Pipedrive voor makelaars: woningen als deals

Een kantoor met drie makelaars heeft op een gewone maandag dertig lopende gesprekken: een verkoper die twijfelt over de vraagprijs, een koper die gisteren een tweede bezichtiging deed, een eigenaar die vorig jaar een waardebepaling liet doen en nu misschien wil verhuizen. Wat dat oplevert hangt vooral af van wie op tijd terugbelt. Dat is het werk waar een CRM voor dient, en daar zit ook de afbakening: Pipedrive volgt mensen en afspraken, niet woningen als objecten met foto's, kadastrale gegevens en publicatiestatus.

Een deal is

een opdracht voor één woning

Leidend in je pakket

object, aanbod en publicatie

Leidend in Pipedrive

relatie, opvolging en voortgang

Wat is anders bij een makelaar

Een makelaar heeft twee soorten klanten die elkaar nodig hebben. De verkoper geeft een opdracht en betaalt courtage of een vast bedrag, de koper betaalt niets maar bepaalt of het object ooit verkocht wordt. Bij een aankoopmakelaar zit de opdracht juist aan de kopende kant. In beide gevallen is er een lange rij mensen met een lage kans en een korte rij met een hoge, en het verschil is pas laat te zien.

De cyclus is ook ongewoon. Een waardebepaling kost een eigenaar niets en leidt vaak pas na maanden of jaren tot een opdracht. Een verkoopopdracht kent daarna een eigen ritme: woning klaarmaken, fotograferen, publiceren, bezichtigen, biedingen, onderhandeling, koopakte, notaris, sleuteloverdracht. Wie dat hele verloop in één pipeline probeert te persen, krijgt een veld met zestien fases waar niemand mee werkt.

Wat Pipedrive niet doet: aanbod en Funda

Pipedrive weet niets van een woning als object. Het kent geen bouwjaar, geen woonoppervlak, geen energielabel en geen publicatiestatus op Funda. Dat zijn gegevens van je makelaarspakket, zoals Realworks, en die moeten daar blijven omdat dat pakket doorgaans ook de koppeling naar het portaal en de website beheert.

Wat wel kan, is het adres en een paar kerngegevens als tekst op de deal zetten, zodat collega's zien over welke woning het gaat. Of er een koppeling met jouw pakket bestaat, hangt af van de leverancier: sommige bieden een API, andere alleen een export of een betaalde tussenlaag. Een standaardkoppeling die een Funda-woning automatisch als deal aanmaakt, mag je niet aannemen. Vraag het na bij je pakketleverancier voordat je erop bouwt.

Het gevolg voor de inrichting: spreek per gegeven af welk systeem leidend is. Object en aanbod komen uit het pakket. Relaties, afspraken en voortgang staan in Pipedrive. Dezelfde logica als bij een boekhoudkoppeling, uitgelegd in Pipedrive koppelen aan Exact Online.

Per woning een deal: de pipeline van intake tot overdracht

De verkoopopdracht is de kernpipeline. Een voorbeeld met zeven fases, bedoeld als startpunt en niet als norm:

De fase In de verkoop duurt het langst en bevat het minst te sturen. Daar is een duidelijke grens nodig: Pipedrive meldt alleen dat er iets moet gebeuren, het verkoopproces zelf (biedingen, voorbehouden, financiering) speelt zich af in gesprekken en je dossier. Hoe je fases en winkansen koppelt staat in stages en winkansen instellen, en voor de afweging tussen één of meerdere pipelines in pipelines ontwerpen.

Kijkers en bieders als deelnemers aan de deal

Bij een gewone verkoop is er één klant. Bij een woning zijn er er tientallen: iedereen die belt, langskomt of een bod uitbrengt. Je wilt die mensen niet allemaal als aparte deals, want dan staat je pipeline vol met bezichtigers van een woning die al verkocht is.

De werkbare keuze is een persoon per kijker, gekoppeld aan de woningdeal als deelnemer, met een activiteit voor opvolging. Wie echt een bod uitbrengt, krijgt een eigen deal in je aankooppipeline, zodat zijn zoektocht niet verdwijnt als dit huis niet doorgaat. Zo blijft de verkoopdeal beperkt tot de eigenaar en zie je op de deal wie er langskwam zonder dat de pipeline vol loopt.

