Wat is conversieratio per fase?

Meet

doorstroom van de ene fase naar de volgende

Meet je in

het trechterrapport in Insights

Nodig

minimaal dertig deals per fase

De definitie in gewone taal

De conversieratio per fase is het percentage deals dat vanuit één fase doorstroomt naar de volgende. Stel, zestig deals bereiken de fase Demo gegeven. Vierentwintig gaan door naar Voorstel verstuurd. De conversie van die stap is dan veertig procent.

Je meet dus per stap, niet per uitkomst. Achter elkaar gezet vormen die percentages een trechter. Bovenaan komt veel binnen, onderaan blijft weinig over. De vermenigvuldiging van alle stappen komt uit op je winratio, en dat is precies waarom dit cijfer nuttiger is. Het splitst één eindcijfer in vier of vijf stuurbare stukken.

Let op het verschil met de winkans die aan een fase hangt. De winkans schat de kans dat een deal uiteindelijk wordt gewonnen. De conversieratio meet alleen de sprong naar de volgende fase. Wie die twee door elkaar haalt, vult zijn winkansen te hoog in en krijgt een forecast die structureel overdrijft.

Waarom het ertoe doet

Een rekenvoorbeeld met vier fases. Van honderd gekwalificeerde deals komen er vijfenzestig tot een demo en veertig tot een voorstel. Achtentwintig halen de onderhandeling en twintig een handtekening. Je winratio is dus twintig procent. De zwakste stap is de sprong van demo naar voorstel, met eenenzestig procent.

Nu wordt de rekensom interessant. Til je die ene stap naar vijfenzeventig procent, dan stromen er negenenveertig deals door in plaats van veertig. Bij gelijkblijvende stappen daarna win je vierentwintig deals in plaats van twintig. Dat is twintig procent meer omzet uit dezelfde instroom, door één stap te verbeteren.

Even belangrijk is wat je hiermee niet doet. Zonder deze meting koopt een team extra leads in om het gat te vullen. Die leads lopen door dezelfde lekke trechter, dus je kosten stijgen en je winratio blijft gelijk. Meten per fase voorkomt dat je geld uitgeeft aan het verkeerde probleem.

Zo meet je het in Pipedrive

Pipedrive registreert elke faseovergang automatisch. Je hoeft alleen het juiste rapport te maken en er discipline omheen te zetten.

• Maak in Insights een trechterrapport op je pipeline over een periode van minstens een kwartaal. Het rapport toont per fase de aantallen en de doorstroom.
• Dupliceer dat rapport en filter op bron of op branche. Vaak lekt de trechter maar bij één type klant, en dat zie je in het totaal nooit.
• Zet het rapport op je teamdashboard naast doorlooptijd en winratio, volgens de opzet uit dashboards en rapportages.

Voor bruikbare cijfers moet je pipeline wel kloppen. Elke fase moet een gebeurtenis zijn die je kunt vaststellen, zoals een verstuurde offerte. Fases die een gevoel beschrijven, leveren willekeurige percentages op. Hoe je dat opbouwt, staat in pipelines ontwerpen.

Meet daarnaast de conversie per verkoper, maar deel die cijfers voorzichtig. Verschillen tussen mensen komen vaak uit hun dealmix en niet uit hun vaardigheid. Gebruik ze dus om te leren, niet om af te rekenen. Blinkt iemand uit op één stap? Laat hem in een half uur uitleggen hoe hij dat doet.

Waar het misgaat

De eerste fout is meten op te weinig deals. Bij twaalf deals in een fase zegt een sprong van vijftig naar zeventig procent niets. Neem een langere periode of voeg twee kwartalen samen. Beslis nooit op een percentage dat op minder dan dertig deals rust.

De tweede fout is slepen zonder werk. Verkopers schuiven deals door om hun trechter gezond te laten lijken. De conversie stijgt, maar de omzet blijft gelijk. Koppel daarom aan elke fase een harde eis, zoals een verstuurde offerte in het systeem. Die eisen leg je vast bij stages en winkansen instellen.

De derde fout is stilstand negeren. Deals die maandenlang in een fase blijven staan, tellen mee als niet geconverteerd en vertekenen je beeld. Ruim ze op volgens de aanpak uit de gids over dealrot. Meet daarna opnieuw, want je trechter ziet er dan vaak heel anders uit.

Veelgestelde vragen