Wat is dealrot?

Signaal

geen activiteit of voortgang binnen de termijn

Meet je met

deal rotting of een filter op laatste activiteit

Ritme

wekelijks signaleren, maandelijks opruimen

De definitie in gewone taal

Dealrot is de veroudering van deals die in je pipeline blijven staan zonder dat er iets gebeurt. Geen gesprek, geen mail, geen faseovergang. De deal is niet verloren, maar ook niet meer echt in leven. Hij staat er nog omdat niemand hem durft af te boeken.

Rot is iets anders dan een lange verkoopcyclus. Een aanbesteding die volgens plan vier maanden loopt, is niet rot. Er staat een vervolgactiviteit gepland en de klant weet ervan. Rot begint waar de planning ophoudt: geen volgende stap, geen datum, geen antwoord op je laatste twee mails. De grens leg je vast per fase. Vroege fases mogen kort stilstaan, late fases iets langer, maar altijd met een maximum.

Het woord komt van de deal rotting functie in Pipedrive, die stilstaande deals letterlijk laat verkleuren. Maar het begrip is breder dan die ene knop. Het gaat om de vraag welke deals in je pipeline nog echt bestaan.

Waarom het ertoe doet

Rotte deals vervuilen elk cijfer dat je uit je CRM haalt. Een rekenvoorbeeld. Je pipeline toont veertig open deals met een gewogen waarde van 180.000 euro. Bij controle blijkt dat twaalf deals al meer dan zestig dagen stilstaan, samen goed voor 65.000 euro gewogen waarde. Je echte werkvoorraad is dus 115.000 euro. Dat is 36 procent minder dan het dashboard beweert.

Die 36 procent werkt overal in door. Je gewogen pipeline is te hoog, dus je forecast belooft omzet die nooit komt. Je verkopers verdelen hun aandacht over veertig deals in plaats van achtentwintig, dus de levende deals krijgen te weinig opvolging. En je gemiddelde doorlooptijd loopt op, waardoor je salescyclus langer lijkt dan hij is.

Er is ook een menselijke kant. Een pipeline vol lijken voelt als een volle agenda. Het team denkt dat er genoeg werk ligt en vertraagt de acquisitie. Twee maanden later is de instroom opgedroogd en begint het kwartaal met een gat.

Zo meet je het in Pipedrive

In de hogere abonnementen zet je deal rotting aan per pipeline, met een termijn per fase. Stilstaande deals kleuren dan rood in de pipelineweergave. Zit die functie niet in je abonnement, bouw dan een filter: alle open deals waarvan de laatste activiteit of laatste wijziging ouder is dan dertig dagen. Sla dat filter op als Stilstaand en zet hem voor het hele team klaar.

• Maak in Insights een rapport van open deals, gegroepeerd op de tijd in de huidige fase. De staarten aan de rechterkant zijn je rot.
• Zet een automatisering op stilstand: geen activiteit in veertien dagen, dan een taak voor de eigenaar. Meer van dit soort vangnetten staat in de acht automatiseringen die elke setup nodig heeft.
• Zorg dat elke open deal altijd een geplande vervolgactiviteit heeft, de kernregel uit activiteiten en taken. Wie die regel volgt, ziet rot vanzelf ontstaan als lege plekken in de agenda.

Ruim maandelijks op. Loop het filter langs en kies per deal: reanimeren met een concrete actie, of verliezen met een eerlijke reden uit je verloren-redenen. Niet doorschuiven naar volgende maand, want dat is precies hoe rot ontstaat.

Waar het misgaat

De klassieke fout is rot bestrijden met nepactiviteit. Een verkoper ziet de rode kleur, logt een belletje zonder inhoud en de teller staat weer op nul. De deal is nog even dood, maar het signaal is weg. Meet daarom niet alleen activiteit, maar ook voortgang: een deal die drie keer van sluitdatum wisselt zonder van fase te veranderen, hoort op de opruimlijst.

Tweede fout: termijnen die voor elke fase gelijk zijn. Dertig dagen stilstand in de onderhandelfase is alarm, dertig dagen in een vroege leadfase kan normaal zijn. Stel de termijnen per fase in op anderhalf keer de normale doorlooptijd.

Derde fout: opruimen als jaarlijkse schoonmaak in plaats van maandelijkse routine. Wie één keer per jaar tweehonderd deals afboekt, maakt van de rapportage over dat jaar een puinhoop. Kleine porties houden je cijfers doorlopend eerlijk en het gesprek erover licht.

Veelgestelde vragen