Pipedrive inrichting controleren voordat je live gaat

Een inrichting die er goed uitziet in de instellingen, is nog geen inrichting die werkt. Een pipeline met zes fases, een veld Leadbron en een automatisering voor de opvolgactiviteit ziet er op papier af uit. Pas als iemand er een deal doorheen duwt, blijkt dat de automatisering op de verkeerde fase staat, dat het veld voor de verkoper verborgen is en dat de eerste mail bij een andere deal terechtkomt.

Duur

een uur voor één pipeline

Testgegevens

altijd met TEST ervoor

Resultaat

één A4 met de afspraken

Waarom je test voordat je het team uitnodigt

De eerste indruk van een CRM is het moment waarop een verkoper besluit of hij het gebruikt. Een formulier dat vraagt om een gegeven dat hij niet heeft, een fase waarvan hij niet weet wat die betekent, een melding die niets zegt: elk van die dingen kost vertrouwen dat je niet makkelijk terugkrijgt. Fouten die je zelf vindt vóór de uitnodiging, kosten je een kwartier. Fouten die je team vindt, kosten je de bereidheid om het systeem bij te houden.

De controle hieronder is bedoeld voor een basisinrichting: één pipeline, een korte set dealvelden, een paar automatiseringen en een gekoppelde mailbox. Heb je meerdere pipelines of koppelingen met andere systemen, dan herhaal je de proefdeal per pipeline en komt er voor elke koppeling een eigen proef bij.

Een proefdeal van begin tot eind

Maak een testorganisatie, een testpersoon en een testdeal, allemaal met TEST in de naam. Voer ze op zoals een verkoper dat zou doen: via het scherm voor een nieuwe deal, niet via een import of een snelkoppeling die je zelf handig vindt. Loop dan elke fase door, van de eerste tot de laatste, en kijk bij elke stap naar wat er gebeurt.

1. Kun je de deal aanmaken zonder velden in te vullen die je op dat moment niet kunt weten?
2. Verschijnt in elke fase de volgende activiteit, of moet je die zelf bedenken?
3. Staat de winkans per fase op een waarde waar je achter staat?
4. Kun je de deal op gewonnen zetten, en wat gebeurt er dan met de activiteiten?
5. Zet je een tweede testdeal op verloren: dwingt het systeem om een reden, en staat die reden in je lijst?

Let daarbij op verplichte velden. In Pipedrive kun je instellen dat een veld verplicht is bij het aanmaken of bij het verplaatsen naar een fase; hoe dat per veld werkt en welke opties je pakket biedt, controleer je in jouw versie, via de veldinstellingen of de documentatie over verplichte velden. De fout die we het vaakst zien is een veld dat verplicht is in een fase waarin de informatie nog niet bestaat. Een bedrag in de eerste fase verplicht stellen, leidt tot verzonnen bedragen.

Een proefmail: komt hij bij de juiste deal terecht

Mailkoppeling is het onderdeel dat het vaakst "eigenlijk wel goed" lijkt. Stuur vanuit je gekoppelde mailbox een mail naar het adres van je testpersoon, en laat die testpersoon antwoorden vanuit een tweede adres dat je zelf beheert. Kijk dan na enkele minuten bij de testdeal: staan beide berichten in de tijdlijn, en staan ze bij de juiste deal?

Test ook de variant die in de praktijk de meeste verwarring geeft: een persoon met twee open deals. Pipedrive koppelt een mail niet altijd vanzelf aan één van die deals; wat er in jouw geval gebeurt, zie je alleen door het uit te proberen. Mislukt de koppeling of komt de mail niet aan, ga dan naar e-mailsync werkt niet. De instellingen en templates zelf staan in e-mailsync en templates.

Elke automatisering één keer laten afgaan

Een automatisering die je nog nooit hebt zien afgaan, werkt niet. Dat is geen pessimisme maar de gewone gang van zaken: de voorwaarde klopt net niet, het veld heet iets anders dan je dacht, of de actie wijst naar een gebruiker die niet meer bestaat. Zet voor elke automatisering een testdeal in de situatie waarin hij moet afgaan, en kijk wat er gebeurt.

Open ook het overzicht van automatiseringen en kijk of er actieve regels in staan die je niet herkent. Een regel van een eerder experiment die nog aan staat, is een verrassing die je liever nu vindt dan na een maand. De acht automatiseringen die we voor bijna elke inrichting aanraden, staan in de gids over automatiseringen.

