Pipedrive voor opleiders en trainingsbureaus

Een bureau met een dozijn trainers en een paar honderd cursusdagen per jaar werkt met twee stromen die elkaar in de agenda in de weg zitten. Op dinsdag belt een HR-manager die een leiderschapstraject voor zestien teamleiders wil. Op woensdag komen veertig inschrijvingen binnen voor de open cursus Projectmanagement in oktober. Voor de eerste is een CRM zinvol, voor de tweede geen. De rest van deze pagina gaat over die knip.

In Pipedrive

in-company aanvragen en opdrachtgevers

In je administratie

planning, cohorten en inschrijvingen

Deal is

een traject, geen deelnemer

Twee soorten verkoop: in-company en open inschrijving

In-company is een verkoopproces zoals bij elke dienstverlener. Er is een vraag van een organisatie, een intake om de leerdoelen te begrijpen, een voorstel met inhoud, duur en prijs, en een besluit door iemand die het budget beheert. Soms is er meer dan één betrokkene: de HR-manager die de aanvraag doet, de directeur die betaalt, de teamleider wiens mensen komen.

Een open inschrijving is een transactie. Iemand ziet de cursus, kiest een datum, schrijft zich in en betaalt. Er is geen intake, geen voorstel en meestal geen verkoopgesprek. De marketing moet het werk doen en de administratie ontvangt de deelnemer. Een deal in een CRM is hier vaak overbodig, tenzij je de deelnemer later opnieuw wilt benaderen of zijn werkgever een vervolgtraject wilt aanbieden.

Wat Pipedrive hier wel en niet doet

Pipedrive weet niets van een cursus als productie-eenheid. Het kent geen groepsgrootte, geen docentplanning, geen zaalbezetting en geen certificaat. Voor een bureau dat cursusdata beheert, met wachtlijsten en minimale deelnemersaantallen, is dat de kern van het werk en die kern zit in een cursusadministratie of leersysteem.

Wat Pipedrive wel goed doet: een aanvraag van een bedrijf van het eerste telefoontje tot het ondertekende voorstel volgen, de contactpersonen en hun rol vastleggen, en de opvolging bewaken. Zeker als je meerdere verkopers hebt of als de aanvragen via verschillende kanalen binnenkomen, bijvoorbeeld de website, een telefoontje en een aanbeveling, helpt dat om niemand te laten wachten.

De pipeline voor in-company aanvragen

Een voorbeeld met zes fases, op te passen aan je eigen werk:

De omslagtijd per fase verschilt per opdrachtgever. Een klein bedrijf besluit binnen een week, een organisatie met een opleidingsbudget en een inkoopproces doet er een kwartaal over. Zet je winkansen in stages en winkansen instellen op wat je daadwerkelijk ziet, niet op de standaardwaarden. Voor de afweging of je één of meer pipelines nodig hebt helpt pipelines ontwerpen.

Cursussen als producten of als veld

Pipedrive heeft een productcatalogus waarmee je aan een deal regels met prijs en aantal koppelt. Voor een bureau met vijftien vaste trainingen is dat bruikbaar: elke training een product met een standaardprijs, per deal aangepast. Zo zie je later welke cursussen het vaakst verkocht worden en welke het meeste omzet geven.

Heb je vooral maatwerk, met elke keer een eigen inhoud en prijs, dan is een productcatalogus meer onderhoud dan nut. Kies dan voor een keuzeveld Thema op de deal en een bedrag. Wanneer welke aanpak past, staat in producten en prijzen inrichten.

Open inschrijvingen: waarom die in je cursusadministratie horen

Een open inschrijving heeft een eigen levensloop: aanmelding, betaling, bevestiging, herinnering, deelname, certificaat, evaluatie. Dat is een stroom waar een cursusadministratie of leeromgeving op is gebouwd, met automatische bevestigingen, deelnemerslijsten en facturatie. Alles wat Pipedrive hier erbij doet, is dubbel werk.

Een beperkte uitzondering is zinvol: als een deelnemer zich inschrijft namens zijn werkgever en je wilt weten of er een organisatie is die vaker komt. Dan kopieer je niet de inschrijving, maar signaleer je de organisatie. Een eenvoudige koppeling die bij elke inschrijving de organisatie opzoekt en alleen bij herhaling een activiteit voor een accountmanager maakt, is genoeg. Meer is niet nodig, en het houdt je CRM schoon.

Wat je overhoudt voor Pipedrive: terugkerende opdrachtgevers

Het meeste werk van een bureau komt van een kleine groep klanten die jaar na jaar terugkomt. Dat is de reden waarom een CRM zinvol blijft ook als de losse aanvragen niet veel opleveren. Per opdrachtgever wil je weten wat er al is gegeven, bij welke groep, door welke trainer, en met welke uitkomst op de evaluatie.

Leg een paar velden vast op de organisatie: het jaar van de laatste training, het thema, de interne contactpersoon voor opleidingen en de budgetcyclus. Veel organisaties stellen hun opleidingsbudget in het najaar vast voor het volgend jaar. Vraag het na bij je eigen opdrachtgevers en plan je belmoment daar vóór.

Opvolging na de training

Na de laatste trainingsdag is het gunstigste moment om te vragen hoe het ging en wat de organisatie nu nodig heeft. Een bureau dat dat bewust inplant, haalt vervolgopdrachten uit bestaande relaties in plaats van uit nieuwe acquisitie. Maak er een vaste activiteit van die twee weken na afloop wordt aangemaakt, met de evaluatie als gespreksonderwerp.

Als je ook nieuwsbrieven of uitnodigingen voor open cursussen verstuurt, hoort dat in je mailingtool en niet in Pipedrive. Hoe je een mailingkoppeling inricht, staat in Pipedrive koppelen aan Mailchimp. En hoe je een winratio leest, die voor in-company aanvragen per bron sterk kan verschillen, lees je in wat is een winratio.

Veelgemaakte fouten

Elke deelnemer als deal vastleggen

Veertig inschrijvingen betekent veertig deals die allemaal dezelfde uitkomst hebben. Je pipeline raakt onleesbaar en de winratio zegt niets meer. Houd de deal bij de opdrachtgever en de deelnemer als persoon.

De cursusplanning nabouwen met datumvelden

Het begint met een veld Gewenste startdatum, en eindigt met een veld Locatie, een veld Docent en een veld Maximum aantal. Wie dat bouwt, bouwt een slecht cursussysteem. Als je dat nodig hebt, neem er dan een.

Opdrachtgever en deelnemer door elkaar halen

Bij in-company is degene die de training koopt zelden degene die komt. De deelnemer wil niets van je verkoopafdeling horen. Bij het opzetten van velden en mailingen helpt het om een rol vast te leggen op de persoon: opdrachtgever, deelnemer, budgethouder.

Wanneer je beter een cursus-CRM neemt

Een bureau dat vooral open cursussen verkoopt, met zelfstandig inschrijvende deelnemers, wachtlijsten, minimale groepsgrootte en certificering, heeft meer aan software die voor cursusbeheer is gebouwd. Zulke pakketten combineren planning, inschrijving, facturatie en vaak ook een eenvoudige relatiemodule. Pipedrive erbovenop is dan meestal te veel.

Pipedrive past als de zakelijke verkoop de belangrijkste omzetbron is of dat wil worden, met meerdere mensen die aanvragen opvolgen. Dan is de volgende stap een plan op Begin met mijn inrichting, dat een consultant controleert voordat er scope en prijs volgen. Een koppeling met je cursusadministratie valt buiten een standaardinrichting en gaat naar een begeleid traject.

Veelgestelde vragen