Importeren in Pipedrive: de volgorde en de testbatch

Deze pagina beschrijft de mechaniek die voor elke bron geldt, of je nu uit Excel komt, uit een ander CRM of uit een export van je boekhouding. De bronspecifieke stappen, zoals welk veld uit welk systeem komt, staan in de migratiegidsen, bijvoorbeeld migreren vanuit Excel. Hier gaat het om de volgorde en om wat je controleert.

Volgorde

organisaties, personen, deals

Testbatch

twintig rijen per ronde

Sleutel

één vaste per soort, ook in je bestand

Waarom de volgorde ertoe doet

In Pipedrive hangen de gegevens aan elkaar. Een persoon hoort bij een organisatie, een deal bij een persoon en een organisatie. Importeer je de deals eerst, dan weet Pipedrive niet waar ze aan moeten hangen, en maakt de import nieuwe organisaties en personen aan op basis van de namen in de dealrijen. Dat ziet er goed uit totdat je merkt dat er voor elke afwijkende schrijfwijze een nieuwe organisatie is aangemaakt.

Daarom de volgorde van buiten naar binnen. Organisaties zijn er al als je personen importeert, dus de personen kunnen aan een bestaande organisatie worden gehangen. Beide zijn er al als je deals importeert, dus de deals kunnen aan een bestaande persoon en organisatie worden gehangen. Elke ronde bouwt op de vorige.

Eisen aan je bestand: tabblad, kopregel en omvang

Pipedrive importeert uit spreadsheets in gangbare formaten (xlsx, xls en csv); het actuele lijstje staat in de importhulp. Een paar eisen die in de praktijk de meeste fouten voorkomen:

• Eén tabblad per bestand, met alleen gegevens. Geen samengevoegde cellen, geen totaalrij onderaan, geen lege rijen tussen de gegevens.
• Eén kopregel bovenaan, met kolomnamen die je herkent. Bij het koppelen van kolommen aan velden in Pipedrive zie je deze namen terug.
• Eén soort per bestand. Organisaties, personen en deals staan niet door elkaar in één lijst.
• Datums in één vast formaat, en getallen zonder valutatekens of duizendtalpunten in het bedragveld.
• Een kolom met een vaste sleutel in elk bestand, zodat je later kunt terugvinden welke rij waar is beland.

Over de omvang: er geldt een maximum aan rijen en bestandsgrootte per import, dat in de importhulp staat en kan veranderen. Past je bestand daar niet in, importeer dan per deel en houd dezelfde volgorde aan binnen elk deel.

Organisaties eerst

Een organisatiebestand heeft minimaal een naam. Voeg toe wat je later wilt filteren of koppelen: adres, KvK-nummer of btw-nummer, branche, website. Het KvK-nummer verdient een eigen kolom, ook als Pipedrive er geen standaardveld voor heeft; maak er dan een maatwerkveld voor. Het is de sleutel waarmee je later ontdubbelt en waarmee een boekhoudkoppeling de debiteur herkent.

Zorg dat elke organisatie één keer in het bestand staat, met één schrijfwijze. Heb je "Bakkerij Jansen" en "Bakkerij Jansen B.V." als twee rijen, dan komen ze er ook als twee organisaties in, en moet je ze in Pipedrive handmatig samenvoegen. Dat kost per paar meer tijd dan het in het bestand corrigeren. Hoe je dat aanpakt staat in dataschoonmaak en ontdubbelen.

Personen en hun koppeling aan een organisatie

Een persoonsbestand heeft een naam, een e-mailadres en een kolom met de naam van de organisatie waar de persoon bij hoort. Die kolom koppel je tijdens de import aan het veld voor de organisatie. Pipedrive zoekt de organisatie dan op naam: komt de naam overeen met een bestaande organisatie, dan wordt de persoon eraan gehangen, en komt hij niet overeen, dan kan er een nieuwe organisatie ontstaan. Controleer in het importscherm welk gedrag in jouw versie geldt.

Daarom moet de schrijfwijze in je persoonsbestand exact gelijk zijn aan die in je organisatiebestand. Het veiligst is dat je de organisatienaam uit het organisatiebestand kopieert met een opzoekformule, in plaats van hem opnieuw te typen of te hergebruiken uit een oude lijst. Personen zonder organisatie zijn toegestaan, maar beslis bewust of je die wilt: een persoon die nergens bij hoort, vind je later moeilijk terug.

