Pipedrive voor accountants en administratiekantoren

Een kantoor werft zelden met een verkoopafdeling. Nieuwe klanten komen via een verwijzing van de notaris, de bank of een bestaande klant, via de website of via een ondernemer die van adviseur wil wisselen. Dat werk wordt gedaan door de eigenaar of een partner, tussen de aangiftes door, en het verdwijnt in mailboxen en agenda's. Het verlies zit niet in de kans die je afwijst, maar in de kans die je vergat op te volgen.

De knip

Pipedrive tot de handtekening, dan het dossier

Per dienst

een keuzeveld, geen aparte pipeline

Verwijzers

vastgelegd als persoon op de deal

Wat anders is bij een kantoor

De verkoopcyclus is onregelmatig en hangt aan de agenda van het kantoor. In het begin van het jaar en rond de aangiftetermijnen is er geen ruimte voor kennismakingsgesprekken, dus de aanvragen blijven liggen. Wie in november één antwoord wil, krijgt dat in januari. Het CRM helpt vooral om dat zichtbaar te houden: welke aanvragen staan er open, wat is er beloofd en wanneer.

De beslissing wordt bovendien zelden zakelijk-rationeel genomen. Een ondernemer kiest een accountant op vertrouwen, op de kennis van zijn branche en op de vraag of hij zijn telefoon opneemt. Dat maakt notities over wat je in het gesprek hoorde belangrijker dan het bedrag in het veld.

Verder is er de vertrouwelijkheid. Wat een kantoor over klanten weet, is gevoelig, en voor een kantoor met beroepsregels en de AVG geldt dat nog strenger. Dat bepaalt wat je in een verkoopsysteem zet en wat niet. Deze gids geeft daarvoor geen juridisch advies; hoe jouw kantoor de regels toepast, bepaal je binnen je kantoor.

Wat Pipedrive hier wel en niet doet

Het helpt om de grens expliciet te maken, omdat daar de misverstanden zitten. Pipedrive is een verkooptool. Het houdt bij wie je spreekt, wat je hebt voorgesteld en wat de volgende stap is. Het is niet gebouwd voor wat daarna komt.

Wat je daarmee weet is wat je niet moet verwachten. Wie van Pipedrive een dossiersysteem wil maken, bouwt iets dat slechter is dan wat hij al heeft en dat vertrouwelijke informatie op een tweede plek zet. Het eerlijke antwoord op "kan Pipedrive dit ook?" is bij alles in de tweede kolom: kan technisch misschien, past niet.

De pipeline van aanvraag tot onboarding

Een pipeline voor het werven van een nieuwe klant bij een kantoor heeft zes fases. De eerste vier zijn verkoop, de laatste twee zijn de overdracht naar het werk.

1. Aanvraag binnen: de vraag is er, de dienst en de urgentie zijn globaal bekend.
2. Kennismaking gepland of gevoerd: er is gesproken en de situatie van de klant is helder.
3. Voorstel verstuurd: de offerte of opdrachtbevestiging ligt bij de klant.
4. Getekend retour: de klant heeft ja gezegd, de opdracht is rond.
5. Onboarding gegevens: de benodigde stukken en machtigingen worden aangeleverd.
6. Overgedragen: het dossier is aangemaakt en het werk is bij het team.

Of de onboarding als fases in dezelfde pipeline staat of als aparte pipeline met de deal als begin, hangt af van wie het doet. Doet de partner die de klant wist te winnen ook de onboarding, dan is één pipeline overzichtelijk. Doet een kantoormedewerker de onboarding, dan is een tweede pipeline met eigen fases en een eigen eigenaar logischer, omdat de verantwoordelijkheid wisselt. Volg daarin de toets uit pipelines ontwerpen.

Bij een verloren aanvraag leg je de reden vast: te duur, andere adviseur gekozen, geen capaciteit bij ons, dienst die we niet leveren, geen reactie. Zeker de reden "geen capaciteit" is bij een kantoor informatief: het zegt iets over je instroom en over je planning in de drukke maanden.

Per dienst een deal of een pipeline

Een kantoor levert meerdere diensten: administratie, jaarrekening, loonadministratie, fiscaal advies, begeleiding bij een overname. De eerste neiging is een pipeline per dienst. Probeer het eerst met één pipeline en een keuzeveld Dienst op de deal. Dan zie je in één overzicht wat er speelt en kun je op dienst filteren.

Een eigen pipeline is gerechtvaardigd als een dienst een ander verloop heeft. Een eenmalig adviestraject (een overname, een bedrijfswaardering) heeft meestal een eigen offerte, een andere beslisser en een veel langere doorlooptijd dan een doorlopende administratie voor een zzp'er. Dan werk je anders, dus heeft het zijn eigen fases. Een klant die meerdere diensten afneemt, krijgt per dienst een deal, bij dezelfde organisatie, zodat de totale relatie zichtbaar blijft. Hoe velden en dealstructuur hierbij passen, staat in custom velden inrichten.