Velden en automatiseringen

Automatiseer vier momenten. Bij een gevraagde waardebepaling direct een activiteit terugbellen met vervaldatum morgen. Bij een verstuurd voorstel een rappel na drie werkdagen. Bij een geaccepteerd bod een taak voor het kantoor om de koopakte voor te bereiden. En bij een afgesloten verkoop een activiteit over een jaar, om de oude klant te bellen over de nieuwe woning of de verhuizing van zijn familie. Het ritme van zulke taken staat in activiteiten en taken structureren.

Opvolging na de bezichtiging

De meeste bezichtigers horen na afloop nooit meer iets, behalve dat het huis verkocht is. Een makelaar die dezelfde avond vraagt wat men ervan vond, krijgt vaak twee dingen terug: een eerlijk oordeel en soms een volgende woning die beter past. Dat is reden genoeg om er systeem in te brengen.

Leg per bezichtiging een afgeronde activiteit vast met de reactie in één regel en maak meteen een volgende: een telefoontje na twee dagen, of een bericht zodra er een vergelijkbare woning bijkomt. Het kanaal hangt af van de relatie. Veel kopers reageren sneller op een appje dan op e-mail, en hoe je dat aan Pipedrive koppelt staat in Pipedrive koppelen aan WhatsApp Business. Zorg dat je dan wel weet welke toestemming je hebt voor het bericht.

Een tweede pipeline voor taxaties en aankoopbegeleiding

Een taxatie is een ander product dan een verkoopopdracht: korter, vast tarief, geen biedingen. Een aankoopbegeleiding is weer iets anders, want de opdrachtgever zoekt een woning en jij bent zijn zoeker. Bij kantoren die beide naast verkoop aanbieden is een eigen pipeline per dienst de moeite waard. Een taxatie heeft aan vier fases genoeg (aanvraag, afspraak, rapport verstuurd, factuur), een aankoopdeal volgt de zoektocht tot de overdracht.

Hou het aantal pipelines klein. Elke extra pipeline betekent een extra overzicht om te controleren en extra rapporten. Een taxatie die maar een paar keer per maand voorkomt, past vaak beter als vaste keuze in het veld soort opdracht binnen de hoofdpipeline.

Veelgemaakte fouten

De woning als organisatie aanmaken

Een adres is geen bedrijf. Wie elke woning als organisatie opvoert, krijgt een lijst met straatnamen en geen klantbeeld. Houd organisaties voor bedrijven en geef de woning een plek als dealnaam of veld.

Alles in het CRM willen vastleggen

De bezichtigingsagenda, de fotolijst en de vraagprijshistorie horen al in je pakket. Als je die in Pipedrive dubbel bijhoudt, zijn er twee versies en geen van beide klopt over een maand.

Geen rappel op voorstellen en waardebepalingen

De meeste opdrachten die verloren gaan, gaan niet verloren aan een concurrent maar aan stilte. Een rappel na enkele dagen bewijst meer dan een goede brochure. Wat er gebeurt als dat uitblijft, staat in wat is dealrot.

Wanneer je beter een makelaarspakket neemt

Wie vooral woningen publiceert, matcht en bezichtigingen plant, heeft meer aan een makelaarspakket dan aan Pipedrive. Zulke pakketten hebben objectbeheer, een koppeling met Funda en de eigen website, zoekprofielen met matchlogica en een agenda voor bezichtigingen. Pipedrive kan dat niet en moet het ook niet nabootsen.

Pipedrive naast het pakket is zinvol als je kantoor een commercieel proces heeft dat het pakket onvoldoende volgt: acquisitie van verkopers, relatiebeheer met bedrijven, beleggers of projectontwikkelaars, of een team dat zijn verkooplijn wil bewaken. Past jouw situatie daarin, dan is de volgende stap een plan dat je bij Begin met mijn inrichting samenstelt. Een consultant controleert dat plan voor er een scope en prijs komt.

Veelgestelde vragen