Wat zijn forecastcategorieën?

De drie waarden

commit, best case en pipeline

Maak je als

keuzelijst op de deal

Bespreek je

wekelijks, één keer per deal

De definitie in gewone taal

Een forecastcategorie is een label op een open deal. Het zegt hoe zeker je bent van de afloop binnen de gekozen periode. Meestal gebruik je er drie. Commit betekent: deze deal komt binnen, ik durf erop af te rekenen. Best case betekent: dit kan lukken, maar er moet nog iets gebeuren. Pipeline betekent: te vroeg om iets te beloven.

Het verschil met de winkans per fase is belangrijk. De winkans hoort bij de fase en geldt voor alle deals in die fase. De forecastcategorie hoort bij deze ene klant. Twee deals kunnen in dezelfde fase staan. De één heeft een handtekening toegezegd, de ander zoekt nog budget. Dat verschil weet alleen je verkoper.

Je gebruikt beide dus naast elkaar. De gewogen pipeline rekent met de fase en geeft je het statistische beeld over veel deals. De forecastcategorie geeft je het menselijke oordeel per deal. Wijken die twee sterk af, dan heb je meteen een goed gesprek te voeren.

Waarom het ertoe doet

Een rekenvoorbeeld. Je hebt vijfentwintig open deals met samen 300.000 euro. Gewogen komt daar 118.000 euro uit. Je verkopers labelen zes deals als commit, samen 72.000 euro. Nog eens acht deals staan op best case, samen 90.000 euro. De rest is pipeline.

Nu heb je drie getallen in plaats van één. Je ondergrens is 72.000 euro. Je realistische verwachting ligt rond 72.000 plus ongeveer de helft van best case, dus rond 117.000 euro. Je bovengrens is 162.000 euro. Met dat bereik kun je plannen. Eén gewogen getal geeft je die spreiding nooit.

Het tweede voordeel is de kalibratie. Zet elk kwartaal je commit van week één naast de werkelijk gewonnen omzet. Komt daar structureel tachtig procent van binnen, dan weet je dat volgende keer meteen. Zo wordt je forecast na drie kwartalen een instrument in plaats van een schatting. Hoe je die cyclus opzet, staat in doelen en forecasting.

Zo richt je het in Pipedrive in

Pipedrive kent geen standaardveld met deze naam. Je maakt het zelf, en dat kost een kwartier.

• Maak een custom veld op de deal van het type keuzelijst. Noem hem Forecastcategorie en geef hem de waarden Commit, Best case en Pipeline. Zie custom velden inrichten voor de spelregels.
• Zet het veld zichtbaar in de dealweergave en maak hem verplicht vanaf de fase waarin je een offerte verstuurt. Eerder heeft het label geen waarde.
• Bouw in Insights een rapport van open deals, gegroepeerd op deze categorie en gefilterd op verwachte sluitdatum in dit kwartaal. Dat rapport is je forecastagenda.

Combineer het label met een harde eis op de verwachte sluitdatum. Een deal op commit zonder datum is geen belofte. Vul daarom bij elke commit ook een sluitdatum en een geplande vervolgactie in, precies zoals activiteiten en taken voorschrijft.

Bewaar daarnaast elke week de stand van je commit. Dat kan met een export naar een werkblad. Het kan ook met een tweede veld dat je bevriest bij de start van het kwartaal. Zonder die momentopname weet je achteraf niet meer wat je in week één beloofde. Juist die vergelijking maakt je volgende forecast beter.

Waar het misgaat

De eerste fout is optimisme dat niemand corrigeert. Verkopers zetten deals op commit omdat het goed staat in het overleg. Zonder wekelijkse toets groeit die stapel vanzelf. Loop daarom elke week de commitlijst langs en vraag per deal wat er nog moet gebeuren.

De tweede fout is het label vergeten bij te werken. Een deal die twee maanden op best case staat terwijl er niets gebeurt, hoort terug naar pipeline of naar verloren. Dat is gewone dealrot, alleen met een geruststellend etiket erop.

De derde fout is dubbelop sturen. Sommige teams veranderen én de fase én de winkans én de categorie, waardoor niemand meer weet welk cijfer leidt. Houd het simpel. De fase volgt het proces, de winkans volgt de fase en de categorie volgt je oordeel. Hoe je die winkansen eerlijk vult, lees je in stages en winkansen instellen.

Veelgestelde vragen