Pipedrive voor productiebedrijven: offerte tot opdracht

Een metaalbewerker krijgt maandag een mail van een machinebouwer met een tekening in STEP en de vraag om een prijs voor vijfhonderd stuks. Dinsdag belt een andere klant om een bestaande order aan te passen. Woensdag meldt zich iemand via de website met een schets op een A4. Wie dat alles in een mailbox en een Excelsheet bijhoudt, weet op vrijdag niet meer welke offerte nog openstaat en welke is blijven liggen.

Pipedrive tot

de orderbevestiging

ERP vanaf

order, inkoop en productie

Overdracht

één moment, één plek

Wat is anders bij een productiebedrijf

De verkoop is technisch. Een aanvraag bevat een tekening, een materiaal, een tolerantie of een hoeveelheid, en om een prijs te geven moet iemand rekenen: materiaal, bewerking, afwerking, transport. Dat rekenen duurt uren of dagen, en tijdens die tijd is de klant bij drie andere leveranciers.

De beslissing ligt vaak bij twee mensen met een andere vraag. De inkoper kijkt naar prijs en levertijd. De technicus kijkt naar of het te maken is en of je de juiste certificaten hebt. Een offerte die voor één van de twee overtuigt, maar de ander niet, strandt zonder dat je het merkt. Dat patroon zien wij vaak terug in technische verkoop.

Wat Pipedrive hier doet en wat het ERP doet

De werkdeling is helder, zolang je haar vasthoudt. Pipedrive weet wie de klant is, wat er is gevraagd, welke offerte uitstaat en wanneer je moet terugbellen. Het ERP, of je werkvoorbereidingssysteem, weet wat het kost om te maken, wat er in voorraad is, welke machine vrij is en wat er gefactureerd moet worden.

Het raakvlak is de order. Zolang de klant niet akkoord is, leeft de aanvraag in Pipedrive. Zodra de orderbevestiging is getekend of per mail bevestigd, is er een order in je ERP en een gewonnen deal in Pipedrive. De boekhoudkant van die overdracht, met koppeling naar een pakket als Exact, staat in Pipedrive koppelen aan Exact Online.

De pipeline van aanvraag tot orderbevestiging

Een voorbeeld met zes fases, op te passen aan je eigen werk:

Calculatie heeft een eigen fase omdat het bij technische producten het knelpunt is. Bij veel bedrijven bepaalt de wachtrij bij de calculator hoe snel je kunt reageren. Maak dat zichtbaar: een deal die langer dan drie dagen in calculatie staat, krijgt een signaal. Hoe je fases en winkansen koppelt, staat in stages en winkansen instellen, en voor een bedrijf met zowel maatwerk als serieorders is de afweging uit pipelines ontwerpen relevant.

Tekeningen, specificaties en varianten vastleggen

Een tekening is een bijlage, geen veld. Zet de versie die bij de offerte hoort op de deal, met een revisienummer in de bestandsnaam: bijvoorbeeld frame-A3-rev2.step. Zo kun je later zien welke versie is geoffreerd, ook als de klant intussen een nieuwe stuurde. Het tekenwerk zelf blijft in je eigen systeem.

Varianten vormen de vraag waar de meeste bedrijven op vastlopen. Dezelfde behuizing in drie materialen, in oplagen van honderd, vijfhonderd en duizend. Voor de klant is dat één aanvraag, voor jou zijn het negen prijzen. Leg dat vast als productregels onder één deal, met per regel de hoeveelheid en de prijs. Zo blijft het één offerte met één uitkomst. Hoe je producten en prijzen opzet, staat in producten en prijzen inrichten.

De calculatie: wanneer je offerte maakt en wanneer je niet rekent

Niet elke aanvraag verdient een calculatie. Een bedrijf dat voor elke vraag uren rekent, besteedt zijn eigen capaciteit aan prijsvergelijkers die nooit bestellen. Een eenvoudige voorselectie scheelt veel: past het in ons vakgebied, is de hoeveelheid zinvol, kennen we de klant, en is er een reële leverdatum?

