaan er vier die je echt gebruikt: Bellen, Afspraak, E-mail en Taak. De rest kun je uitzetten of laten staan; het gaat erom dat niemand aarzelt welk type hij moet kiezen.

De belangrijkste afspraak van de hele inrichting is er één: elke open deal heeft een geplande eerstvolgende activiteit. Niet "binnenkort terugbellen" in een notitie maar een activiteit met een datum. Een deal zonder activiteit is een deal die niemand beheert, hoe goed bedoeld de notitie ook is. Het filter hierboven bewaakt dat elke ochtend. Over de manier van plannen: zie activiteiten en taken structureren.

Wat je bewust niet instelt

De lijst van dingen die kunnen wachten is langer dan je denkt. Meerdere pipelines. Een forecast per verkoper. Productcatalogus met prijzen en kortingen. Offertesjablonen met invulvelden. Automatische toewijzing van leads. Koppelingen met boekhouding, agenda of telefonie. Scoringsmodellen. Dat zijn allemaal goede dingen die op het moment dat je ze nodig hebt, een goede reden hebben. Zonder die reden zijn ze onderhoud.

Eén uitzondering: de lead inbox. Komen er aanvragen binnen via een formulier of e-mail, dan helpt een voorportaal om te voorkomen dat je pipeline vol komt te staan met namen. Een team dat alleen zelf prospects opvoert, heeft die nog niet nodig.

Wat je zelf doet: e-mail koppelen, import, uitnodigen

Een inrichting is niet af met een pipeline en een paar velden. Er komen drie dingen bij die van jou zijn, ook als iemand anders de rest opzet. Je koppelt je mailbox, per gebruiker, zoals beschreven in Outlook of Gmail. Je importeert je bestaande contacten en deals, of begint met een schone lei; de eerste keuze vraagt een goed voorbereid bestand, de tweede is beschreven in starten zonder CRM. En je nodigt je team uit met de afspraken op papier, nadat je een proefdeal hebt doorlopen.

Wanneer een basisinrichting niet meer past

Vier signalen. Je hebt een tweede verkoopproces dat een andere route heeft dan het eerste. Je moet gegevens uit een ander systeem meenemen, met historie, bijlagen of meerdere jaren aan deals. Je wilt dat de factuur uit de deal komt of dat je agenda, mail en telefonie vanzelf bijwerken. Of de rapportages die je team nodig heeft, verschillen per team of per product.

Op dat moment helpt nog een veld meestal niet. Dan is de vraag welk proces je eigenlijk wilt, en dat is een ander soort werk dan instellen. Dat is het werk van een begeleid traject. Welke afweging je daarin maakt, staat in zelf doen of uitbesteden, en de stappen van zo'n traject in implementeren in zes stappen.

Je volgende stap

Pipedrive Inrichten is gebouwd rond precies deze basis: je kiest je verkoopmodel, bekijkt je pipeline, fases en velden, en vraagt je inrichting aan. Een consultant van Sales Surge controleert het plan, daarna volgen scope, prijs en uitvoering. Wat de basis wel en niet doet, staat in grenzen van de inrichting. Wil je liever eerst zelf aan de slag, dan heb je aan deze pagina genoeg om een middag te beginnen.

Veelgestelde vragen