Deals in een bepaalde fase of pipeline importeren

Een dealbestand heeft een titel, een bedrag en de verwijzing naar persoon en organisatie, en daarnaast twee kolommen die vaak vergeten worden: de pipeline en de fase. Zonder die kolommen plaatst Pipedrive de deals in de eerste fase van de standaardpipeline, waarna je ze met de hand moet verslepen. Met de kolommen komt elke deal direct op de goede plek.

Fases uit je oude systeem zijn zelden gelijk aan de fases die je nu inricht. Zet ze vóór de import om in je bestand, in een aparte kolom met de nieuwe naam. Doe dat niet tijdens de import, want daar kun je het niet controleren. De afweging hoeveel fases je wilt, staat in pipelines ontwerpen.

Een testbatch van twintig rijen

Maak van elk bestand eerst een kopie met de eerste twintig rijen en importeer die. Kies de twintig bewust: neem geen twintig gelijke rijen, maar een spreiding. Een rij met een lange naam, een rij zonder e-mailadres, een rij met een apostrof of een letter met accent, een rij met een organisatie die ook in een andere rij voorkomt.

Open daarna elk van de twintig records in Pipedrive en controleer: staat elk gegeven in het veld waar je het verwachtte, hangt de persoon aan de juiste organisatie, staat de deal in de goede fase, en zijn bedragen en datums juist. Vind je één fout, dan is er een patroon. Verwijder de testbatch (je kunt de testrijen herkennen aan de sleutelkolom) of kijk of je importgeschiedenis een manier biedt om de import ongedaan te maken; controleer dat in jouw versie. Corrigeer het bestand of de koppeling en probeer opnieuw. Pas als twintig van twintig goed zijn, importeer je de rest.

Wat er gebeurt met dubbelen bij de import

Wat Pipedrive doet met rijen die lijken op bestaande records, hangt af van het soort gegeven en van de opties in het importscherm. Voor zover wij weten kun je bij het koppelen aan bestaande organisaties en personen op naam of op e-mailadres aangeven hoe de import omgaat met overeenkomsten, maar verlaat je er niet blind op. De betrouwbaarste verdediging is een bestand zonder dubbelen en één vaste sleutel.

Gaat het om gegevens die al in Pipedrive staan en niet in je bestand, bijvoorbeeld omdat je collega's al een tijd handmatig opvoeren? Vergelijk dan vóór de import je bestand met een export uit Pipedrive op de sleutel, en haal de rijen weg die er al in staan. Zo voorkom je dat dezelfde klant twee keer bestaat nog voordat het team het systeem gebruikt.

De overslagbestanden lezen

Na een import laat Pipedrive zien hoeveel rijen zijn verwerkt, en hoeveel zijn overgeslagen of gefaald. Waar je het overzicht van mislukte rijen vindt en in welk formaat, verschilt per versie; zoek in de importgeschiedenis naar de resultaten van de laatste import. Lees dat overzicht altijd, ook als het aantal klein lijkt.

Overgeslagen rijen hebben meestal een van drie oorzaken: een verplicht veld is leeg, een waarde past niet bij het veldtype (tekst in een datumveld, een keuzewaarde die niet bestaat), of de rij is een duplicaat van iets dat al staat. Los de oorzaak op in je bronbestand, en importeer alleen de overgeslagen rijen opnieuw in een eigen bestand, niet het hele bestand nog eens, want dan staat de rest dubbel.

Na de import: steekproef en opruimen

Een import is pas klaar als je hem hebt gecontroleerd. Doe drie dingen. Eén: de tellingen. Het aantal organisaties, personen en deals in Pipedrive moet aansluiten op je bestanden, minus wat je bewust hebt overgeslagen. Twee: een steekproef van twintig willekeurige records, zoals bij de testbatch, nu in het echte bestand. Drie: zoek op de bekende problemen: personen zonder organisatie, deals zonder persoon, organisaties met precies dezelfde naam.

Daarna begin je met werken. Alles wat je daarna vindt, loop je na met het team, niet alleen jij: wie een klant kent, ziet sneller dat er iets niet klopt. De controle voordat je het team uitnodigt staat in de inrichting controleren voor livegang, en zonder historie beginnen beschrijft starten zonder CRM. Gaat het om een migratie met historie en bijlagen, lees dan eerst migratie zonder dataverlies. De velden waar je op importeert maak je aan volgens custom velden inrichten.

Een import met historie, mappings uit een ander CRM of meerdere bronnen tegelijk valt buiten de basisinrichting van Pipedrive Inrichten; zie grenzen van de inrichting.

Veelgestelde vragen