Dat kun je vastleggen in de fase Beoordeling technisch, met drie uitkomsten: rekenen, bellen voor meer informatie of afwijzen met reden. Het derde is nodig. Een aanvraag die je afwijst met een vriendelijke reden, brengt soms een betere aanvraag later. Een aanvraag die je laat liggen, brengt niets.

Voor de offerte zelf gelden dezelfde regels als elders: een vaste opbouw, een duidelijke geldigheidsduur, de voorwaarden erbij. Hoe je dat met sjablonen regelt, staat in offertes met Smart Docs.

Van orderbevestiging naar productie en factuur

Op het moment van akkoord zijn er drie overdrachten, en elk gaat op een eigen manier mis. De orderbevestiging gaat naar de klant. De order gaat naar productie of werkvoorbereiding. Het orderbedrag gaat naar de boekhouding, voor factuur of voorschot.

Kies één verantwoordelijke en één moment. Bij fase Orderbevestiging verstuurd ontstaat een taak voor de ordersupport, met de dealgegevens in de omschrijving: klant, referentie, regels, leverdatum en een verwijzing naar de bijlagen. Die persoon voert de order in je ERP in. Niet de verkoper erbij laten typen, niet de klant het zelf laten doen. Als die stap goed werkt en het volume stijgt, is een koppeling de logische volgende stap.

Herhaalorders zonder nieuwe deal

Veel productiebedrijven leven van vaste klanten die steeds hetzelfde bestellen, met wat variatie in de hoeveelheid. Voor zulke orders is een deal per order overbodig. De klant belt of mailt, de ordersupport voert het in, en het CRM hoeft er niet van te weten.

Het CRM heeft hier wel een andere functie: de relatie in de gaten houden. Een klant die elk kwartaal bestelt en nu twee kwartalen niet, is een signaal. Dat kun je zichtbaar maken met een datumveld Laatste order op de organisatie en een activiteit als die datum te oud wordt. Bij een wijziging van de uitvoering of een andere hoeveelheid hoort wel een nieuwe offerte, en dus een nieuwe deal.

De nieuwe aanvragen van bestaande klanten verdienen eenzelfde behandeling als die van onbekenden. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar bij een klant die je kent gaat de aanvraag vaak direct naar een medewerker die het uit zijn hoofd afhandelt. Zo ontstaan offertes zonder logboek. Bij veel herhaalorders lijken de vragen op die in Pipedrive voor groothandels, en voor bedrijven die ook installeren of monteren is Pipedrive voor bouw en installatie een bruikbare vergelijking.

Veelgemaakte fouten

De offerte overschrijven in plaats van versies bewaren

Een klant zegt na twee weken dat hij de eerste prijs wilde. Zonder bewaarde versie weet je niet wat er gestuurd is. Elke gestuurde versie krijgt een nummer en blijft staan.

Calculatie als zwarte doos

Als niemand ziet hoeveel aanvragen er in calculatie wachten, merkt de verkoper het pas als de klant klaagt. Een fase met een teller maakt het wachten zichtbaar.

Het ERP nabouwen in Pipedrive

Het begint met een veld voor het materiaal en eindigt met velden voor tolerantie, gewicht en machine. Dat zijn gegevens van productie en ze horen daar. In het CRM staat wat nodig is om te verkopen.

Wanneer Pipedrive niet de juiste keuze is

Bij een productiebedrijf dat configureerbare producten verkoopt met complexe regels voor prijs en haalbaarheid, zoals een kozijnenfabrikant of een bedrijf met een productconfigurator, is een CPQ-oplossing of de verkoopmodule van je ERP vaak beter. Daar bepalen de regels wat kan en wat het kost, en dat wil je niet met de hand doen.

Pipedrive past als het verkoopproces vooral aanvraag, gesprek en offerte is, met een overzichtelijk aantal medewerkers. Dan is een plan op Begin met mijn inrichting een goed begin, dat een consultant controleert voor scope en prijs volgen. Een koppeling met je ERP valt buiten een standaardinrichting en gaat naar een begeleid traject.

Veelgestelde vragen