Deadlines en periodieke opdrachten: waar die wél en niet thuishoren

Dit is de vraag die het meest wordt gesteld en het vaakst verkeerd wordt beantwoord. Een btw-aangifte per kwartaal, de jaarrekening, de loonaangifte: dat zijn periodieke opdrachten die voor een klant steeds terugkomen. Het is verleidelijk om ze als herhalende activiteiten in Pipedrive te zetten. Doe dat niet voor de uitvoering.

De reden is simpel. Een deadline is voor een kantoor een wettelijk of contractueel moment, met een verantwoordelijke en een controle. Dat hoort in een systeem dat daarvoor gebouwd is, met rapportage op wat te laat is en wie het doet. Een activiteit in een CRM is een verkoopherinnering. Staan beide naast elkaar, dan wordt een van de twee niet bijgehouden, en meestal is dat het systeem waar het ertoe doet.

Wat wel in Pipedrive hoort: het commerciële moment dat uit een periodieke opdracht volgt. De verlenging van een opdracht, een jaarlijks gesprek over uitbreiding, een tariefwijziging die je aankondigt. Het ritme van zulke momenten is beschreven in activiteiten en taken structureren. Een vergelijkbare knip staat in Pipedrive voor financieel adviseurs, waar nazorg en reviewmomenten hetzelfde probleem hebben.

Verwijzers: bijvoorbeeld een notaris of een bank

Voor veel kantoren is verwijzing de belangrijkste bron, en toch wordt de verwijzer zelden vastgelegd. Een notaris die twee keer per jaar een ondernemer stuurt, een bankrelatiemanager, een adviseur uit een aanpalend vak, een bestaande klant die een collega-ondernemer doorstuurt. Zonder vastlegging weet niemand na een jaar wie het kantoor heeft gedragen.

De inrichting is klein. Maak de verwijzer een persoon in Pipedrive, bij zijn organisatie. Leg op de deal twee velden vast: een bronveld met de waarde Doorverwijzing en een veld voor de verwijzende persoon. Na een half jaar filter je op de verwijzer en zie je hoeveel kansen en hoeveel gewonnen opdrachten hij heeft gebracht. Dat bepaalt waar je relatietijd heen gaat, en het geeft je een reden voor een bedankje op het moment dat een opdracht tekent. Hoe je een bron als dit meet, staat in wat is leadattributie.

Wees voorzichtig met wat je over een verwijzing vastlegt. Dat een notaris een klant stuurde, is commerciële informatie. De reden waarom de klant een nieuwe adviseur zoekt, kan inhoudelijk of vertrouwelijk zijn; schrijf die niet op in een notitie die meer mensen kunnen zien dan nodig.

Koppeling met je boekhoud- en kantoorsoftware

Een koppeling is geen onderdeel van de eerste inrichting. Begin zonder, en kijk pas als de pipeline draait welke handmatige stap je steeds herhaalt. Voor een kantoor zijn er twee kandidaten. De eerste is het aanmaken van de klant in je pakket na het getekende retour: je typt dan niet nog eens de bedrijfsnaam, het adres en het KvK-nummer over. De tweede is het terugkoppelen van een klantnummer, zodat de verkoopkant en de uitvoeringskant dezelfde sleutel gebruiken.

Welke koppeling kan, hangt af van het pakket dat je kantoor gebruikt. Voor Exact Online staat de beschrijving in Pipedrive koppelen aan Exact Online. Gebruik je een branchespecifiek kantoorpakket, controleer dan bij de leverancier welke koppelingen er zijn voordat je er een bouwt. Een koppeling die niet bestaat, kost meer tijd dan een handmatige stap die je een paar keer per week doet.

Veelgemaakte fouten

Pipedrive als tweede dossier

Notities met inhoud van gesprekken over cijfers, bijlagen met stukken van de klant, aantekeningen over de financiële situatie. Het begint als gemak en het eindigt als een tweede plek waar vertrouwelijke informatie staat die je moet beveiligen en kunt verwijderen. Houd de verkoopnotitie bij: wie, wat gevraagd, wat afgesproken.

Periodieke deadlines als CRM-taken

De herhaalopdrachten staan in twee systemen en worden in geen van beide goed bewaakt. Eén systeem voor uitvoering, het andere voor verkoop.

Alle diensten door elkaar

Een deal "administratie" naast een deal "overname" in dezelfde fase-opbouw geeft een gemiddelde doorlooptijd die voor geen van beide klopt. Leg de dienst vast, en kijk of een tweede pipeline loont.

De verwijzer niet vastleggen

De bron van het meeste werk blijft onzichtbaar, en het bedankje blijft uit. Eén veld lost dat op.

Voor een kantoor met één verkoopproces is dit een basisinrichting: één pipeline, een paar velden, een bronveld met verwijzer. Dat kun je zelf samenstellen in Begin met mijn inrichting, waarna een consultant van Sales Surge het plan controleert. Een inrichting met koppelingen naar je kantoorsoftware of een migratie uit een bestaand pakket valt daarbuiten, zie grenzen van de inrichting. Ook de verwante branchegids voor juristen en die voor consultants laten zien hoe een dienstverlener met een vertrouwelijke kant de verkoop inricht.

Veelgestelde vragen