Inloggen als verkoper en kijken wat je ziet

Als beheerder zie je alles, dus je ziet niet wat je team ziet. Bekijk de inrichting daarom met de rechten van een verkoper. Pipedrive kent permissiesets en zichtbaarheidsgroepen die bepalen wat een gebruiker mag zien en doen; hoe die staan, vind je in de instellingen voor gebruikers en rechten, en welke opties je hebt hangt af van je pakket. De opzet staat uitgelegd in rechten en zichtbaarheid.

De praktische manier om te kijken: laat een verkoper met zijn eigen account één proefdeal aanmaken terwijl jij meekijkt, of gebruik een testgebruiker met dezelfde permissieset als je verkopers (een extra gebruiker kan een extra licentie betekenen; controleer wat jouw abonnement doet). Kijk of hij de deals van collega's ziet die hij mag zien en niet de deals die hij niet mag zien. Kijk of de velden waar hij mee werkt er allemaal zijn, en of er velden zijn die hem alleen in de weg zitten. Een scherm met vijfentwintig velden waarvan hij er zes gebruikt, kost je elke dag aandacht.

Importen controleren op een steekproef

Heb je bestaande gegevens geïmporteerd, dan hoort daar een steekproef bij. Open twintig willekeurige records en vergelijk ze met het bronbestand. Controleer minstens vier dingen: staat de persoon bij de juiste organisatie, zijn telefoonnummers en e-mailadressen in het goede veld terechtgekomen, staan de datums goed (dag en maand niet omgedraaid) en zijn de deals in de bedoelde fase beland. Is één van de twintig fout, dan is er een patroon en zit het in meer records. Hoe je een import opbouwt en test staat in de importvolgorde.

Zoek daarna op dubbelen: dezelfde organisatie met een iets andere naam, dezelfde persoon met en zonder tussenvoegsel. Ruim ze op voordat het team ze tegenkomt, zoals in dataschoonmaak en ontdubbelen.

Je dashboard met nepdata en met echte data

Een dashboard met alleen testdata laat zien of de blokken werken: tellen ze, filteren ze op de juiste pipeline, kloppen de periodes. Wat het niet laat zien is of je cijfers kloppen, want daarvoor heb je echte gegevens nodig. Bekijk het dashboard daarom twee keer: nu met je testdeals, om te zien of de rapporten leeg of verkeerd zijn, en na een week met echte deals, om te zien of de getallen overeenkomen met wat je zelf telt.

De vraag is steeds dezelfde: staat hier wat ik zou verwachten? Een gewonnen deal van €10.000 die als €0 in je omzetrapport staat, is geen rapportfout maar een inrichtingsfout: het veld Waarde was niet verplicht en bleef leeg. Dat vind je alleen door erop te letten.

De afspraken op één A4

Een inrichting werkt pas als iedereen dezelfde afspraken kent. Schrijf ze op één A4, niet in een document van tien pagina's. Zet er in elk geval op: wat de fases betekenen en wanneer een deal naar de volgende gaat, welke velden altijd gevuld zijn, wat de afspraak is over e-mail (gedeeld of privé), binnen welke termijn een lead wordt beoordeeld en wie de beheerder is aan wie je vragen stelt.

De A4 is ook het eerste wat je bij een nieuwe collega neerlegt. Is hij na een kwartier lezen niet in staat een deal op te voeren, dan staat er te veel op of te weinig. Veel van wat je hier opschrijft, staat al in de zeven fouten die implementaties nekken, als wat er misgaat zonder afspraak.

Wat je daarna zelf opruimt

Verwijder de testgegevens voordat het team begint: filter op TEST in organisaties, personen en deals en verwijder ze. Controleer daarna of er geen testactiviteiten of testnotities zijn achtergebleven die aan echte records hangen, en of er geen automatisering nog wijst naar een testgebruiker of testfilter. Wil je weten hoe gezond de inrichting is na enkele weken gebruik, dan geeft de gezondheidscheck je een tweede controle op basis van echte gegevens.

Veelgemaakte fouten

Alleen kijken, niet doen

De instellingen doorlopen en tevreden zijn. Een inrichting controleer je door er werk doorheen te sturen, niet door ernaar te kijken.

Testen met echte klantgegevens

Dan kan een proefmail naar een echte klant gaan en een testdeal in een echt rapport belanden. Gebruik adressen die je zelf beheert.

Alleen testen als beheerder

De fouten die je team ziet, zijn de fouten die jij niet ziet. Laat een verkoper meedoen, of test met zijn rechten.

Heb je je inrichting laten samenstellen in Pipedrive Inrichten, dan controleer je het plan voordat je bevestigt en loop je deze testronde na afloop zelf nog één keer door in je eigen account. Waar je dat plan opbouwt staat bij Begin met mijn inrichting.

Veelgestelde vragen